Отчет по практике в ОАО «Оршасырзавод»

Организационная структура предприятия имеет четко выраженное линейное управление с функциональными службами, обслуживающими и влияющими на работу производственных цехов и участков. Экономическая, сбытовая, снабженческая, производственно – диспетчерская и технологическая службы централизованы. Организационная структура ОАО «Оршасырзавод» представлена в приложении А, в ее состав входят:

1. Директор

1.1 Главный  инженер

1.1.1 Механик 

1.1.1.1 Мехмастерская

1.1.2 Энергетик

1.1.2.1 Энергоучасток

1.1.3. Мастер  компрессорного участка

1.1.3.1 Компрессорный участок 

1.1.4 Мастер  строительного участка

1.1.4.1 Строительный участок 

1.1.5 Главный  технолог

1.1.5.1 Служба главного технолога

1.1.5.1.1 Участок по производству  мороженого 

1.1.5.1.2 Участок  по производству  сыра 

1.2 Секретарь 

1.3 Юрисконсульт, инспектор по кадрам

1.4 Начальник  планово-экономического бюро

1.4.1 Планово-экономическое бюро

1.5 Зам. директора  по коммерческим вопросам

1.5.1 Коммерческая служба

1.5.1.1 Экономист  по снабжению

1.5.1.2 Механик  по транспорту

1.5.1.3 Начальник  отдела маркетинга 

1.5.1.3.1 Отдел маркетинга

1.5.1.3.1.1 Кладовщики, приемщики-сдатчики  пищевой продукции, приемщик заказов, грузчики 

1.5.1.4 Специалист  по работе с дебиторами 

1.5.1.5 Уборщик территории, уборщик  производственных и служебных  помещений 

1.6 Главный  бухгалтер

1.6.1 Отдел бухгалтерского учета

1.7 Начальник  производственной лаборатории

1.7.1 Производственная лаборатория

Данная структура управления принадлежит к линейно-функциональной структуре, которая имеет 5 уровней управления.

Линейно-функциональная структура – это современная оргструктура, которая обеспечивает разделение управленческого труда. При этом линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные – консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов. Руководители функциональных служб осуществляют влияние на производственные подразделения формально, не имея, как правило, права самостоятельно отдавать им распоряжения.

Использование линейно-функциональной организационной структуры управления имеет следующие преимущества:

- четкая  система взаимных связей функций  подразделений;

- четкая  система единоначалия – один  руководитель сосредотачивает в  своих руках руководство всей  совокупностью процессов, имеющих  общую цель;

- ясно  выраженная ответственность;

- система  позволяет повышать профессиональный  уровень технических специалистов;

- система  управления и контроля относительно  проста;

- может  быть обеспечено конкурентное  преимущество через повышение  качества работы функциональных  подразделений.

Существенным препятствием к эффективному использованию данной структуры является то, что она не позволяет быстро реагировать на изменения в области науки и техники, которые чаще всего приводят к «разбалансировке» отношений между функциональными подсистемами. Положение усугубляется утратой гибкости во взаимоотношениях работников аппарата управления из-за высокого уровня формализации. Результатом является замедление и сложности с передачей информации, а это приводит к снижению скорости принятия решений. Необходимость согласования действий разных функциональных служб резко увеличивает объем работы генерального директора и его заместителей.

Опираясь на вышеуказанное, можно выделить следующие недостатки, присущие организационной структуре предприятия ОАО «Оршасырзавод»:

- большое  количество руководителей топ-уровня (в подчинении у директора находится 7 заместителей по различным вопросам) – это приводит к возникновению проблем при взаимодействии;

- в подчинении  у главного инженера находится 5 специалистов, что снижает качество  управления.

Проведем функциональный анализ организационной структуры ОАО «Оршасырзавод».

Одним их методов функционального анализа является функциональная матрица. Эта матрица показывает, кто и в какой степени  принимает участие в выполнении определенной функции управления, отдельных видов работ или какое участие принимает в разработке и реализации управленческого решения. Она также отражает объем и характер полномочий должностных лиц, участвующих в процессе управления, когда области полномочий и ответственности пересекаются.

 Функциональная  матрица служит инструментом  анализа распределения полномочий  и ответственности на конкретном  предприятии или в конкретном  структурном подразделении. На основании  данного анализа можно дать  рекомендации по совершенствованию  распределения полномочий и ответственности  между участниками управленческого  процесса.

 Матрица очень удобна для анализа, так как из нее сразу вырисовывается четкая картина, делегируются ли полномочия вышестоящих руководителей нижестоящим, по каким видам работ много (и не  всегда нужных) согласований, а по каким принимаются решения, наоборот, без согласования с соответствующими должностными лицами, какие подразделения выполняют работы, не входящие в их  компетенцию и т.д.

 Матрица  обычно представляется в виде  прямоугольной таблицы.  По столбцам  данной таблицы дается перечень  структурных подразделений и  должностей. Если анализ производится  по предприятию в  целом, то  указываются должности руководителей  высшего уровня  управления и  структурные подразделения (отделы, службы, цеха).  Если матрица разрабатывается  для отдельных структурных подразделений, то указываются все должности  внутри подразделения. По  строкам  матрицы перечисляются виды выполняемых  работ. Клетки  матрицы заполняются  принятыми условными обозначениями, указывающими степень или объем  полномочий и ответственности  по  каждому виду работ.

 Такая  матрица позволяет в одной  горизонтальной строке указать  всех должностных лиц и структурные  подразделения, принимающие участие  в реализации данной функции, а также степень и характер  их  участия.

 Кроме  того, вертикальный столбец указывает  все функции,  за выполнением  которых ответственно данное  должностное лицо.

Условные обозначения:

Р — окончательное принятие решения с правом подписи. Лицо,  принимающее решение, имеет право утверждать документ;

Т — исполнение. Этот символ означает непосредственное выполнение или участие в выполнении данного вопроса, работы, задания, разработке вариантов решения. К данной категории относятся  непосредственные исполнители или соисполнители. Это может быть  отдельное лицо, группа лиц или структурное подразделение;

С — согласование. Этот символ означает, с кем согласовывается  данный вопрос, работа или задание;

К — контроль. Этот символ означает непосредственное контролирование хода исполнения данного вопроса;

И — информирование. Этот символ означает, кому передается  информация по данному вопросу. Информирование может быть устным или письменным, при непосредственном общении или по телефону.

Также в матрице могут приниматься и другие условные обозначения.

Перечень состава работ:

1. Проверка   на   соответствие   требованиям   законодательства представляемых  на подпись руководителю проектов  приказов, инструкций, договоров и  т.д.

2. Контроль за соответствием качества изготовляемой продукции требованиям действующей технической документации.

3. Разработка  сводных и подетально-специфицированных  норм расхода материалов на  изделие для цехов (участков) предприятия.

4. Внедрение  технологических процессов.

5. Разработка  и внедрение прогрессивных технических  обоснований норм расхода материалов  для основного производства.

6. Разработка  планов ППР.

7. Разработка  инструкций по уходу и эксплуатации  оборудования.

8. Разработка  поэтапных планов запуска-выпуска  изделий по цехам.

9. Расчет  лимитов материалов и покупных  изделий на производственную  программу цехов.

10. Корректировка  оперативных планов.

11. Ведение  ежедневного межцехового учета  движения деталей в производстве  на основе данных цехов о  выполнении производственной программы.

12. Оперативный  учет готовой продукции, сдаваемой на склад сбыта.

13. Разработка  штатного расписания.

14. Разработка  организационной структуры предприятия.

15. Нормирование  труда.

16. Проведение  тарификации.

17. Документальное  оформление приема, перемещения  и увольнения работников предприятия.

18. Подготовка  проектов приказов о назначении, перемещении и  освобождении работников  на предприятии.

19. Рассмотрение  претензий потребителей на недопоставку  готовой продукции.

20. Контроль за исполнением договоров поставки.

21. Организация  отгрузки готовой продукции.

22. Определение  общей потребности в материальных  ресурсах.

23.Заключение  договоров на поставку материальных  ресурсов.

24.Определение  оптимальных норм запасов сырья, материалов  на складе.

25. Учет  движения сырья, материалов по  складу.

26. Составление  плана производства продукции  по основной номенклатуре в  натуральном выражении по цехам  основного производства.

27. Разработка  калькуляций на изделие.

28. Разработка  цен на готовую продукцию.

29. Увольнение  рабочих по инициативе администрации.

30. Проведение  расчетов с рабочими и служащими  по заработной плате.

31.  Исследование  и анализ рынков сбыта выпускаемой  продукции.

32.   Разработка мероприятий формирования  спроса и стимулирования сбыта. 

Таблица 2 - Функциональная матрица
№ Работ			Структурные подразделения и должностные лица
	Директор	Главный инженер	Секретарь	Юрисконсульт, инспектор по кадрам	Начальник планово-экономического бюро	Зам директора  по коммерческим вопросам	Начальник  производственной лаборатории	Главный бухгалтер
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	И					И
2	И						Т
3	Р				Т
4	Р	Т
5	Р	И
6	Р
7	Р	К
8	Р	К
9	Р
10	Р				Т
11	Р
12					К			Т
13	Р			Т
14	Р			И
15				Р
16				Р
17	Р		Т
18	Р		Т
19	И					И
20						К
21						К
22						И
23						К
24
25								И
26					К
27					Т
28					Т
29			Т					И
30								К
31
32

 

На основании функциональной матрицы можно сделать вывод о том, что значительная часть функций приходится на долю директора, однако, все они касаются в основном принятия окончательных решений. В полномочия главного инженера входит незначительное число функций, поэтому стоило бы поставить на его контроль работы по составлению планов ППР. Секретарь выполняет все возложенные на него обязательства. Юрисконсульт и инспектор по кадрам в качестве инспектора по кадрам выполняет все свои функции, а в качестве юрисконсульта на его долю также должно приходиться выполнение проверки   на   соответствие   требованиям   законодательства представляемых на подпись руководителю проектов, приказов, инструкций и договоров. Начальник планово-экономического бюро выполняет все работы, входящие в круг его обязанностей, и нет необходимости в наделении его дополнительными полномочиями. На долю заместителя директора по коммерческим вопросам приходится значительное количество функций, однако, необходимо, чтобы среди прочего на его контроле находились работы по исследованию рынков сбыта, а также разработка мероприятий формирования спроса и стимулирования сбыта. В обязанности начальника производственной лаборатории входит только одна функция - контроль  соответствия качества изготовляемой продукции требованиям действующей технической документации, поэтому возможно стоит делегировать его полномочия главному инженеру. Главный бухгалтер выполняет свои функции в полном объеме.

В качестве путей совершенствования организационной структуры управления можно выделить следующие:

- совмещение  должностей секретаря и юриста, а также начальника лаборатории  и инженера по качеству, это  позволит высвободить дополнительную  заработную плату и упростить  организационную структуру;

- пересмотр  и совершенствование должностных  инструкций – это связано с  некоторыми изменениями организационной  структуры при совмещении или  введении новых должностей;

- оптимизация информационных технологий, внедрение автоматизации в систему планирования и управления.

Таким образом, применив все вышеуказанные рекомендации в деятельности предприятия, можно добиться значительного высвобождения заработной платы, увеличения производительности труда и улучшения качества работы аппарата управления.

Помимо организационной в состав общей структуры предприятия также входит производственная структура. Производственная структура включает в себя основное, вспомогательное производство и обслуживающее хозяйство.