Основы системы управления торговым предприятием

Стиль руководства зависит  от личности менеджера и от конкретной ситуации. Ситуация (внешние переменные) оказывает влияние на всю систему  управления.

1.3           Методы исследования системы управления торгового предприятия

Наука и практика выработали инструментарий изучения состояния  действующей системы управления организацией, построения, обоснование  и реализации новой системы –  методы исследования системы управления.

Раскроем сущность этих методов.

Системный анализ служит методическим средством системного подхода к  решению проблем совершенствования  системы управления. Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие  системы управления в целом и составляющих ее компонентов: целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления, технологии управления, управленческих решений.

Метод декомпозиции позволяет  расчленить сложные явления на более простые. Чем проще элементы, тем полнее проникновение вглубь явления и определение его сущности. Например, систему управления можно расчленить на подсистемы, подсистемы – на функции, функции – на процедуры, процедуры – на операции. После расчленения необходимо воссоздать систему управления как единое целое, т.е. синтезировать. При этом применяется метод декомпозиционного моделирования, где модели могут быть логическими, графическими и цифровыми.

Метод последовательной подстановки  позволяет изучить влияние на формирование системы управления каждого  фактора в отдельности, под действием  которых сложилось ее состояние, исключая действие других факторов. Факторы  ранжируются, и отбираются наиболее существенные.

Метод сравнений позволяет  сравнивать существующую систему управления организации с подобной системой передовой организации, с нормативным  состоянием и состоянием в прошлом  периоде. Следует учитывать, что  сравнение дает положительный результат  при условии сопоставимости систем, их однородности. Расширить границы  сопоставимости можно путем исключения факторов несопоставимости. Динамический метод предусматривает расположение данных в динамическом ряду и исключение из него случайных отклонений. Тогда  ряд отражает устойчивые тенденции. Этот метол используется при исследовании количественных показателей, характеризующих  систему управления» целом.

Метод структуризации целей  предусматривает количественное и  качественное обоснование целей  организации и целей системы  управления с точки зрения ее соответствия целям организации. Анализ целей, развертывание  их иерархической системы, установление ответственности подразделений  за конечные результаты работы, определение  их места в системе производства и управления, устранение дублирования в их работе являются важной предпосылкой построения рациональной системы управления. При структуризации должны быть обеспечены взаимосвязь, полнота, сопоставимость целей разных уровней управления организации.

Экспертно-аналитический  метод позволяет выявить основные направления совершенствования  управления, оценки результатов анализа  и причины недостатков. Однако он не всегда обладает высокой точностью  и объективностью в связи с  тем. Что у экспертов отсутствуют  единые критерии оценок. Этот метод наиболее эффективен при многошаговой экспертизе.

Нормативный метод предусматривает  применение системы нормативов, которые  определяют состав и содержание функций  по управлению организацией, тип организационной  структуры, критерии построения структуры  аппарата управления организацией в  целом.

Все шире применяется параметрический  метод. Задача этого метода –установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления организацией для выявления степени их соответствия.

В последнее время при  совершенствовании системы управления организацией начали применять метод  функционально-стоимостного анализа. Этот метод позволяет выбрать  такой вариант построения системы  управления, который требует наименьших затрат и является наиболее эффективным  с точки зрения конечных результатов. Он позволяет выявить лишние или  дублирующие функции управления, функции, которые по тем или иным причинам не выполняются, определить степень  централизации и децентрализации  функций управления организацией и  т.п.

Метод главных компонент  позволяет отразить в одном показателе (компоненте) свойства десятков показателей. Это дает возможность сравнивать не множество показателей одной  системы управления организацией с  множеством показателей другой подобной системы, а только один (1-ю, 2-ю и 3-ю  компоненту).

Балансовый метод позволяет  провести балансовые сопоставления, увязки.

Корреляционный и регрессивный анализ – установление линейной зависимости  и тесноты связи между параметрами.

Опытный метод базируется на опыте предшествующего периода  данной системы управления организацией и опыте другой аналогичной системы.

Наибольшее развитие в  деле совершенствования управления организацией получил метод аналогии. Он заключается в применении организационных  форм, которые оправдали себя функционирующих  системах управления организацией со сходными экономико–организационными характеристиками по отношению к рассматриваемой системе. Сущность метода заключается в разработке типовых решений и определении границ и условий их применения.

Эффективным методом использования  типовых решений при совершенствовании  управления организацией является блочный  метод типизации подсистем линейно-функциональных и программно-целевых структур. Типовые  блочные решения увязываются  вместе с оригинальными организационными решениями в единой организационной  системе управления организацией. Блочный  метод ускоряет процесс формирования новой системы управления организацией и повышает эффективность функционирования системы с наименьшими затратами.

Метод творческих совещаний  предполагает коллективное обсуждение направлений развития системы управления организацией. Эффективность метода состоит в том, что идея, высказанная  одним человеком, вызывает у других участников совещания новые идеи, а те, в свою очередь, порождают  следующие идеи, в результате чего возникает поток идей. Цель творческого  совещания – выявить как можно  больше вариантов путей совершенствования  системы управления организацией.

Метод коллективного блокнота ("банка" идей) позволяет сочетать независимое выдвижение идей каждым экспертом с последующей их коллективной оценкой на совещании по поиску путей  совершенствования системы управления организацией.

Метод контрольных вопросов заключается в активизации творческого  поиска решения задачи совершенствования системы управления организацией с помощью заранее подготовленного списка наводящих вопросов. Форма вопросов должна быть такой, чтобы в них имелась "подсказка" о том, что и как следует сделать для решения задачи.

Метод «6-5-3» предназначен для систематизации процесса нахождения идей по развитию системы управления организацией. Суть этого метода заключается  в том, что каждый из 6 членов экспертной группы пишет на отдельном листе  бумаги по три идеи и передает их остальным членам группы, которые, в  свою очередь, на основе уже предложенных вариантов пишут еще по три  идеи, и т.д. По окончанию этой процедуры  на каждом из шести листов будет  записано по 18 вариантов решений, а  всего будет 108 вариантов.

Морфологический анализ –  средство изучения всевозможных комбинаций вариантов коммерческих решений, предлагаемых для осуществления функций управления организацией. Если записать столбиком  все функции, а затем против каждой функции построчно указать всевозможные варианты ее выполнения, то получим  морфологическую матрицу. Идея этого  метода заключается в том, чтобы  сложную задачу разбить на мелкие подзадачи, которые легче решать по отдельности. При этом предполагается, что решение задачи складывается из решения подзадач.

СТЭП метод применяется  при проведении стратегического  анализа фирмы, для анализа макроокружения фирмы и выделения особо значимых факторов для деятельности фирмы. Данный тип анализа характеризует четыре группы факторов: экономические, политические, социальные и технологические, влияющих на деятельность организации;

SWOT — анализ используется  на этапе проведения стратегического  анализа, предполагает определение  степени влияния макроокружения  на деятельность организации,  выявление возможностей и угроз,  определение степени влияния  микроокружения на деятельность  организации, оценка конкурентных  позиций организации (преимуществ  организации и возможностей рынка), определение потенциала организации и ее слабых сторон. Представляет собой наглядное отображение результатов анализа среды организации в удобной форме в сочетании с вариантами стратегий.

Наибольший эффект и качество системы управления организацией достигается  в том случае, когда применяется  система методов в комплексе. Применение системы методов позволяет  взглянуть на объект совершенствования  со всех сторон, что помогает избежать просчетов.

Для реализации управления, как определенного вида деятельности, должна быть создана организация, в  которой осуществляется работа менеджеров.

Организация – это группа как минимум двух людей, взаимодействующих  друг с другом с помощью материальных, экономических, правовых и др. условий  ради решения стоящих перед нами проблем и сознательной координации  деятельности для достижения общей  цели.

Деятельность организации  определяется тем, насколько она  способствует достижению поставленных людьми целей при уменьшении затрат и различного рода неблагоприятных  последствий. Необходимыми условиями  такой деятельности считаются: наличие  оптимального числа соответствующим  образом подготовленных сотрудников; четкость и рациональность распределения  между ними конкретных функций в  соответствии со стоящими задачами; гибкость; внутреннее равновесие и равновесие с окружающей средой; оптимизация  технологий; бесперебойность деятельности.

Для управления предприятием в целом создается сложная  система управления, имеющая механизм, структуру, механизм развития системы, элементы, позволяющие осуществить  процесс управления, принимать управленческие решения и т.д. Выделяются функции  управления: планирования, организации, контроля и мотивации, которые выполняются во всех подсистемах управления организацией.

При исследовании управления деятельностью используются различные  методы. Они определяются в каждом конкретном случае, и используются в зависимости от целей и задач  организации. Применение системы методов  позволяет взглянуть на объект совершенствования  со всех сторон, что позволяет избегать просчетов в будущем либо снизить  риск из возникновения до минимума.

Тщательное ознакомление с теоретической основой менеджмента  дает возможность точно проанализировать деятельность торгового предприятия  во второй части курсовой работы и  разработать проект с предложением соответствующих рекомендаций для эффективности его введения.

2                   Анализ и оценка эффективности системы управления торгового предприятия (ИП Иванова А.А.) 

2.1 Характеристика  предприятия ИП Иванова А.А.

Предприятие ИП Иванова А.А. находится в г. Шарыпово по адресу ул. Заводская, 8. Вблизи него располагается  транспортное предприятие ЗАО «Сибирь», несколько оптовых баз и магазинов. ИП Иванова А.А. – это единственное предприятие в городе, занимающееся производством колбасных изделий  под торговой маркой «Доча». На территории предприятия находится колбасный цех, благодаря чему торговые предприятия города обеспечены всегда свежими колбасными изделиями. Служба доставки обеспечивает своевременные поставки продукции в магазины города.

С декабря 2005г. ИП Иванова  А.А. занимается оптовыми продажами  продовольственных товаров, что  позволяет предпринимателям и торговым предприятиям города обеспечить достаточный  ассортимент товаров в торговых точках не выезжая за пределы города. Несмотря на непродолжительный опыт работы в данной области и жесткую конкуренцию с двумя давно работающими в городе оптовыми базами, ИП Иванова А.А. является основным поставщиком продовольственных товаров и колбасных изделий большинства торговых предприятий города.

Обеспечением достаточного количества и ассортимента товаров  занимаются менеджеры коммерческого  отдела. Их работа заключается в  поиске поставщиков, обеспечении получения  максимальной прибыли при минимальных затратах. На местах продаж с клиентами работают торговые представители, которые являются связующим звеном между руководством предприятия и клиентами.

Бухгалтер совместно с  руководителем коммерческого отдела разрабатывают план товарооборота  на каждый месяц года. Прогнозы строятся по результатам предыдущего и  текущего месяцев, по сезонности продаж. Так же учитываются и расходы, которые бывают постоянными (абонентская  плата, твёрдые оклады; сюда же относят  канцелярию, так как в долгосрочном периоде изменения в расходах на канцтовары практически незаметны) и переменными (транспортные расходы, заработная плата – то есть расходы, зависящие от продаж). От выполнения плана зависит заработная плата  работников предприятия, что является стимулом для каждого работника  внести свой вклад в улучшение  процесса продаж.

С 2005 года в г. Красноярске  работает отдел региональных продаж ИП Иванова А.А., что позволило  колбасным изделиям ТМ «Доча» выйти на красноярский рынок. Также колбасные изделия «Доча» реализуются в Кемеровской области, в г. Ужуре, г. Ачинске, г. Назарово и по всему Шарыповскому району.

ИП Обруч А.А является спонсором большинства городских  мероприятий, а также оказывает  материальную помощь социальным организациям. Предприятие ИП Иванова А.А. является динамично развивающимся, перспективным  и конкурентоспособным.

Юридический адрес: 662314, Красноярский край, г. Шарыпово, 6 микрорайон, д. 45, кв. 17.

Действует в соответствии с первой частью Гражданского Кодекса  РФ, а и другими нормативными документами. Режим работы предприятия: с 8.00 до 17.00, перерыв с 12:00 до 13:00, выходной – воскресенье.

Форма коммерческой деятельности – индивидуальное обслуживание. Основной вид деятельности производство и  оптовая торговля.

Основная цель создания предприятия  – извлечение прибыли и удовлетворение общественных потребностей в товарах  и услугах. Предметом деятельности является: производство, оптовая торговля.