Основы системы управления торговым предприятием

Т.к. эти внешние факторы, постоянно усиливаясь и накапливаясь, могут вызвать медленное трудно преодолимое движение предприятия к спаду производства или вызвать внезапное банкротство, необходимо учитывать их при разработке, принятии и реализации решений. В условиях нестабильной обстановки ей страны внешние факторы превалируют над внутренними. Но, несмотря на это, негативные результаты внутренних факторов не менее опасны для деятельности предприятия. Так, 90% различных неудач малых американских фирм связывают с неопытностью менеджеров, некомпетентностью руководства, его неумением ориентироваться в изменяющейся рыночной обстановке, злоупотреблениями служебными положением, консерватизмом мышления, что ведет к неэффективному управлению фирмой, к принятию ошибочных решений, потере позиций на рынке. Несомненно, то, что эти факторы имеют силу и для предприятий в России.

Организация труда на научной  основе объективно требует соответствующих  форм его разделения, главной целью  которого является специализация работников на выполнении отдельных видов работ, операций и процедур. Бывает горизонтальное и вертикальное разделение труда.

Горизонтальное разделение труда – это качественная и  количественная дифференциация, и специализация  трудовой деятельности. По сути, это  разделение всей работы на составляющие компоненты, т.е. расчленение общего производственного процесса на частное, непрерывное обособление различных  видов трудовой деятельности со специализацией производства и исполнителей. По горизонтали  труд разделяется по функциональному, товарно-отраслевому и квалификационному  признакам. Функциональное разделение труда находит отражение в  специализации работников по видам  деятельности, т.е. обособляются функции  и выделяются работники для их выполнения. Разделение труда по товарно-отраслевому  признаку связано со специализацией и ограничением в выполнении конкретных трудовых операций и процедур (специализация  продавцов на продаже одного какого-то товара). Квалификационное разделение труда основывается на том, что при  определении видов трудовой деятельности исходят из сложности работ и  необходимой для их выполнения квалификации.

Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации  разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. В данном случае на первый план выступает  обособление функций управления, суть, которой состоит в целенаправленном координировании и интегрировании деятельности все элементов организации. Кто-то должен взять на себя обязанности капитана с тем, чтобы определить круг обязанностей подчиненных, планировать, организовывать, координировать и контролировать все структуры и звенья организации. В такой работе всегда присутствует два момента: интеллектуальный (подготовка и принятие решений) и волевой (проведение их в жизнь). В укрупненном плане вертикальное разделение труда осуществляется по следующим направления:

• общее руководство –  выработка и проведение в жизнь  главных, перспективных направлений  деятельности организации.

• технологическое руководство  – разработка и внедрение прогрессивных  технологий.

• экономическое руководство  – стратегическое и тактическое  планирование, анализ экономической  деятельности организации, внедрение  хозрасчета и обеспечение ее рентабельной работы.

• оперативное управление – составление и доведение  до микро коллективов и отдельных  исполнителей оперативных планов, расстановка  исполнителей по рабочим местам, их инструктаж, организация систематического контроля за ходом и количеством производственного процесса.

• управление персоналом –  подбор, расстановка и развитие трудовых ресурсов организации.

Таким образом, в организации  существует две внутренние формы  разделения труда. Первая – это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Вторая, называемая вертикальной, отделяет работу по координированию  действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей  и составляет сущность управления.

Считается, что эффективность  работы в организации определяется степенью и уровнем развития вертикального  разделения труда. По сути, речь идет об организации труда руководителей  по координации деятельности структурных  подразделений и исполнителей. В  зависимости от выполняемых функций  в процессе управления организацией выделяют:

• руководителей (наиболее высокая ступень управления, направляющая и координирующая работа низших звеньев, на которой принимаются решения  по важнейшим вопросам деятельности организации).

• специалисты (выполняют  функции по подготовке и реализации управленческих решений, сочетают функции  управления и исполнения).

• вспомогательный персонал (технические исполнители, осуществляющие информационное обслуживание аппарата управления).

По данному признаку руководители могут быть высшего, среднего и низшего  уровней (рис. 1.7).

Рис. 1.7. Уровни управления

Деятельность организации  определяется тем, насколько она  способствует достижению поставленных людьми целей при уменьшении затрат и различного рода неблагоприятных  последствий. Необходимыми условиями  такой деятельности считаются: наличие  оптимального числа соответствующим  образом подготовленных сотрудников; четкость и рациональность распределения  между ними конкретных функций в  соответствии со стоящими задачами; гибкость; внутреннее равновесие и равновесие с окружающей средой; оптимизация  технологий; бесперебойность деятельности.

1.2           Система управления торговым предприятием

Система управления – это  совокупность приемов методов и  факторов, направленных на реализацию поставленных целей и получение  конечного результата. Она представляет собой сложную систему элементов (рис.1.8.)

В разнообразных общественных системах содержание этих элементов  различно. Корни административно - командной  системы традиционного советского общества была иерархия, носившая «всеобщий  характер». Все имело какую-то линию  подчинения, вышестоящую инстанцию. Параллельно с этим общество активно  использовало и «жесткую» культуру в качестве мощного воздействия  на своих членов (идеология, членство в партии). Административно-хозяйственная  система была хорошо отлажена и позволяла  держать общество и конкретные организации  «в узде», добиваясь целей, поставленных сверху, невзирая на издержки, подавляя внешние проявления конфликтов.

Другие общественные системы  создали иные системы управления, имеющие свои принципы, методы, цели. Все блоки системы управления и все элементы в блоках между  собой взаимосвязаны, изменение  одного элемента обязательно приведет в движение все остальные элементы.

Многие закономерности управления являются универсальными и действуют  в конкретных условиях разных стран. В работе выделены именно такие, повсеместно  применяемые достижения американской управленческой мысли.

Механизм управления включает миссию, цель, задачи, принципы, функции  и методы управления. Управление рассматривается  на торговом предприятии - объекте управления.

Торговое предприятие  представляет собой организацию - группу людей, деятельность которых сознательно  координируется для достижения общей  цели или целей. Все организации  в мире создаются с определенной целью и миссией.

Миссия – это то ради чего создана организация. У миссии есть финишная черта – это период времени, если миссия выполнена, организация  прекращает свое существование.

Рис. 1.8. Компонентный состав системы управления

Содержание миссии: 1) описание продукта или услуги; 2) характеристика рынка и потребителей; 3) цели организации; 4) технология производства; 5) философия  организации (взгляды, ценности); 6) внутренние концепции (представление о себе); 7) имидж и внешний образ.

На основе миссии формируется  цель.

Цель – описание объекта  и будущее его состояние, является фундаментом для процесса управления, лежит в основе принятия любого решения  и служит руководством для формирования финансовых показателей предприятия.

Цели в организации, –  «это конкретные конечные состояния  или искомые результаты, которых  хотела добиться группа, работая вместе».

Цели, стоящие перед торговой фирмой определены на рис. 1.9. Генеральная  цель торгового предприятия –  обеспечение оптимального функционирования торговой системы. А это значит, обеспечить выживание организации в сложных  условиях и ее развитие – ежегодный  прирост всех основных показателей  хозяйственной деятельности. Генеральная  цель достигается посредством достижения подцелей:

- коммерческих, направленных на получение наибольшей прибыли;

- экономических, направленных  на разработку задач и проверку  результатов;

- социальных, направленных на кадры и социальное развитие коллектива;

- хозяйственных направленных  на материально - техническое  обеспечение торговых процессов.

Подцели являются целями подразделений, то есть функциональных областей торговой организации: коммерческой фирмы, экономического отдела и бухгалтерии, отдела кадров и отдела по общим вопросам.

Каждое подразделение  обеспечивает достижение системы частных  целей. Целевой подход в управление позволяет достигать генеральную  цель организации через подцель, достигаемые посредством достижения частных целей. Целевое управление – процесс, состоящий из четырех  независимых этапов: разработка ясной  сжатой формулировки целей; разработка реалистических планов их достижения; систематический контроль и изменение  качества работы и результатов; принятие корректирующих мер по достижению планируемых  результатов.

Все элементы цели это мероприятия, которые ежегодно обновляются.

Задачи организации –  это должностные инструкции, т.е. предписанная работа.

Функции управления отражают содержание процесса управления, вид  управленческой деятельности.

Рис. 1.9. Целевой  подход к управлению организацией

Функция – это особый вид управленческой деятельности, с  помощью кого субъект управления воздействует на объект. Выделяют две  группы функций: основные и специфические. Основные функции, не прописываются  в учредительных документах, но исполняются  на практике:1. Планирование – разработка целей, задач, предвидение результатов.2. Организация – это организация  деятельности предприятия, работы персонала  и внешних связей.3. Мотивация  – обеспечение заинтересованности работника в повышении результатов  его труда.

4. Контроль – за деятельностью  персонала и финансовыми показателями. Все функции между собой взаимосвязаны,  не выполнение одной приводит срыву процесса управления. Последовательность выполнения функций представляет собой замкнутый цикл и не может быть изменена (рис. 1.10).

Рис. 1.10 Управленческий круг

Специфические или торгово-хозяйственные  функции, они воздействуют на отдельные  стороны хозяйственной жизни (реализация товаров, воздействие на потребителей и формирование потребительского спроса, обеспечение высокой культуры обслуживания, подбор, расстановка и воспитание кадров, закупка и зазвоз товаров, контроль за качеством товаров).

Управление предприятием складывается из совокупности основных и мифических функций управления это и является функциональным подходом в управлении.

За свою историю управленческая мысль обогащалась различными теориями и сейчас представляет сплав различных  подходов (принципов управления), которые  руководителю необходимо учитывать:

Принцип – это фундаментальная  истина, объясняющая связи между  разными величинами. Принцип управления – это основополагающая идея закономерность и правило поведения руководителя по выполнению управленческих функций.

1. Разделение труда –  специализация, которая считается  эффективной для выполнения поставленной  цели и распределения рабочей  силы.

2. Власть и ответственность  – человек взявший власть в  свои руки должен ответственен перед персоналом за свое управление.

3. Дисциплина – уважение  договорных соглашений (график, режим  работы, сроки исполнения, объем  оплаты).

4. Единоначалие.

5. Единство руководства  – руководители подразделений  должны поддерживать руководство  и доводить до сведения подчиненных.

6. Подчинение личных интересов  общественными.

7 Вознаграждение должно  быть адекватным и не обидным.

8. Централизация – в  период кризиса на предприятии  вся власть должна сосредотачиваться  у ТОП-менеджеров, в период расцвета идет децентрализация власти.

9. Скалярная цепь начальников  – их должно быть столько,  сколько необходимо для эффективного  управления.

10. Порядок – все и  всё в организации должны находиться  на своих местах.

11. Лояльность (справедливость) – преданность персонала, должна  быть вознаграждена добрым и  справедливым отношением со стороны  администрации.