Организация поставок продукции предприятия на основе участия в тендерных торгах на примере ООО «БелКультПроект»

     Стремление  компании реализовывать продукции  только высокого качества от всемирно известных брендов также можно отнести и к недостаткам сбытовой политики компании. Стоимость данной продукции достаточно велика по отношению к товарам-аналогам других производителей.

     Анализ  конкурсного предложения показал  также, что компания осуществляет доставку товара за достаточно долгий период, в то время как конкуренты делают это в гораздо более сжатые сроки. 

     Еще одним существенным недостатком, влияющим на эффективность сбыта продукции  на основе тендерных торгов, является ручной поиск и подбор тендеров, путем открытия по порядку всех тендерных сайтов и мониторинга информации на них. Это не позволяет добиться полноты информации о всех имеющихся закупках вне зависимости от того, на каких сайтах они располагаются, как они названы или скрыты под иными наименованиями, категориями.

     Данный  способ сопряжен с серьезными затратами  времени, поскольку необходимо знание структур тендерных сайтов, а также  навыки мониторинга тендеров на них. Его необходимо использовать тогда, когда интересуются закупками только одного заказчика, а не постоянно. Временные затраты на поиск тендера негативно сказывается на сроках подготовки конкурсного предложения компании и разработки стратегии для победы в торгах.

     Исходя  из проведенного исследования,  можно  сделать вывод, что в организации  работы предприятия, и в ее сбытовой политике существуют как сильные, так и некоторые слабые стороны, которые негативно отражаются на уровне  оптовых продаж. Сбыт продукции ООО «БелКультПроект» на основе тендерных торгов недостаточно эффективен.

 

3. Рекомендации по повышению эффективности сбыта продукции ООО «БелКультПроект» на основе участия в тендерных торгах

 

     Компания  ООО "БелКультПроект" широко известна в области проектирования и продажи профессиональных систем озвучивания и освещения. Реализуемые ею бренды известны всему миру, однако безупречной репутации и большого опыта, как показало исследование, оказалось недостаточно для привлечения крупных покупателей, так как большинство из них все-таки ориентированы на низкие цены продукции, чем на ее высокое качество.

     Также анализ процедуры участия в торгах компанией ООО «БелКультПроект» позволил прийти к выводу, что, даже если конкурсное предложение полностью отвечает условиям тендера, то это еще не значит, что компания его выиграет, даже при условии более низкой цены. Поэтому, если внимательно разобраться в проблемах заказчика,  то можно дополнить свое предложение так, что он не сможет от него отказаться, даже если стоимость предложения будет несколько дороже.

     Так в чем же заключается секрет победы на тендерных торгах? Ответ на этот вопрос прячется за рядом причин, которые приводят либо к проигрышу, либо к выигрышу на подобных соревнованиях.

     Обеспечение победы на торгах базируется на следующей  формуле: победа в конкурентных торгах = Лучшее предложение + Качественные отношения с заказчиком,  где лучшее предложение подразумевает:

     - информированность (подготовка предложения  должна начинаться задолго до  объявления процедуры);

     - технология подготовки предложения; 

     - высокая оперативность подготовки;

     - полное соответствие предложения формальным требованиям;

     - удобные формализованные правила  взаимодействия, принимаемые всеми  участниками процесса;

     - мотивация сотрудников на конечный  результат;

     - качественные договоры с проектировщиками, поставщиками, субподрядчиками;

      - долгосрочные партнерские отношения.

Качественные  отношения с заказчиком - это

     - доверие заказчика, аванс доверия; 

     - положительный референс;

     - знание проблем заказчика и  способов их решение;

     - уверенность заказчика, опыт успешного  исполнения обязательств;

     - графики выполнения работ и  поставок реалистичны;

     - собственный персонал мотивирован  на достижение результата;

     - ресурсов достаточно;

     - поставщики и подрядчики надежны;

     - ключевые менеджеры заказчика  публично положительно характеризуют  исполнителя.

     Улучшение показателей работы сотрудников ООО «БелкультПроект» с покупателями – процедура комплексная и требующая достаточно длительных временных затрат. Поскольку в каждом конкретном случае есть свои особенности, какого-то единого «рецепта» не существует. Длительность цикла подготовки конкурсных предложений, необходимость ориентирования продаж на компании определенного типа, возможность или невозможность предложить более выгодные условия покупателю – все эти и многие другие факторы необходимо учитывать.

     Сформулируем общие принципы. Так как основные клиенты ООО «БелКультПроект» закупают продукцию исключительно на торгах, для компании очень важно знать те свои сильные стороны, на которые нужно делать ставку и те слабые стороны, которые надо совершенствовать.

     В ходе исследования нам удалось определить основные преимущества и недостатки  сбытовой политики продукции компании на тендерных торгах. Это позволит нам дать исследуемой компании рекомендации  по повышению эффективности сбыта товара на торгах.

     Прежде  всего, организация должна понимать, что не в каждом тендере стоит принимать участие. Перед тем, как сказать: «Да, мы играем эту игру», стоит тщательно взвесить все и подумать, что даст ей участие в этом конкретном тендере. Нет сомнений в том, что компания хочет получить прибыль, но это не всегда решающий фактор. Ведь проиграть битву (например, предложить оборудование высокого качества по более высокой цене), не значит проиграть всю войну (если на ряду с ценой, предложены более продолжительный гарантийный срок, бесплатные услуги шеф- монтажа и пусконаладочных работ, то велика вероятность того, что заказчик в дальнейшем обратится к услугам организации без всяких тендеров).

     Есть  и обратные ситуации, когда заказчик изначально проводит тендер с целью закупить оборудование по более низким ценам, пусть даже и худшего качества, а значит принимать в нем участие только портить репутацию.

     Но, в любом случае, прежде чем участвовать  в тендерах, нужно проанализировать, есть ли возможность и необходимость  загружать таким заказом простаивающее оборудование и людей. Также должно быть свободное время у сотрудников, занимающихся продажами. Участие в тендере не должно отвлекать время от обычных продаж.

     В тендерах нужно либо участвовать, либо не участвовать. Если в них участвовать  редко, на каждое предложение будет уходить много времени, а отдачи может не быть. Если участвовать постоянно и по возможности стандартизировать тендерные предложения и подготовку к ним, на это будет уходить меньше времени, количество сможет перейти в качество, появятся победы (участие в тендерах тоже имеет свою «воронку продаж»).

     Научиться участвовать в тендерах лучше  на небольших неважных для компании клиентах и объемах заказов, на несущественных тендерах.

     Для победы на тендерных торгах компании обязательно нужно  выяснить, кто из ее конкурентов также собирается принять участие в них. Зная конкурента, его стратегии и бренды, которые он обычно предлагает на рынке, ООО «БелКультПроект» может скорректировать свое предложение.  Так, например, если конкурент обычно предлагает товар по более низкой цене, можно предложить товар подороже, но лучшего качества, что позволит установить более длительный срок гарантийного обслуживания.

     Исследуемая компания должна четко осознавать свои задачи при участии в тендере:

     - чтобы компанию заметили;

     - познакомиться с лицами, принимающими  участие;

     - определить, в чем компания конкурентоспособна, а над чем надо работать ( в  т.ч. собрать информацию о реальных  ценах на рынке);

     -определить  прочие потребности компании (чем  компания еще может быть полезна заказчику покупателю);

     - победить в тендере;

     - загрузить оборудование/сотрудников,  получив дополнительную прибыль.

     Важным нюансом является то, что цена предложения может быть низкой, предложение отвечать всем условиям и даже больше, но, например, документы на участие в тендере составлены неграмотно или во время сбора всего пакета документов, сотрудниками была забыта какая-либо бумага, которая всего лишь формальность, но формальность необходимая. Поэтому компетентность всех участвующих лиц, их вовлеченность в процесс – один из факторов успеха.

     Для этого нужно предварительно «вырастить» сотрудников, которые смогут успешно участвовать в тендерах сами.  Для чего нужно:

     1) выбрав достойных (презентабельных,  уверенных, умеющих работать с  документами и не допускающих  досадных ошибок в мелочах)  кандидатов, провести их несколько раз через процесс подготовки тендерного предложения и участия в тендере;

     2) в стандарт предприятия по  подготовке конкурсных предложений  и участия в тендере необходимо  вписать процедуру контроля и  проверки подготовленной документации;

     3) если тендер предполагает «живую» часть: презентации, комментарии, переговоры, обсуждения, необходимо четко очертить представителю рамки полномочий: на сколько можно снижать цену, изменять условия и сроки оплаты.

     На  сегодняшний день основные рекомендации по совершенствованию политики сбыта продукции ООО «БелКультПроект» на тендерных торгах сводятся к следующему:

     - повышение качества процедуры  подготовки конкурсных предложений  и предотвращение составления  их с ошибками;

     - по возможности снижение стоимости  конкурсных предложений;

     - сокращение сроков поставки оборудования;

     - установление более продолжительного  срока гарантийного обслуживания.

     Исходя  из данного заключения, мы можем  разработать ряд рекомендаций по повышению эффективности сбыта  товара на торгах. 

     Во-первых, необходимо рационализировать процедуру отбора тендеров для участия, чтобы не тратиться на участие в заведомо проигрышном тендере.

     Во-вторых, подписаться на платный доступ к  информации о закупках. Зачастую тендерными порталами информация собирается и присылается не со всех сайтов (как правило, только с официального сайта закупок). Тендеры недостаточно структурированы и закупки приходится сортировать. За счет широкого распространения информации среди участников, возникает большой ажиотаж на тендерах. Многие закупки, опубликованные не на официальном портале, вследствие непопадания в рассылки, наоборот страдают от недостатка предложений. Услуги специализированных компаний, оказывающих подбор торгов, позволяют добиться не только полноты информации о всех имеющихся закупках вне зависимости от того, на каких сайтах они располагаются, как они названы или скрыты под иными наименованиями, категориями, но и осуществлять подбор закупок, непосредственно необходимых клиенту, исключая лишнюю информацию.

     Таким образом, компания сократит время на поиск тендеров, проведет более полный мониторинг закупок в стране, так как, информация об объявленных тендерах всегда актуальна из-за частоты мониторинга, становится известной компании сразу же после ее появления в сети Интернет.

     Иными словами, только такой способ подбора  тендеров является наиболее эффективным  и, на сегодняшний день, наиболее полным.

     В-третьих, внедрение электронной цифровой подписи. Чтобы воспользоваться  правом представления организаторам  торгов конкурсных предложений в форме электронного документа, необходимо, как минимум, наличие у компании, полученной ей в соответствии с законодательством, электронной цифровой подписи.

     Несмотря  на пока еще слабое развитие в Республике Беларусь документооборота с использованием электронной цифровой подписи, вышеуказанное предложение по рационализации сбытовой политики будет в ближайшем времени иметь существенное значение. Как известно в настоящее время готовятся изменения в Закон об электронном документе. Планируется, что их принятие повлечет значительное расширение использования субъектами хозяйствования средств электронного документооборота. Более того, владение компанией электронной подписи и возможностей электронного документооборота положительно влияет на ее имидж. ООО «БелКультПроект» занимается продвижением высоко технологичной продукции, поэтому внедрение в свою работу достижений научно-технического прогресса станет лишь дополнительным свидетельством того, что организация имеет высокий технический потенциал и обладает очень высокой квалификацией.