Организация поставок продукции предприятия на основе участия в тендерных торгах на примере ООО «БелКультПроект»

     Поэтому в данной главе попытаемся проанализировать политику сбыта продукции данной организации на тендерной основе и определить ее преимущества и недостатки. 
 

     2.1 Организационно-экономическая  характеристика компании  «БелКультПроект» 
 

     Специализированное  предприятие «БелКультПоект» появилось 5 июня 2003 года путем объединения усилий специалистов, работающих в области поставки систем озвучивания и освещения в течение 10 лет. Был сформирован профессиональный коллектив, способный предоставить полный комплекс услуг по проектированию, монтажу и наладке систем озвучивания, оповещения, архитектурной подсветки административных, общественных, производственных, спортивных других объектов, а также теле- и радиостудий.

     На  сегодняшний день компания известна в следующих областях:

     - радиофикация;

     - системы звукового и речевого оповещения о чрезвычайных ситуациях;

     - постановочное освещение; 

     - звукоусиление для концертных  площадок и клубов;

     - оборудование студий звукозаписи;

     - механическое оборудование сцен  и эстрад;

     - конференц-системы; 

     - системы синхронного перевода;

     - служебная связь; 

     - телерадиовещание;

     - торговля музыкальными инструментами  и аксессуарами.

     За 2011г. общий оборот компании составил 14 246 001 475 (Четырнадцать миллиардов двести сорок шесть миллионов одна тысяча четыреста семьдесят пять) белорусских рублей. Из них на оптовую торговлю пришлось 10 513 549 089 (десять миллиардов пятьсот тринадцать миллионов пятьсот сорок девять тысяч восемьдесят девять) белорусских рублей, что составляет 73,8% от общей прибыли предприятия.

     Количество сотрудников - 39 работников (с высшим и незаконченным высшим образованием), включая совместителей. В штате компании работают высококвалифицированные специалисты, которые всегда готовы проконсультировать клиента как по техническим характеристикам оборудования и инструментов, так и помочь найти комплексное решение для всех поставленных клиентом задач. Более того, в компании сформирован художественно-экспертный совет, состоящий из опытных профессионалов, благодаря которому удавалось неоднократно исправлять недостатки, допущенные недобросовестными поставщиками при поставках оборудования на объекты государственной важности.

     Работы, которые выполняют специалисты  компании, позволяют осуществлять модернизацию белорусских социальных, культурных, просветительских, спортивных и иных объектов как регионального, так и республиканского значения, с учетом самых современных требований.

     Данная  организация  разработала проекты  и поставила оборудование для таких крупных и значимых объектов как Дворец Республики, Минск-Арена, Белорусская государственная филармония, Летний Амфитеатр в г. Витебске, Павильон Республики Беларусь на Всемирной выставке «ЭКСПО-2010» в г. Шанхай и др.

     ООО «БелКультПроект» занимается как оптовой, так и розничной торговлей  оборудования для шоу-индустрии. Зимой 2009г. данной компанией был открыт салон музыкальных инструментов под названием «MuzZone». Также компания осуществляет гарантийное и послегарантийное обслуживание музыкального оборудования, оказывает помощь предприятиям и организациям в разработке проектно-конструкторских работ по освещению и озвучиванию концертных площадок.

     С целью своевременного выявления  отступлений от установленных норм и правил технологических процессов  и принятия соответствующих мер  к улучшению качества проектных, монтажных, пуско-наладочных работ и технического обслуживания на предприятии разработана и внедрена система менеджмента качества на базе стандартов ISO 9001. В 2007 году был получен сертификат соответствия, удостоверяющий, что система менеджмента качества проектирования соответствует требованиям СТБ ISO 9001-2009.

     ООО «БелКультПроект» самостоятельно осуществляет свою хозяйственную деятельность, определяет перспективы развития исходя из конъюнктуры рынка, распоряжается прибылью, оставшейся после отчислений и обязательных платежей, самостоятельно определяет штатную структуру, формы и систему оплаты труда своих работников.

     Организационная структура компании представляет собой  систему взаимодействия всех служб  и подразделений. Во главе ее стоит  директор общества.

     Директору организации подчиняются:

     1.Директор  магазина;

     2.Заместитель  директора по финансам и экономике;

     3. Заместитель директора по проектированию;

     4. Заместитель директора по техническим  вопросам;

     5. Главный инженер проектов;

     6. Начальник отдела логистики;

     7. Главный бухгалтер.

     В компетенцию директора входят все  вопросы, связанные с решением проблем  и текущей деятельности предприятия  и обоснованием его перспектив.  В компетенцию бухгалтерии входят вопросы расчета себестоимости, калькуляции, а также учетных  процессов на предприятии. Заместитель директора по финансам и экономике, директор магазина вместе со своими службами занимаются вопросами работы с поставщиками, а также с оптовыми и розничными клиентами.

     Отдел логистики отвечает за размещение заказов  у поставщиков оборудования, их доставку, таможенное оформление, отгрузки товара покупателям, а также за хранение продукции на складе организации.

     Для хранения товаров организация арендует склад площадью в 100 кв.м недалеко от своего офиса.

     Одним из основных преимуществ ООО «БелКультПроект» является наличие проектного отдела. Команда профессионалов  на протяжении всего времени существовании компании  оказывает услуги по проектированию систем озвучивания и профессионального освещения на любых объектах для проведения культурно-зрелищных мероприятий. Заместитель директора по проектированию и главный инженер проектов занимаются поиском клиентов и отвечают за качество выполненных работ.

     Заместитель директора по техническим вопросам вместе со своими службами отвечает за выполнение монтажа, пусконаладочных работ и обучение специалистов заказчика эксплуатации оборудования.

     Согласно  данным бухгалтерии около 74% от общей прибыли ООО «БелКультПроект» приходится на прибыль от оптовой торговли. А в связи с тем, что основные клиенты компании - социальные, культурные, спортивные и иные объекты,  на которых необходимы профессиональные осветительные и звуковые системы - объекты регионального и республиканского значения, расходы которых финансируются исключительно из бюджетных средств, и которые обязаны проводить закупки на конкурсной основе, основная доля сбыта продукции приходится на сбыт на основе участия в тендерных торгах.

     Исходя  из вышесказанного, можно сделать  вывод, что победа в тендерах является одной из приоритетных задач компании, так как это единственный способ заключения крупных контрактов на поставку оборудования и на оказание услуг по проектированию.

     К сожалению, у ООО «БелКультПроект» есть несколько сильных конкурентов  и компании не всегда удается лидировать. В связи с этим у организации существует потребность в постоянном мониторинге цен конкурентов, их технического потенциала, а также в постоянном анализе эффективности сбыта своей продукции на тендерных торгах и выявлении причин неудач. 
 

     2.2 Анализ участия  предприятия в  тендерных торгах 
 

     Как стало ясно в процессе изучения законодательства о проведении торгов и выборе победителя на них, в тендере побеждает действительно сильнейший, но низкая цена - это не главный аргумент для победы. "Сильнейшим" в данном случае, подразумевается участник, который участвует и выигрывает тендер стратегически продуманно. Т.е. думает не только о себе, и о сегодняшней выгоде, но и о заказчике, и о последующем бюджетном периоде, и об обеспечении заказами своего предприятия в следующем году.

     На  рынке государственных тендеров Республики Беларусь существует два пути к победе в торгах. Первый путь, всеми порицаемый, - это выиграть тендер с использованием договоренности с заказчиком. Данный путь неприемлем для исследуемой организации, так как он наказуем по закону. Второй путь, используемый большинством белорусских предприятий, - это выиграть тендер путем предложения заказчику более выгодных условий, грамотного оформления документов и отстаивания своих прав на победу.

     Для осуществления цели успешного участия в тендерных торгах, в штате сотрудников ООО «БелКультПроект» есть специалист, отвечающий за поиск приглашений к участию в процедуре закупок оборудования, соответствующего профилю компании. Как правило, все объявления содержатся в сети интернет на официальном сайте Национального центра маркетинга и конъюнктуры цен в системе ИС "Тендеры" (www.icetrade.by) и в официальных печатных изданиях Министерства Экономики, Совета Министров Республики Беларусь, например, в газете «Республика», «Советская Беларусь», а также на официальных сайтах Минского областного и районного исполнительных комитетов. Поиск и подбор тендеров из данных источников производиться вручную, т.е. специалист должен просмотреть абсолютно все объявления о торгах и отобрать интересные для компании.  Данный специалист отвечает также за получение конкурсной документации от организатора торгов и запросы разъяснений по ним.

     Конкурсная  документация со всеми разъяснениями передается техническим специалистам, которые, изучив задание на закупку, составляют спецификацию оборудования и материалов, которые отвечают всем требованиям заказчика. Данная спецификация отдается на проверку главному инженеру проектов. После устранения всех выявленных несоответствий, если такие встречались, спецификация передается в отдел логистики для определения возможных сроков поставки товара и расчета ее стоимости. Данная служба также передает техническому отделу сведения о гарантийном сроке, который предоставляют производители предлагаемого в конкурсном предложении товара. На основании этих данных заместитель директора по техническим вопросам принимает решение о том, какой гарантийный срок на товар указывать в конкурсном предложении.

     Основываясь на данных отдела логистики и технической  службы, заместитель директора по финансам и экономике вместе со своей службой рассчитывает цену товара с учетом всех накладных расходов (на доставку груза, его таможенную очистку и пр.) и желаемой прибыли и определяет условия оплаты. На основании принятых решений секретарь-референт заполняет формы документов, предоставленные организаторами торгов, и готовит пакет документов, подтверждающих высокие квалификационные данные компании.

     ООО «БелКультПроект» обладает очень хорошей  репутацией. А так как хорошие квалификационные данные компании могут помочь победить на торгах, общество ответственно относится к подготовке пакета документов. Как правило, к конкурсному предложению прикладываются письма-отзывы от клиентов компании, сертификаты о прохождении всевозможных тренингов сотрудников по эксплуатации заявленного в предложении оборудования, их дипломы, сертификат о внедрении в организации системы менеджмента качества ISO 9001, лицензии на некоторые виды деятельности, авторизованные письма, подтверждающие право на дистрибуцию продукции компаний-производителей на территории Республики Беларусь, дипломы за достижение в области качества и многое другое. Технический отдел готовит описание заявленной в предложении продукции, каталоги, буклеты и пр.

     Готовый пакет документов доставляется организатору торгов в место и время, указанное  в конкурсных документах. Как правило, директор компании присутствует на вскрытии конкурсных предложений с целью получения информации о стоимости предложений конкурентов.

     Описанная выше процедура составления и  подачи конкурсных предложений закреплена в стандарте предприятия ООО  «БелКультПроект» системы менеджмента качества и применяется постоянно.

     К сожалению не всегда компании удается занимать первое место на торгах и реализовывать свою продукцию. Это свидетельствует о том, что  высокие квалификационные данные и безупречная репутация не всегда играют решающую роль в принятии заказчиком решения о победителе.

     К сожалению не редко в конкурсных предложениях исследуемой компании встречаются ошибки, которые приводят к их отклонению в конкурсах.

     Для определения прочих важных составляющих победы ООО «БелКультПроект» на торгах  проанализируем одно из конкурсных предложений [Приложение А] для одного из самых активных заказчиков профессионального сценического оборудования ГУ «Дворец Республики».