Организация контроля над состоянием материально-производственных запасов на складах ОАО «Зарево»

4) для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо:

- применять номенклатуры-ценники  на материалы (п. 4 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных  запасов»). В целях улучшения учета  целесообразно определить надлежащее количество учетных групп материалов, избегая при этом чрезмерного их укрупнения и добиваясь приближения их к перечням в статистической отчетности, а также предусматривать номенклатурах-ценниках округление учетных цен на материалы, обеспечивая при этом требования, предъявляемые к учету и контролю материальных ценностей. В отдельных случаях без ущерба для контроля и с разрешения министерства и ведомства может допускаться укрупнение номенклатурных номеров путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов и видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах; в этом случае учетной ценой является средняя цена; при этом на складах материалы должны храниться и учитываться в разрезе позиций, подвергшихся объединению;

- установить четкую систему  документооборота и строгий порядок  оформления операций по движению  материальных ценностей;

- проводить в установленном  порядке инвентаризации, а также  контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;

- разрабатывать и постоянно  совершенствовать нормы хранения  запасов, отпуска и расходования  материалов;

- внедрять средства автоматизации  учета.

5) все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами типовых унифицированных форм.

Первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). При наличии вычислительных машин целесообразно применять многострочные документы. Однострочные документы выписываются тогда, когда совершается операция с материалом только одного номенклатурного номера.

Первичные документы надлежит выписывать в минимальном числе экземпляров.

Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть заранее пронумерованы, надлежащим образом оформлены и должны иметь соответствующие подписи. Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях и в децентрализованном (по цехам, складам, отделам) -- на крупных;

6) список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов устанавливается руководителем предприятия (стройки) по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.

На предприятиях может устанавливаться порядок, при котором на первом экземпляре требований, выписываемых на материалы, включенные в перечень дефицитных и дорогостоящих, ставится виза уполномоченного работника бухгалтерии;

7) вся документация, составленная при помощи компьютера на основании первичных документов и служащая основанием для последующих записей в бухгалтерском учете, должна иметь наименование, определяющее ее содержание, и подписи лиц, отвечающих за соответствие данных, имеющихся в составленной механизированным способом документации, данным первичных документов;

8) полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления (в том числе полноты проставленных в документах шрифтов).

Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов, кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.

Все первичные документы подвергаются таксировке, как правило, с помощью вычислительной техники. В необходимых случаях может производиться двойная (параллельная) таксировка. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт), по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество МПЗ (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру.

Также общее количество расхода за месяц таксируется и на карточках складского учета, если по ним оформляется отпуск материалов (без расходных документов).

При помощи компьютера составляются ведомости обобщенных данных о заготовленных предприятием (стройкой) материальных ценностях, о материальных ценностях, находящихся в пути, о неотфактурованных поставках, об оплате платежных требований поставщиков, об отклонениях фактической себестоимости от учетных цен и др. Эти ведомости используются бухгалтерией для соответствующих бухгалтерских записей по заготовлению и приобретению материалов и, кроме того, отделом снабжения и финансовым отделом - для оперативного руководства и контроля за поступлением материальных ценностей и расчетов с поставщиками.

1.3 Необходимость создания материальных запасов с точки зрения        логистики

Объективная необходимость образования запасов связана с характером процессов производства и воспроизводства. Основной причиной образования запасов является несовпадение в пространстве и во времени производства и потребления материальных ресурсов.

Необходимость образования запасов особенно важна в связи с непрерывным углублением разделения труда. Повышение производительности труда происходит вследствие расширения и углубления процессов специализации и кооперирования, в результате которых в процессе изготовления конечного продукта участвует все большее число предприятий.  Необходимость перемещения между ними средств производства приводит к образованию все большего количества запасов как по величине, так и по номенклатуре 7.

Образование запасов связано также с необходимостью обеспечения не прерывности процесса производства на всех его стадиях. В процессе выполнения договоров поставки продукции и при ее транспортировке могут происходить отклонения от запланированных сроков и размеров партий поставки. В тоже время питание производства должно осуществляться регулярно. Поэтому от наличия и состояния запасов в первую очередь зависит ритмичная работа предприятия.

Наличие запасов позволяет бесперебойно обеспечивать выполнение установленной производственной программы. Отсутствие на предприятии материалов вследствие исчерпания запасов нарушает ритм работы производственного процесса, приводит к простоям оборудования или даже к необходимости перестройки технологического процесса.

Одной из причин создания запасов является также возможность колебания спроса (непредсказуемое увеличение интенсивности выходного потока). Спрос на какую-либо группу товаров можно предсказать с большой долей вероятности. Однако прогнозировать спрос на конкретный товар гораздо сложнее. Поэтому, если не иметь достаточного запаса этого товара, либо исходных материалов для его изготовления в случае работы предприятия «на заказ», не исключена ситуация, когда платежеспособный спрос не будет удовлетворен, то есть клиент уйдет с деньгами и без покупки.

Скидки за покупку крупной партии товаров также могут стать причиной создания запасов.

В современных условиях хозяйствования одной из основных проблем финансово-хозяйственной деятельности предприятий является проблема роста цен. Значительное удорожание материальных ресурсов, необходимых для производственного процесса неблагоприятно сказывается на функционировании предприятия, ведет к перебоям в снабжении вплоть до остановки производственного процесса. Таким образом, вложение свободных средств в производственные запасы является одним из возможных способов избегания падения покупательной способности денег.

С другой стороны, предприятие, сумевшее предвидеть инфляционные процессы в экономике, создает запас с целью получения прибыли за счет повышения рыночной цены. В данном случае речь идет о спекулятивном характере создания запасов.

Процесс оформления каждого нового заказа на поставку материалов и комплектующих сопровождается рядом издержек административного характера (поиск поставщика, проведение переговоров с ним, командировки, междугородние переговоры и т.п.). Снизить эти затраты можно сократив количество заказов, что равносильно увеличению объема заказываемой партии и, соответственно, повышению размера запаса.

Сезонные колебания производства некоторых видов товаров приводят к тому, что предприятие создает запасы данной продукции дабы избежать проблем в снабжении в неблагоприятные периоды. В основном это касается продукции сельского хозяйства 8.

Кроме того, накопление запасов часто является вынужденной мерой снижения риска недопоставки (недоставки) сырья и материалов, необходимых для производственного процесса предприятия. Отметим, что в этой связи предприятие, ориентирующееся на одного основного поставщика, находится в более уязвимом положении, чем предприятие, строящее свою деятельность на договорах с несколькими поставщиками.

Однако политика накопления материальных запасов ведет к значительному оттоку денежных средств предприятия из оборота. Зависимость эффективности производства от уровня и структуры запасов заключается в том, предприятие несет определенные затраты на обеспечение сохранности запасов.

 

Рисунок  5 – Основные виды затрат, связанные с созданием и содержанием

 запасов

 

В современных работах по экономике предприятия и логистике выделяют следующие основные виды затрат, связанные с созданием и содержанием запасов:

• коммерческие затраты - проценты за кредит; страхование; налоги на капитал, вложенный в запасы;
• затраты на хранение - содержание складов (амортизация, отопление, освещение, заработная плата персоналу и т.д.); операции по перемещению запасов;
• затраты, связанные с риском потерь вследствие: устаревания, порчи, продажи по сниженным ценам, замедления темпов потребления данного вида материальных ресурсов;
• потери, связанные с упущенной выгодой от использования вложенных в производственные запасы средств в другие альтернативные направления: увеличения производственной мощности; снижение себестоимости продукции; капиталовложения в другие предприятия.

При этом долговременное содержание запасов, порой даже чрезмерной их величины приводит к образованию на предприятиях так называемых «неликвидов» запасов, которые не могут быть использованы ни на самом предприятии, ни реализованы сторонним потребителям.

Таким образом, при многих положительных моментах создания запасов предприятие несет значительные расходы по их формированию и содержанию.

Система управления запасами в логистической системе - это система, состоящая из некоторой совокупности субъектов (производители, потребители), объектов управления (спрос, заказы, склады, уровень запаса по каждому предмету труда), организационных связей (материальных, информационных, финансовых) и организационных элементов (стратегия управления запасами, модели управления запасами, системы классификации предметов труда в запасах, правила выполнения заказов и т. д.), входящих в логистическую цепь от момента возникновения материального потока до момента его потребления.

Запасы в том или ином виде присутствуют на всем протяжении логистических цепей и представляют собой значительную часть оборотного капитала фирмы.

Детально определим необходимость создания материальных запасов с точки зрения логистики:

1) вероятность нарушения установленного графика поставок (непредсказуемое снижение интенсивности входного материального потока). В этом случае запас необходим для того, чтобы не остановился производственный процесс, что особенно важно для предприятий с непрерывным циклом производства;

2) возможность колебания спроса (непредсказуемое увеличение интенсивности выходного потока). Спрос на какую-либо группу товаров можно предсказать с большой долей вероятности. Однако прогнозировать спрос на конкретный товар гораздо сложнее;

3) сезонные колебания производства некоторых видов товаров. В основном это касается продукции сельского хозяйства;

4) скидки за покупку крупной партии товаров. Это становится причиной создания запасов;

5) спекуляция. Цена на некоторые товары может резко возрасти. Предприятие, сумевшее предвидеть этот рост, создаст запас с целью получения прибыли за счет повышения рыночной цены;

6) издержки, связанные с оформлением заказа. Процесс оформления каждого нового заказа сопровождается рядом издержек административного характера (поиск поставщика, проведение переговоров с ним, командировки, междугородние переговоры и т. п.);

7) возможность равномерного осуществления операций по производству и распределению. Распределяется то, что производится;

8) возможность немедленного обслуживания покупателей. Выполнить заказ покупателей можно одним из следующих способов:

- произвести заказанный  товар;

- закупить заказанный  товар;

- выдать заказанный товар  немедленно из имеющегося запаса;

9) сведение к минимуму простоев производства из-за отсутствия запасных частей. Поломки оборудования, разнообразные аварии могут привести при отсутствии запасов деталей к остановке производственного процесса;

10) упрощение процесса управления производством. Речь идет о создании запасов полуфабрикатов на различных стадиях производственного процесса внутри предприятия 9.

 

 

 

 

2 АНАЛИЗ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОАО «ЗАРЕВО»

 

 

2.1 Краткая характеристика  предприятия

Открытое акционерное общество «Зарево».

Сокращенное наименование: ОАО «Зарево».

Место нахождения Общества: Амурская область.