Презентация как особая форма деловой коммуникации

       Длина презентации часто строго ограничена. Так как наряду с вами должны выступать другие ораторы, кроме того, у самих слушателей есть множество других дел, вы должны научиться урезать ваши данные таким образом, чтобы оставлять самое главное, экономя при этом свое время и время своих слушателей.

       Как  только распланирована сама речь, можно более аккуратно спланировать  необходимое для презентации  время. Средний оратор говорит  со скоростью 100-125 слов в минуту. Допустим, что надо рассказать  о трех основных пунктах. В десятиминутном докладе можно потратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав вступление и заключение по минуте длиной. Если доклад часовой, вступление может занять 5 минут. Следующие 30-40 минут будут содержать более подробную информацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10-14 минут на одну тему). Заключение может занять от 3 до 5 минут. Оставшиеся 10-20 минут будут зарезервированы под вопросы из аудитории.

       Продолжительность  презентации зависит от объекта, целей, характера аудитории и отпущенного времени. Для легко воспринимаемого объекта и соответствующей аудитории вполне достаточно10-минутного доклада. Если ваш объект сложен, а цели включают в себя убеждение трудновоспринимающей публики, то презентация должна длиться дольше.

       Другим  важным элементом подготовки  и планирования презентации является  выбор подходящего стиля, зависящего  от целей, характера выступления, аудитории, бюджета, времени на подготовку. Если содержание речи формальное (отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы), то и стиль выступления должен быть таким же.

       Если  все присутствующие знакомы и  их количество невелико, разрешается  несколько отступить от формального  характера выступления для лучшего  восприятия.

       С другой стороны, при общении с огромной аудиторией необходимо установить более формальную атмосферу: посадить слушателей в ряды, показывать слайды и короткие фильмы, использовать подробный план выступления. Формальность достигается также установлением дистанции между презентующим и аудиторией (как психологической, так и физической).

 

 

4. Разработка презентации

 

 

       Подготовка  к большинству выступлений похожа  на написание формального отчета  с необходимостью реорганизовать  текст для устной презентации. Взаимодействие с аудиторией предполагает не только передачу, но и получение информации. Следовательно, появляется возможность использования получаемой в ходе презентации информации и редактирования в процессе выступления, что позволяет не просто представлять аудитории идеи, а использовать идеи аудитории для достижения компромисса. У презентующего также есть возможность реагирования на мимику и жесты аудитории.

       Главной  опасностью презентации является  потеря контроля. Общение с аудиторией  предполагает гибкость и внимательное отслеживание хода выступления.

 

 

       Вступление

       Первые  минуты выступления имеют особое  значение, поскольку необходимо  определить настроение аудитории, интерес к теме, подготовить слушателей  к последующим действиям.

       Прежде всего необходимо привлечь интерес публики. Основные возможности и пути для привлечения и сохранения внимания аудитории следующие:

       - Использование  юмора. Серьезная тема не исключает  легких юмористических вставок  и комментариев. Юмор помогает  расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе;

       - Рассказ  истории. Большинство людей заинтересованы  в разного рода историях и  с удовольствием их слушают, так  что можно найти подходящую  историю, иллюстрирующую нужный  факт.

       - Построение  выступления вокруг яркого примера. Можно заставить людей помнить важные пункты выступления, связывая их с конкретным образом;

       - Задавание  вопроса, вовлекающее публику в  выступление;

       - Приведение  интересных статистических данных. Люди любят подробности, предоставление интересной статистики поможет активизировать публику.

       Вступление  должно кратко содержать основную  мысль презентации, идентифицировать  дополнительные материалы и осветить  дальнейшее развитие выступления.

 

 

       Основная  часть

       Основная  часть должна содержать не  более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория  очень плохо воспринимает всю  презентацию. Можно использовать  тот же тип построения основной  части, как в письме, отчете, но  необходимо стремиться к простоте  и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, чтобы не потерять внимание публики.

       Чем  дольше длится презентация, чем  больше фактов и мыслей представлено, тем сложнее публика воспринимает  их. Поэтому при переходе от  одной важной мысли к другой необходимо кратко повторять основную мысль.

       Удержать  внимание аудитории помогают  следующие приемы:

       - Соотнесение  объекта презентации с нуждами  присутствующих. Люди заинтересованы  в вещах, касающихся их лично;

       - Использование  простого языка. Если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений, слушатели быстро теряют внимание. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, нужно показать, как они соотносятся с реальной жизнью;

       - Объяснение, как объект презентации соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями;

       - Приведение  примеров, позволяющее легче понять  и запомнить.

       - Привлечение  внимания изменением тона голоса, используя жесты и мимику.

 

 

       Заключительная  часть

       По завершении раскрытия основных пунктов презентации следует приступить к заключению.

       Заключение  важнее вступления и основной  части презентации. На заключение  нужно планировать примерно 10% от  общей продолжительности выступления.

       Начинать  заключение следует с сообщения публике об этом, что позволит слушателям приложить решающие усилия по удержанию внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить о сказанных вещах и закрепить их в памяти.

       Если  целью презентации является убеждение, рекомендуется закончить ее повтором  основных аргументов, если мотивирование - девизом. Если с аудиторией достигнуто  согласие, необходимо повторить  консенсус в нескольких предложениях.

       Заканчивать презентацию необходимо на позитивной ноте, завершающие слова должны быть запоминающиеся. Альтернативой является завершение вопросом, что заставит аудиторию думать.

       Заключение  должно закончить презентацию, следует  покинуть аудиторию с чувством завершенности. Во время заключения не следует выдвигать новых идей и пытаться изменить настроение публики.

 

 

       Период  задавания вопросов и ответов  на них

       В добавление  к вступлению, основной части  и заключению презентация должна  включать в себя и время для ответов на возникшие у аудитории вопросы.

       Хотя  взаимодействовать с публикой  необходимо по ходу выступления, для ответов на вопросы нужно  выделить время, которое зависит  от цели выступления. Если целью  является мотивирование или информирование, то данная часть может отсутствовать и быть практически незапланированной. Если целью является убеждение, то к периоду вопросов следует тщательно подготовиться и отвести на него от 20% и более от общего времени выступления.

       Кроме  того, если аудитория маленькая и достаточно знакомая, то можно разрешить им задавать вопросы по ходу презентации. Однако лучше, если будет отведено отдельное время для вопросов. Это поможет лучше контролировать презентацию и избежать перехода с темы на тему. Прерывание хода предоставления аргументов портит общее впечатление и несет риск потери контроля над ситуацией, поэтому лучше попросить аудиторию отложить вопросы на конец презентации.

       При  подготовке к данной части  выступления необходимо попытаться  предугадать возможные вопросы и попытаться дать на них ответы, чтобы вопрос не застал врасплох, ответ не потребовал длительного обдумывания.

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Наглядные материалы

 

 

       Наглядные  материалы помогают выступающему  и публике запомнить основные  пункты выступления. Большинство  формальных презентаций включают  в себя использование наглядных  пособий. Они используются как  профессиональными ораторами, поскольку  помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичками, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

       Существуют  два основных типа наглядных  пособий:

       - Текстовые. Помогают слушателю следить за  ходом развертывания аргументов; используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании;

       - Графические. Иллюстрируют главные пункты  выступления; создают образы, которые  влияют морально и создают  более глубокое и основательное  впечатление от презентации; помогают в запоминании.

       Как  текстовые, так и графические  наглядные пособия должны быть  достаточно просты, т.к. зрители не  могут одновременно слушать оратора  и анализировать и воспринимать  сложные наглядные пособия.

       Текстовые наглядные пособия должны состоять не более чем из шести строк, не более чем с шестью словами в строке. Они должны быть написаны большими буквами с использованием пустого пространства между ними.

       Графические  наглядные пособия обычно представляют  собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала, его краткий смысл должен быть там написан (например, подпись под графиком: «Прибыль возросла на 15%»).

       При  представлении наглядных материалов  нужно, чтобы слушатели одновременно  слушали оратора и извлекали  смысл из материалов. Основные  правила по использованию наглядных  пособий:

       - Удостовериться, что все видят демонстрируемые материалы;

       - Дать  аудитории время, чтобы прочитать  и понять смысл, прежде чем  им предстоит продолжить слушать  речь;

       - Одно  наглядное пособие должно выражать  одну идею;

       - Иллюстрировать  только главные пункты, а не  всю презентацию;

       - Не демонстрировать того, что может конфликтовать с презентуемым;

       - Не  читате то, что написано на  наглядном пособии, а перефразировать  и дополнять;

       - По  завершении дискуссии по проиллюстрированному  вопросу убрать материалы от  аудитории.

       Необходимо помнить, что наглядные материалы лишь дополняют выступление.

       При  проведении презентации выбор  средств для визуализации идей  довольно широк и постоянно  расширяется благодаря техническому  прогрессу. К ним относятся:

       1. Тексты. Во время презентации полезно предоставить публике план выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты эффективны при небольшой аудитории, активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т.к. вовлекают слушателей в чтение материалов и отвлекают от речи, что может привести к потере основной идеи выступления со всеми вытекающими последствиями.

       2. Доски. Когда выступление адресуется  небольшой группе людей и необходимо  нарисовать главную мысль, доски (для мела или маркера) являются наилучшим средством. Но в некоторых ситуациях это недостаточно формально и отнимает время от выступления.

       3. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к  верху доски, очень иллюстративны. Можно повесить несколько диаграмм: по одной на каждый пункт выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Общее правило - не помещать более 4 графиков на одну диаграмму.

       4. Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку  позволяют иллюстрировать речь. Кроме того, не надо гасить свет, таким образом, не теряется связь с аудиторией. Еще одним существенным удобством данного метода является простота в подготовке материалов: достаточно напечатать их на обычном листе бумаги. Именно поэтому проекторы получили широкое распространение.

       5. Слайды. Содержанием слайдов может быть  текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Слайды являются лучшим  способом создания формальной, профессиональной  атмосферы. Кроме того, они предлагают  самые широкие возможности. Из недостатков слайдов следует отметить, что на время показа теряется контакт с аудиторией, т.к. приходтся выключать свет. Перед презентацией также необходимо проведение тренировки с оператором слайд-проектора и проверки исправности аппаратуры.

       6. Другие средства иллюстрирования речи (аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации) тоже могут использоваться в презентации. Следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовки материалов.

 

 

6. Мастерство успешного проведения презентаций

 

 

       Если  выступление распланировано и  подготовлено, целесообразно перейти  к тренировке речи. Выделяются  следующие виды речи:

       1. Запоминание. Следует избегать запоминания  речи целиком, особенно если она длинная, чтобы не привязываться к тексту и контролировать ситуацию, редактируя речь по ходу выступления.