Презентация как особая форма деловой коммуникации

Негосударственное образовательное учреждение

 высшего профессионального  образования 

«Гуманитарно-экономический и технологический институт»

 

Кафедра_________ Экономика и управление______________________

 

Дисциплина_____ ДЕЛОВЫЕ КОММУНИККАЦИИ______________

 

РЕФЕРАТ

 

Тема: ___ Презентация как особая форма деловой коммуникации.

 

Выполнил: Рогачёва Елена Михайловна

Государственное и муниципальное управление                                                                                                                         

заочная (с применением дистанционных технологий)  Курс 3  Группа ГМУ-32а

Преподаватель:

                                                                    ______________________________

(ученая степень, ученое звание)

    ______________________________________________________________

(должность, Ф.И.О.)

Дата защиты реферата:

«___» ___________ 201_г.                             Оценка: ______________________

 

Подпись: _____________________

                                                                                                        (ФИО преподавателя)

Москва, 2014г.

 

 

 

 

Содержание

1. Введение           3

2. Подготовка презентации        4

3. Планирование презентации       8

4. Разработка презентации        10

5. Наглядные материалы        14

6. Мастерство успешного проведения презентаций    16

7. Подготовка к ответам на вопросы из аудитории    18

8. Заключение          19

Список литературы         19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Введение

 

 

       Презентация  является одной из форм деловой  коммуникации, служащей для представления аудитории какой-либо информации с определенными целями.

       В данной  работе рассматриваются вопросы  подготовки и требования к  содержанию презентации.

       Выделяются  следующие основные виды презентации:

       - презентация организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями указанной презентации являются создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. Подобная презентация является частью рекламной кампании организации;

       - презентация  товара. Целью данной презентации  является создание знания о  новой марке, товаре или услуге  на целевом рынке, ознакомление  потребителей с новыми возможностями  товара, формирование предпочтения марке и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    2. Подготовка презентации

 

       Презентации  очень похожи на интервью и  деловые встречи: в процессе подготовки  необходимо определить цели, проанализировать  аудиторию, разработать план для  презентации собственной точки  зрения. Вместе с тем, презентация представляет собой событие более массового характера, не ориентированное на эмоциональные аспекты или персональные проблемы.

       Подготовка  презентации включает в себя  следующие основные этапы:

       1. Анализ  состава, цели, характера и состояния аудитории.

       2. Планирование  и развитие вступления, основной  части и заключения для длинной  формальной презентации.

       3. Выбор, разработка вариантов использования  демонстрационно-наглядных материалов.

       4. Непосредственная подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.

       5. Подготовка  к ответам на вопросы из  аудитории.

       Рассмотрим  составляющие каждого из данных  этапов подробнее.

 

       Анализ  цели

       Презентации  могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации:

       - Мотивирование  или развлечение. Если цель презентации  имеет такой характер, то необходимо  тщательно подготовить лишь саму  речь без особого внимания на подготовку к вопросам;

       - Информирование  или анализ. Когда целью является  информирование или предоставление  анализа, такая презентация предусматривает  взаимодействие с аудиторией. Чаще  всего данная презентация представляет  собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях;

       - Убеждение  или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода мероприятиях или в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее, о чем идет речь, затем представляются аргументы в пользу определенной точки зрения и предпринимается попытка склонить присутствующих к нужным действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того, необходимо чувствовать ситуацию при взаимодействии с аудиторией.

       Зачастую  презентации используют несколько  из перечисленных целей одновременно.

       После  постановки цели для презентации необходимо приступить к анализу аудитории.

 

       Анализ  аудитории

       Аудитория  является базовым элементом презентации, поэтому анализу аудитории необходимо  уделить особое значение. Добиться  лучшего результата можно при  знании характеристик будущей аудитории и использовании полученных данных в подготовке к презентации.

       Сначала  необходимо определить размер  аудитории. Маленькие группы наиболее  удобны для обсуждения и убеждения. Когда в группе больше 12 человек, нормальное обсуждение затруднено.

       Существует  прямая зависимость размера аудитории  от целей презентации: чем меньше  цели предполагают участие аудитории  в презентации, тем больше может  быть размер аудитории и тем  меньшее значение может придаваться  качеству людей, пришедших на презентацию.

       Также  необходимо сопоставить другую  информацию об аудитории. Вопросы, на которые желательно знать  ответы перед презентацией:

       1. Будет  ли аудитория в основной своей  массе дружественна, безразлична  или негативно настроена к  вашей точке зрения.

       2. Интересуют  ли ее темы, через которые вы  хотите убедить принять участие  в конкретном действии.

       3. Какой  у аудитории уровень понимания, образованность.

       4. Сколько  она знает о том, что собираются  ей преподнести.

       5. Знает ли она вас.

       6. Уважает  ли она вас.

       Ответы  на данные вопросы помогут  выбрать лучший путь для поведения  эффективной презентации.

       В процессе  проведения анализа аудитории  следует выяснить ее следующие  характеристики:

       1. Размер и состав аудитории:

       - Сколько  человек придет на презентацию;

       - Политические, религиозные, профессиональные комплексы  или предубеждения;

       - Соотношение  мужчин и женщин, возраст присутствующих, отношение присутствующих к определенным социальным и этническим группам, профессиональные аспекты деятельности присутствующих.

       2. Анализ  возможной реакции публики:

       - Для  чего конкретные люди пришли  на презентацию;

       - Определение  отношения публики к предмету  презентации:

       1) Заинтересована в нем аудитория или равнодушна.

       2) Как  аудитория реагировала на презентации  такого рода в прошлом.

       3) Какие  стороны предмета презентации  и в каком свете лучше показать  данной аудитории.

       4) Возможные  затруднения в понимании частей презентации.

       - Настроение  публики в момент презентации (усталость, голод и т. д.);

       - Определение  способа преподнесения информации, который будет наиболее эффективным  и произведет наибольшее впечатление  на присутствующих: предоставление технической информации, статистического анализа, исторической информации, демонстрация, подобный пример и т. д.;

       - Предугадывание  ответа публики, реакции на действия  выступающего;

       - Моделирование  наихудшей аудитории и действие  в такой ситуации;

       - Возможные  уточнения и вопросы;

       - Анализ  худшего, что может произойти  на презентации.

       3. Уровень  понимания аудитории:

       - Знает  ли аудитория что-нибудь об  объекте презентации, например, есть  ли среди присутствующих кто-либо со знаниями по данному вопросу;

       - Знакома  ли аудитория со словарем выступающего;

       - Все  ли способны понять то, что  говорится;

       - Какую  поддерживающую информацию необходимо  предоставить аудитории для лучшего  понимания предмета;

       - Конкретные цифры и спецификации, которые могут попросить предоставить или нужно будет сказать;

       - Включает  ли в себя объект презентации  рутинное, длительное предоставление  информации, знакома ли тема присутствующим.

       4. Отношения  презентующего с публикой:

       - Как  аудитория обычно реагирует на  выступления ораторов;

       - Насколько  аудитория дружественна, открыта, гостеприимна  определенной точке зрения и  стилю презентации;

       - Как  аудитория настроена по отношению  к выступающему;

       - Чего  присутствующие ожидают от выступающего;

       - Прежние  отношениях с аудиторией;

       - Определение  роли и статуса презентующего;

       - Есть  ли у аудитории склонности, которые  могут работать против выступающего;

       - Возможное  отношение публики к построению презентации;

       - Какие  аспекты сопроводительной информации  будут выглядеть для данной  аудитории наиболее убедительно.

 

 

3. Планирование презентации

 

 

       Разработка  стратегии разворачивания выступления  сложнее написания документа. Если не сделать презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным образом, т.к. участники могут просто не понять или прослушать важные пункты выступления.

       Для  максимального эффекта и достижения  намеченных целей после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана презентации.

       Первым  этапом является определение  главной идеи, вокруг которой  будет строиться презентация. Главная  идея должна быть связана с  объектом презентации и служить  стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую информацию. Необходимо разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию и ее объект интересной для аудитории. Формулировать главную идею следует в одно предложение, например:

       - Спрос на низкокалорийные высококачественные замороженные продукты повысится из-за социальных и экономических перемен;

       - Реорганизация  кассового отдела приведет к  улучшению сервиса с одновременным  понижением затрат;

       - Размещение  заказа у нас имеет смысл потому, что мы предлагаем быструю доставку и скидки;

       - Новая  программа оздоровления побудит  рабочих к более качественному  труду и уменьшит пропуски  по болезни.

       Каждый  из примеров содержит главную  информацию о конкретном предмете  презентации, благоприятно воздействующую на аудиторию.

       С разработанной  главной идеей выступления необходимо  приступить к планированию его  времени и структуры. Структура, утверждаемая для выступления, должна  быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и отведенного для выступления времени.

       Если  для выступления 10 или меньше  минут, необходимо организовать  его так, чтобы осветить основные  пункты, следовательно, оно будет  похоже на короткую выдержку  из полной, развернутой презентации. Начинать следует с небольшого плана будущей речи, в основной части объяснить все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторить основные части выступления и главную мысль.

       Более  длинные презентации должны быть  организованы как отчеты. Если целью является развлечение, мотивирование или информирование, следует использовать естественный порядок в зависимости от объекта презентации. Если же целью является анализ, убеждение или склонение к сотрудничеству, необходимо организовать презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Если аудитория настроена дружественно и восприимчива, можно использовать натуральный порядок, если, наоборот, чувствуется сопротивление аудитории, необходимо аккуратно использовать основные аргументы.

       При  потере слушателями внимания и нити выступления они могут пропустить важные пункты презентации при отсутствии возможности просмотра сказанного ранее. Необходимо планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Организация передачи основных мыслей аудитории является одной из задач выступающего.

       Следует  объяснить аудитории организацию  выступления и лимитировать количество  основных пунктов до 3-4, даже если  презентация довольно длинная. Необходимо удостовериться, что выбраны наиболее полезные и интересные данные, чтобы контролировать внимание публики. Поскольку слушатели не могут пропускать ненужную информацию, как во время чтения, необходимо сократить ее до минимума.