Древняя письменность

Чины от I до IX класса по службе могли получить потомственное дворянство, от X до XIV – личное дворянство. Согласно «Табели о рангах», утвержденный Петром I:

      обер-секретарь  Сената получил - чин IV;

      обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской коллегии - чин VII;

      обер-секретарь в коллегии, секретарь Сенате –чин VIII класса;

      секретари в воинской и иностранной коллегии, а также сенатские протоколисты и переводчики – чин IX класса;

      секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты  воинской, адмиралтейской и иностранной коллегии получали -чины X класса;

      секретари в надворных судах и канцеляриях, в губерниях – чины XII класса;

      секретари в провинциях, переводчики и протоколисты коллежский актуариус и регистраторы сенатские – чины XIII класса;

      актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях – чины XIV класса.

Начиная с XVIII в. эволюция «Табели» шла в направлении ее упрощения, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии. В результате к началу XIX в. номенклатура гражданских чинов приобрела вид:

Класс чина                    Название чина

I                                                        Канцлер:Действительный тайный советник

II                                                        Действительный тайный советник

III                                          Тайный советник

IV                                          Действительный статский советник

V                                                        Статский советник

VI                                          Коллежский  советник, военный советник

VII                                          Надворный советник

VIII                                          Коллежский асессор

IX                                          Титулярный советник

X                                                        Коллежский секретарь

XI                                          Корабельный секретарь

XII                                          Губернский секретарь

XIII                                          Провинциальный секретарь

XIV                                          Коллежский регистратор

Одним из главных организационных принципов государственной службы было обязательное прохождение всей служебной лестницы снизу вверх целиком, начиная с выслуги низшего классного чина. В каждом классе чиновник должен был прослужить известный минимум лет, но за особые заслуги по службе этот срок мог быть сокращен.

Среди проявлений чинопочитания важное значение приобрели формулы титулования – титул по классу или должности. Хотя эти формулы не были установлены законом и сложились постепенно на практике, к концу XVIII в. титулов было пять:

I и II классы – ваше высокопревосходительство;

III и IV классы – ваше превосходительство;

V класс – ваше высокородие;

VI-VIII классы – ваше высокоблагородие;

IX-XIV классы – ваше благородие.

Титул использовался во всех случаях обращения устного и письменного к вышестоящему по службе или по общественному положению.

Развитие государственного аппарата шло в направлении оформления абсолютизма в соответствии со следующими закономерностями: усиление монархической власти, бюрократизация, проявившаяся в обособлении однотипных функций управления и установлении системы подчиненности, разрыв с сословным принципом его формирования.

2.2.Состав документов, правила их составления

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в Генеральном регламенте. Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология.

Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями,  определялись их соподчиненностью.

Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест» установил закон 1775 г. от вышестоящих учреждений подчиненным направлялись указы; подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции  рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.

В XVIII в. появляется новый вид документа – протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.

Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, которые стали называть прошения челобитчиковы. В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение.

В XVIII в. активно развиваются другие системы документации. Для  «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др.

Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами пользовались нотами, меморандумами, письмами; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация включила допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов.

Бухгалтерский учет отражался в балансе – особой таблице, показывающей  состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки. В XVIII веке активно складывается система документации по личному составу:  введены формулярные (послужные) списки чиновников – документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию.)

Формуляр документа в XVIII в. также претерпел значительные изменения. Было утверждено три образца бумаги разной стоимости. Изображения клейма (государственный герб – двуглавый орел) были разных размеров соответственно стоимости бумаги: «большое клеймо» , «среднее» и «меньшее».Проставление клейма в установленном месте организовывало текст документа, создавало определенность его размера.

Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить их тетрадями: «Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы».

Введение листовой формы документа изменило его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты – регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий).

Документ начинали с обозначения адресата, который начинался с предлога «в» и писался вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную Берг-коллегию». Автор указывался под адресатом и в большинстве случаев начинался предлогом «из»: «Из  Тульского уездного суда». Далее, писали наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание: «рапорт о получении указа».

Подпись включала наименование должности, имя  и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали,  так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.

Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года».

Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В гл.13 Генерального регламента определен порядок пользования печатями.

На документах XVIII в. наблюдается большое число отметок. Прежде всего -  это резолюция, ее писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, и т.д.

2.3.Регистрация документов, контроль за их исполнением

и организация их хранения

Большое внимание в законодательных актах XVIII в. уделялось охране интересов государства и государственной тайны. Задачу охраны документов ставила и их регистрация.

На поступившем документе регистратор проставлял номер и дату получения, в общем журнале давалось содержание документа с указанием, кому послано на исполнение. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги: в книгу «С» записывались в хронологической последовательности документы, полученные от государя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов; в книгу «Д»- документы других коллегий и местных учреждений. К книге «Д» составлялся реестр с указанием адресатов – коллегии и провинций, откуда получены документы.

Регистрация исходящих документов проводились следующим образом. В книге «А» регистрировались документы, адресованные царю. Указывались дата «посланного» документа, его краткое содержание, «к кому, куда отправлено». Затем копиист переписывал в книгу текст документа «с числом и подписанием всех чинов». В книге «В» таким же образом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии, губернским учреждениям и отдельным лицам.

Принятый в государственных учреждениях порядок делопроизводства копировался и в вотчинных хозяйствах.

В особый вид работы с документами выделяется контроль за их исполнением. По указам от 2 5 марта 1711г. учреждается должность фискала – специальная централизованная надзорная система, важнейшей задачей которой было путем негласного надзора и изучения канцелярского делопроизводства следить за исполнением указов и регламентов должностными лицами, за соблюдением имущественных интересов казны.

Во многих указах оговаривались сроки исполнения документов: отправлять в тот же день, когда принято решение, а срочные «того же часу сказывать».

Непосредственный контроль за исполнением документов должен был осуществляться следующим образом. Прокурор коллегии наблюдал за порядком, законностью решения дел, за деятельностью канцелярии, за исполнением указов местными учреждениями. Он вел книгу, в которой записывалось, когда какой указ составлен, что по указу исполнено и в какое время.

За исполнением решений, принятых коллегий, наблюдал нотариус, который вел «роспись», «какие дела в прошлой неделе не вершены», т.е. в нее вносились все документы, прежде всего указы царя и Сената, намеченные к слушанию. Эта роспись во время заседаний находилась на столе перед президентом, поэтому называлась настольным реестром. В канцелярии велись реестры по «исполненным и вершенным, но не исполненным» документам.

В настольном реестре местных учреждений предписывалось указывать, когда какой документ поступил, когда должен рассматриваться на заседании, какое принято решение, что указы по этому решению разосланы и исполнены. Однако, несмотря на угрозу смертной казни за просрочку решения вопроса, документы исполнялись медленно, а многие просто не исполнялись.

В XVIII в. утверждается термин для обозначения хранилищ документов – «архив».Указом 1724г. был образован архив старых государственных дел, где хранились документы Посольского приказа. Сформировался архив Вотчинной коллегии.

В архиве дела описывались, к описям составлялись алфавиты личных имен. В коллегиях архивом ведал актуариус.

Подводя итоги, можно отметить существенные отличия в организации управления и делопроизводства от предшествующего периода. В XVIII в. была создана новая система органов управления с единообразной структурой учреждений, четко установленной компетентностью и коллегиальной формой деятельности. Ведение делопроизводства расписывалось в регламентах создаваемых коллегий.

ГЛАВА 3.ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО УЧРЕЖДЕНИЙ

РОССИЙСКОЙ ИМПЕРИИ XIX в.

3.1.Государственное управление. Общая организация делопроизводства

Начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. Основой  организации их деятельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX – начала XX вв. называют министерским.

В состав высших государственных учреждений наряду с Правительствующим Сенатом вошли вновь, созданные Комитет министров, Государственный совет.

Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями – министерствами. Высшие государственные учреждения – Сенат, Комитет Министров, Государственный совет – сохранили принцип коллегиальности при рассмотрении и решении вопросов управления. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного Совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775 г.