Древняя письменность

В местных учреждениях делопроизводство велось паралельно двумя писцами - земским и наместническим дьяками.

Уложением 1649 г. был введен ряд норм о порядке письменного оформления различных договоров, установлена форма договора — крепости, особого юридического документа, которым обычно оформлялись сделки на земельное владение, крепостных крестьян, кабальных холопов.

Основная особенность типового  формуляра документа XVI в. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст. Такие

его реквизиты, как наименование вида, автор, дата, а иногда и адресат, не выделялись из текста.

Процесс организации работы с документами  в период приказного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения (обычно на оборотной  стороне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика  черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Удостоверение документа в VI-XVII в. было  весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, … для того устроены они, думные дьяки». Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и  затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см.) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины      например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м.), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «став».

Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали  инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы по мере их накопления, т.е. для учреждений XVI-XVII вв. характерна                      «столбцовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI-XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом, который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Многие грамоты начинались с обозначения автора- царского титула, затем указывался адресат - конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста – «Писана на Москве в 7168 году».Приговоры, как правило, начинались с даты составления – «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула – «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил составления и оформления документов, придавших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.

1.3.Рассмотрение и организация движения,

регистрация  документов, контроль за их исполнением

Работа с документами в учреждении - это прежде всего их составление, рассмотрение поступивших документов, решение вопросов, затронутых в них, отправление документации.

Решением ключевых вопросов политического, административного и военного управления находилось во власти царя. Всякое повеление, исходившее от него считалось законом. Оно оформлялось именным указом. Рычаги феодальной экономики и социальных отношений держала в своих руках Боярская дума. По этим вопросам законодательные акты принимались царем совместно с думой. Дума выносила приговор.

С целью освободить главу государства от решения мелких дел, а также для ускорения рассмотрения документов статьей 7 Судебника 1550 г и указом 1639 г. запрещалось подавать просьбы непосредственно царю, за исключением дел о государственных преступлениях.

Движение входящего документа начиналось  с установления факта его получения. Отметка об этом делалась обычно под адресом. После регистрации документ рассматривался дьяком, который писал на нем  помету (резолюцию) — распоряжение: что должен сделать подьячий  для подготовки ответного документа. Согласно помете дьяка на челобитной подьячий по писцовым, переписным и другим книгам составлял выписку, в которой указывал, например, где находилось земельное владение, за кем оно записано.Делались выписки из законодательных актов по данному вопросу.  На основе всех документов составлялась записка с изложением содержания вопроса, решение по нему оформлялось приговором, после вынесения которого дело поступало в стол, ведавшее определенной территорией или вопросом. В соответствии с приговором челобитчику выдавали грамоту или выпись из книг, воеводе посылали грамоту или память. Если документ не требовал ответа или исполнения ставилась помета: «к отпуску», «в столп».

Высшей инстанцией по отношению к местному суду была Боярская дума. В нее передавались дела из местного суда, когда между приказными судьями не было согласия.

Спорное дело решалось путем судебного разбирательства и сопровождалась не только соответствующими выписками, но и допросами, сказками и другими документами.

В приказной (губной) избе входящий документ (челобитная, извет) рассматривался воеводой с дьяком. После этого составлялся судный список, где излагались содержание просьбы, доводы противника, содержание представленных им документов и приговор. В уголовных делах все действия при  следствии: обвинение, допросы, показания свидетелей - записывались отдельно на листах, а потом склеивались.

Документы, подготовленные к отправке,  свертывали в столбец, а некоторые правительственные документы складывали в виде конверта и запечатывали сургучной печатью.

Регистрация документов как запись сведений о них была введена прежде всего для охраны документов. По царскому указу 1683 г. челобитные в приказах принимались подьячими и записывались в книги. В каждом столе приказа заводилась на один год своя записная книга, которая скреплялась приписью дьяка. В ней указывались имя подателя документа и помета дьяка.

Своеобразной была регистрация исходящих документов. После выдачи документу челобитчику и отсылки грамоты воеводе, в особые записные книги подробно записывалось их содержание. На документах делались отметки об их регистрации. Исполнение документов контролировалось. Рассылались специальные  памяти с предписанием об исполнении какого-либо указа. В ответ на них получали «доезд», или «доезжую память», об исполнении.

Контроль центральной власти был обращен главным образом на финансовые документы. Ежемесячно в приказах составлялись финансовые книги «вершенных дел» и книга дел, посланных «к розыску».

В записных книгах приказных изб предписывалось указывать время исполнения документа, а на полях документа делать отметку о его исполнении.

В делопроизводстве приказов  зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Итак, эволюция государственного аппарата от учреждений, обслуживавших великокняжеское хозяйство, привела к иерархии учреждений централизованного государства: Боярская дума, приказы, воеводские избы. Сформировался особый слой служилых людей-чиновников, подчиненных верховной власти и зависимых от нее. Дьяки и подьячие, являлись фактическими исполнителями правительственных решений.

ГЛАВА 2.ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО УЧРЕЖДЕНИЙ

РОССИЙСКОЙ ИМПЕРИИ В XVIII в.

2.1.Организация управления

В первой четверти XVIII в. В России сложилась новая система государственных учреждений, соответствовавшая особой форме феодально-крепостнического государства – абсолютной монархии. В руках царя сосредоточилась вся полнота власти.

Глава государства был носителем законодательной и исполнительной власти. Последняя осуществлялась зависимым от него аппаратом, реорганизация которого началась с создания в 1711 г. Сената как высшего органа управления с функциями правосудия, решения финансовых вопросов, общих вопросов управления отраслями государственного хозяйства. Сенат заменил Боярскую Думу. Заседало в Сенате девять человек, в Боярской думе к концу XVII в.- более 100.

В 1719 г. был определен состав канцелярии Сената: обер-секретарь, секретари, переводчик, нотариус, актуариус, регистратор, канцелярист, переплетчик, вахмистр и  регламентированы их обязанности. Вопросы , рассматривавшиеся Сенатом, решались коллегиально.

Первым центральным учреждением нового типа была открытая в 1699 г. в Москве Бурмистерская палата, ведавшая посадским населением, - предшественница Главного магистрата, созданного в 1720 г на правах коллегии. К концу первой четверти XVIII в.  Вместо 44 приказов было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Главными считались три коллегии: Чужестранных дел, Военная, Адмиралтейская. Коммерц-коллегия, Мануфактур-коллегия и Берг-коллегия ведали торговлей и промышленностью. Камер-, Штатс- и Ревизион-коллегий были финансы.  Юстиц-коллегия ведала судопроизводством, Вотчинная–дворянским землевладением. Особое место занимала Духовная коллегия, игравшая роль высшего органа церковной власти. Для решения некоторых вопросов проводились совместные конференции Синода и Сената под председательством императора.

Коллегии получили право издания указов по вопросам, входившим в их ведение. Им подчинялись местные органы власти в губерниях-губернские канцелярии во главе с губернаторами.

Преимущество коллегий над приказами заключалось в различии принципа управления (коллегиальное обсуждение и решение дел), единообразии структуры, более четком разграничении функций, строгой законодательной регламентации их прав, обязанностей.

Учреждения XVIII в. Отличались от учреждений предшествующего периода способом их создания: обьявлением закона или реформой. Статус, устройство каждого государственного учреждения теперь оформлялись регламентом. Регламенты коллегий обсуждались в Сенате. На основании утвержденных регламентов отдельных коллегий и практической деятельности был составлен общий регламент – Генеральный, который был утвержден 28 февраля 1720 г. Он определял задачи, функции, структуру, порядок работы коллегий. Генеральный регламент был первым законодательным актом дореволюционной России, определившим порядок делопроизводства, который действовал до 1917 г.

Генеральный регламент устанавливал большую дифференциацию должностей и должностных обязанностей.

Коллегия состояла из присутствия (общего собрания членов) и канцелярии. Регламент определял состав присутствия коллегии: президент, вице-президент, советники, асессоры; обязанности его членов, порядок проведения заседания. Предписывалось «всем мнение свое свободно и явственно обьявлять по правому своему разумению и совести, невзирая  на персону». С тем чтобы высшее должностное лицо не оказывало давления на низшего по должности члена присутствия, предлагалось первым высказывать свое мнение асессорам, затем советникам и после них – вице-президенту и президенту. В случае если при принятии решений голоса разделялись поровну, принятым считалось то решение, за которое проголосовал президент.

Подробно была описана организационная работа канцелярии. Возглавлял канцелярию секретарь, которому поручалось общее руководство делопроизводством коллегии. Он готовил дела к заседанию коллегии и докладывал их. В регламенте специально оговаривалась очередность подготовки дел: сначала – «дела государевы», а затем – «частные», притом не по выбору, а в последовательности, указанной в реестре. От того, как секретарь подготавливал дело к слушанию на заседании, нередко зависело и решение вопроса коллегий. Секретарь вел учет решенных и нерешенных дел, хранил печать коллегий.

Были определены обязанности и других членов канцелярии. Нотариус вел протоколы по определенной форме, наблюдал за исполнением решений, принятых коллегий. Актуариус регистрировал документы и разносил их исполнителям. Регистратор отвечал за оформление указов, подготовленных в коллегиях, вел журналы входящих и исходящих документов. Все эти лица – канцеляристы - составляли тексты документов, копиисты переписывали их набело. Переводчикам поручались переводы с иностранных языков, для устных переводов была должность толмача. За порядком в канцелярии надзирал экзекутор.

Для четкого выполнения всех регламентированных канцелярских обязанностей необходимо обучение. Об этом говорилось в главе 36 генерального регламента. Это  положение было развито п.14 Табеля о рангах.