Разработка подсистема автоматизации учебно-учетной деятельности в спортивной школе

• накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• документы теряются;
• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
• на подготовку и согласование документов тратится много времени.

В каждой организации сложилась своя практика работы с документами, соглашения об единых правилах организации технологии и управлении. Эффективность – одно из наиболее общих экономических понятий. Эффективность можно определить как вероятность достижения цели. Цели внедрения системы электронного документооборота [5]:

• автоматизация делопроизводства;
• автоматизация потоков документов;
• автоматизация контроля исполнения документов и поручений;
• повышение исполнительской дисциплины;
• наведение порядка в работе с документами;
• сокращение времени на операции с документами;
• переход к безбумажным технологиям.

Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей. В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов [5]:

1. экономический – его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени и т.д.;
2. финансовый – расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами;
3. ресурсный – его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов и т.д.;
4. научно-технический – включает новизну, простоту, полезность СЭД;
5. социальный – его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом.

Начать процесс автоматизации работы с документами следует с изучения теоретических аспектов автоматизации. Рабочая группа из специалистов по делопроизводству и информационных технологий проводит системный анализ существующего порядка работы с документами, детально изучив все документопотоки в спортивном учреждении, функциональные обязанности работников, связанные с делопроизводством. Рабочими материалами такого анализа являются схемы и таблицы, описывающие документопотоки и виды деятельности на каждом участке делопроизводства. Работа по обследованию завершается итоговым документом, проектом системы делопроизводства и электронного документооборота, в котором прописаны цели, задачи, функции и структура информационной системы, как в целом, так персонально для каждого отдела. В проекте системы делопроизводства и электронного документооборота предполагается единая автоматизация всех рабочих мест работников ответственных за делопроизводство и документооборот. На основе созданного проекта системы делопроизводства и электронного документооборота можно или написать техническое задание на разработку системы автоматизации делопроизводства и документооборота под индивидуальный заказ, или найти уже готовую систему.

В результате внедрения системы электронного документооборота удается достичь:

• повышения исполнительской дисциплины;
• повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом;
• сокращения времени исполнения поручений;
• оптимизации маршрутов прохождения документов;
• повышения оперативности получения необходимой информации;
• качественного улучшения контроля различных направлений деятельности предприятия;
• повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели;
• обеспечения слаженной работы всех подразделений;
• упрощение работы с документами, повышение ее эффективности;
• повышение производительности труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Экономическая эффективность. В последнее время вопросы экономической эффективности систем автоматизации поднимаются все чаще и чаще. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект, но мы не будет останавливаться на математических выкладках и попробуем выделить основные факторы, влияющие на экономический эффект. При рассмотрении вопросов о необходимости внедрения систем электронного документооборота мы выделили основные выгоды, которые получает организация от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений. Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом - повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий. Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость систем. Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба внедряемой системы. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения – работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы. Таким образом, можно сказать, что внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения [6].

1.3 Сравнительный анализ инструментальных средств построения систем автоматизации учебно-учетной деятельности

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

• средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;
• средства для создания электронных документов;
• средства для организации и работы с электронным архивом; 
• технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;
• технологические средства, ориентированные на управление документами;
• инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции  с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.  Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом. Далее рассмотрим несколько базовых систем электронного документооборота, являющимися основными лидерами на российском рынке, которые составят серьезную конкуренцию разработанному программному продукту.

Во-первых, это система DocsVision, которая решает следующие задачи управления документами и процессами:

1. автоматизация документооборота и архива документов;
2. автоматизация управленческих процессов;
3. поддержка современных методик управления: управление качеством, процессное управление, управление знаниями;
4. синхронизация бизнес-процессов и процедур документооборота в ваших филиалах и отделениях, в том числе в других городах и странах.

Система автоматически собирает информацию о текущем состоянии обработки задания. В карточке задания отображается информация о текущем статусе обработки задания, проценте исполнения, комментариях, внесенных исполнителем, добавленных или обновленных файлах. Система позволяет также вносить информацию в карточку задания вручную в том случае, если задание не маршрутизируется. Система обеспечивает возможности автоматизации более сложных процессов обработки документов. Карточка процесса содержит специальный раздел - "Параметры процесса". При разработке шаблона процесса пользователь имеет возможность описать параметры конкретного процесса. При создании карточки экземпляра процесса пользователь может зафиксировать значения конкретных параметров процесса.

Система обеспечивает средства поддержки периодических процедур обработки документов, например, подготовку ежемесячных отчетов. Для реализации этого сценария необходимо указать периодичность выполнения задания при его описании и сохранить карточку задания в папке. Система будет периодически запускать сценарий по обработке указанного документа. Описание периодичности аналогично описанию периодического задания в Microsoft Outlook.

Система может использоваться для организации одноразовой или периодической рассылки широковещательной информации, например прайс-листов компании. Для этого необходимо завести карточку прайс-листа и периодическое задание, указав в качестве исполнителей группу, которой адресована рассылка. При этом указать тип маршрутизации - обычные сообщения. В качестве текста задания указать содержимое сообщения. Для реализации сценария необходимо только своевременно обновлять прайс-лист. Приложение DocsVision «Управление архивом документов» предназначено для автоматизации процессов формирования, учёта выдачи-возврата и хранения дел, содержащих бумажные экземпляры документов, вышедших из оперативного делопроизводства, и может использоваться для решения следующих задач:

1. создание электронного архива организации;
2. автоматизация деятельности работников архивной службы организации;
3. автоматизация деятельности работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ) в части ведения номенклатуры дел, а также формирования и оформления дел для последующей их передачи на архивное хранение.

Процесс формирования дел и архивирования документов, поддерживаемый приложением «Управление архивом документов», представлен на рисунке 1.2

Рисунок 1.2 - Формирование дел и архивирование документов

Ведение номенклатуры дел (блок 1) (ведение справочника номенклатуры   дел) – процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Формирование дел и томов (блок 2) – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им порядковых номеров. Списание документов в дела (блок 3) – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел. Передача дел во временное пользование (блок 4) – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование. Архивирование дел (блок 5) производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив. Передача дел в подразделения (блок 6) – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях. Передача дел на постоянное хранение (блок 7) – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения. Уничтожение документа в архиве (блок 8) – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.