Разработка подсистема автоматизации учебно-учетной деятельности в спортивной школе

Начальник отдела информационных технологий непосредственно руководит сотрудниками отдела ИТ. Контролирует все вопросы, решаемые отделом ИТ, и координирует работу сотрудников. Является связующим звеном между руководством и сотрудниками отдела. Руководит и контролирует выполнение всех работ связанных с обеспечением работоспособности компьютерной и копировальной техники. Руководит поиском и выбором поставщиков техники и программного обеспечения (ПО), заменой техники в соответствии с планами модернизации, разработкой, созданием и внедрением нового ПО, поддержанием его работоспособности и т.д.

Начальник административно-хозяйственного отдела является непосредственным руководителем для всех сотрудников административно-хозяйственного отдела. Является связующим звеном между руководством и сотрудниками отдела. Руководит хозяйством, контролирует чистоту и порядок в помещениях, ремонт помещений,  курирует вопросы, связанными с обустройством, интерьером, бытовыми условиями работы персонала.

Начальник отдела снабжения непосредственно руководит сотрудниками отдела снабжения. Руководит и контролирует  выполнение работ по обеспечению Спорткомбината необходимым спортинвентарем, тренажерами и оборудованием, организует партнерские отношения с поставщиком.

Начальник учебно-спортивного отдела является непосредственным руководителем для всех сотрудников учебно-спортивного отдела. Руководит работой сотрудников, а также контролирует процесс записи спортсменов в группы, назначение тренеров для групп. Следит за тем, как сотрудники выполняют свои обязанности.

Заведующий стадионом контролирует работу стадиона, контролирует работу персонала, следящего за состоянием газона, беговых дорожек, трибун. Обеспечивает порядок на стадионе.

Заведующий бассейном контролирует работу бассейна, контролирует работу персонала, следящего за температурой воды, температурой и чистотой помещения, своевременной сменой воды в бассейне.

Заведующий универсальным спортивным залом и малым залом руководит персоналом, обслуживающим эти залы. Следит за обеспечением чистоты залов, решает спорные вопросы по поводу расписания тренировок в этих залах. Следит за техническим состоянием помещений.

Заведующий тренажерным залом и залом для настольного тенниса является руководителем персонала, обслуживающего эти помещения. Производит контроль за исправностью тренажеров, столов для настольного тенниса, обеспечивает их сохранность. Следит за техническим состоянием помещений.

При выполнении выпускной квалификационной работы была поставлена задача автоматизации решения задач диспетчерской службы. Диспетчерская служба занимается сбором, обработкой, хранением, а также предоставлением требуемой информации о спортсменах, тренерах, расписании тренировок, месте их проведения и т.д. вышестоящим, подчиненным и взаимодействующим органам управления.

Диспетчерская служба взаимодействует с бухгалтерией, отделом кадров, отделом ИТ, а также с учебно-спортивным отделом.

1.2 Общие принципы разработки и функционирования систем автоматизации учебно-учетной деятельности

Автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами и участие электронных документов в системе информационного обмена. При этом документы, создаваемые в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с документами, то есть над каждым из них последовательно работает несколько сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями. Сокращаются рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Рынок систем электронного документооборота активно развивается, объективной основой этого процесса является широкое повсеместное использование персональных компьютеров и постоянно растущие требования к организации бизнеса.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно[1].

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории [2]:

• системы Workflow;
• системы коллективной работы пользователей над документами;
• системы, предназначенные для хранения и поиска документов;
• системы электронной почты.

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем. Основные функциональные возможности типовой системы данного класса можно определить следующим образом [2]:

• прием и обработка поступающей документации;
• регистрация внутренних и внешних документов;
• подготовка и рассылка исходящих документов;
• оперативный контроль исполнения документов;
• организация процедур согласования и визирования документов;
• автоматическое создание документов на определенных этапах выполнения бизнес-процесса;
• автоматическое заполнение реквизитов документов;
• организация сквозного документооборота между отдельными подразделениями предприятия (в том числе территориально удаленными);
• ведение электронного архива;
• ограничение доступа к документам, разграничение прав доступа к документам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников, обеспечение сохранности документов;
• возможность подготовки стандартных отчетов и отчетов, сформированных по запросу пользователя;
• возможность работы с документами удаленных пользователей по каналам INTERNET/INTRANET;
• наличие дополнительных сервисов, например, автоматическая рассылка уведомлений, возможность работы с графической информацией (чертежами, схемами и другими).

Задачи, решаемые системами электронного документооборота. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности государственных структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих подразделений, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

Рассмотрим общий спектр задач электронного документооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Жизненный цикл состоит из двух основных стадий. На первой стадии это разработка документа, которая может включать собственно разработку содержания документа, оформление документа, утверждение документа. В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются правами доступа конкретного пользователя. Вторая стадия – это стадия опубликованного документа, которая может содержать: активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право - доступ на чтение. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

Комплекс задач автоматизации документооборота должен обладать следующими функциональными возможностями, поддерживающими основные задачи и функции делопроизводства [3]:

• учетной обработки документов;
• доведения документов до должностных лиц;
• контроля исполнения резолюций;
• подготовки отчетных документов делопроизводства;
• архивирования документов и поиска их в архивах;
• ведения и использования разнообразных справочников, классификаторов и шаблонов, необходимых в делопроизводстве.

К системам электронного документооборота (СЭД) предъявляются такие требования как масштабируемость, распределенность, модульность и открытость.

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так, и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру, часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции [3].

Основные принципы внедрения СЭД. Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом [4]: