Информационные технологии управления

Сервер используется несколькими клиентами совместно, поэтому каждый сервер должен иметь большую производительность, обладать высокой надежностью и обеспечивать безопасность данных.

Технология клиент-сервер — магистральной направление  современных разработок в области  мощных информационных систем. Этот подход открывает целый мир новых применений для компьютеров. Для того, чтобы эффективно использовать технологию клиент-сервер, приходится перестраивать организационную структуру предприятия и организацию бизнеса.

В общем виде информационная технология управления фирмой, построенная на базе данной архитектуры, должна содержать в своем составе автоматизированные рабочие места администраторов офисных систем и службы информационной безопасности, администрации органов управления фирмой и специалистов, выполняющих конкретные функции в фирме.

В данном случае для фирмы  “Лотос” возникает вопрос о создании в фирме корпоративной вычислительной сети, которая состоит из нескольких подсетей различных структурных  подразделений, которые объединены каналами связи. Отделения фирмы  могут быть крупными, средними и малыми. Крупное отделение становится центром обработки и хранения информации. Управление всеми подразделениями фирмы производится из центрального  офиса. К малым отделениям относятся различные обслуживающие подразделения (сеть магазинов и оптовых складов, как в Москве, так и в регионах). Малые подразделения считаются как удаленные от офиса. Стратегическое назначение удаленного отделения — разместить службы сбыта и технической поддержки ближе к потребителям. Связь с клиентами, которая в значительной степени влияет на доходы фирмы, будет более продуктивной. Если все сотрудники получат возможность по уровням доступа выходить на корпоративные данные в любой момент времени.

При построении корпоративной  вычислительной сети прежде всего определяется предполагаемая функциональная структура фирмы: количественный состав и статус офисов и отделений. Обосновывается необходимость в развертывании своих частных сетей связи или производится выбор провайдера коммуникационных услуг, который способен поддерживать требования, предъявляемые фирмой к каналам связи. В основе разработки лежит функциональная структура самого предприятия.

 

ГЛАВА 4. ПРОГРАММНОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИТ УПРАВЛЕНИЯ ФИРМОЙ “ЛОТОС”.

4.1. Проведение и обоснование оптимального  выбора программного обеспечения.

Выбор программного обеспечения информационной технологии фирмы определяется требованиями, предъявленными к современной технологии, перечнем решаемых задач и конфигурацией комплекса технических средств, используемых на предприятии. Такими требованиями являются: надежность, эффективность использования ресурсов вычислительной техники, структурность, модульность, эффективность по затратам, дружественность по отношения к пользователям и т.д.

Системное сетевое программное  обеспечение должно обеспечивать единое централизованное управление каталогами всех серверов, так как все подразделения фирмы тесно взаимодействуют друг с другом на основе локальной вычислительной сети. Необходимо наличие серверов приложений, работающих под управлением сетевой операционной системы нового поколения.

Сетевая операционная система  для высокой производительности работы должна включать в себя следующие инструментальные средства:

- инсталляцию сетевой  ОС и конфигурирование клиента  в модели “клиент-сервер”;

- службу каталогов;

- файловые функции;

- службы печати;

- средства управления  правами пользователей;

- развитые средства  защиты сети;

- интегрированные функции  передачи сообщений;

- многопротокольную маршрутизацию;

- возможность работы  в режиме “клиент-сервер”. 

 

4.2. Комплексная автоматизация фирмы.

Для автоматизации финансово-хозяйственной  деятельности фирмы, требующей комплексного подхода, используются прикладные программы, которые обеспечивают создание информационной структуры, поддерживающей все бизнес-процессы.

В настоящее время рынок программных продуктов предлагает большое количество разнообразных прикладных программ для автоматизации оперативного учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, например: “БЕСТ”, “РС-БАЛАНС”, “ПАРУС”, “АСПЕКТ”, “1С” и др.

Так как фирма “Лотос” имеет разветвленную сеть магазинов и оптовых складов, как в Москве, так и в регионах, то в качестве программного обеспечения комплексной информационной технологии управления организацией  можно использовать программные комплексы, реализованные в архитектуре “клиент-сервер” (например, пользовательские программные комплексы “ГАЛАКТИКА”, R3 и др. ). 

Основными принципами, реализованными в таких программных комплексах, являются: интегрированность, модульность, доступность, открытость, адаптивность.

Комплексная автоматизация  на базе таких систем обеспечивает:

- защиту от простых  и сложных схем “утечки” финансов  и товаров путем протоколированиях  всех операций;

- специальные схемы  планирования и минимизации налогообложения;

- оперативный контроль за исполнением персоналом любого уровня своих функциональных обязанностей и как следствие, более эффективное использование персонала;

- возможность быстро  принимать решения об изменениях  ассортимента или ценовой политики, дозакупках или прекращении закупок;

- средства оперативного  реагирования на изменения законодательства  без привлечения разработчиков;

- возможность стандартизации  технологии управления построение  консолидированной отчетности;

- ведение электронных  архивов без дополнительных затрат;

- высвобождение дополнительных внутренних ресурсов без обращения к внешним источникам.

Решение всего комплекса  задач, на который ориентирован автоматизированный программных комплекс, обеспечивается четырьмя контурами:

1. Контур административного  управления.

2. Контур оперативного управления.

3. Контур управления  производством. 

4. Контур бухгалтерского  учета. 

4.3.Схема  модульной структуры программного  комплекса.

Модульный принцип построения программного комплекса допускает  как изолированное использование  отдельных программных модулей, так и произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости. Структура автоматизированного программного комплекса следующая:

Кадры:

учет и управление кадрами.

Маркетинг:

Анализ рынка товаров  и услуг.

Производители. Цены. Реклама. Конкуренты.

Ценовая политика.

Каналы сбыта.

Анализ товарооборота.

Планирование:

Календарно-сетевое хозяйственное  планирование мероприятий, ресурсов.

Финансовое планирование и управление.

Управление  логистическими процессами (закупки, продажи, материально-техническое снабжение  и сбыт):

Управление закупками. Ведение договоров, обработка заказов (снабжение).

Управление продажами. Ведение договоров, обработка заказов (сбыт и реализация продукции, услуг, работ).

Управление консигнационными операциями.

Управление бартерными операциями.

Внутрифирменные складские  операции.

Управление терминальными (транзитными) операциями.

Розничная торговля с  использованием интеллектуальных кассовых аппаратов. Штрих-код-идентификация. Обмен  валюты.

Оперативная и аналитическая  отчетность, в том числе торговая.

Управление расчетами  с поставщиками, получателями. Учет штрафных санкций, обязательств.

Контроль выполнения договоров.

Аналитическая отчетность.

Делопроизводство.

Управление документооборотом.

Регламент и контроль исполнения.

Бухгалтерский учет.

Кассовые операции.

Финансово-расчетные  операции.

Учет материальных ценностей.

Учет МБП.

Основные средства и  нематериальные активы.

Валюта. Зарплата.

Дебиторы/кредиторы.

Сводная бухгалтерская  отчетность.

Генератор произвольных бухгалтерских отчетов.

Бухгалтерская отчетность в международных стандартах.

Анализ финансовой и хозяйственной деятельности.

Расчет экономических  показателей.

Баланс-нетто.

Аналитический баланс.

При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации программного комплекса  каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.

Администрация фирмы, используя  для управления производственными  процессами программный комплекс, получает возможность:

- оперативного получения  достоверной информации о текущей деятельности фирмы;

- оперативного управления  финансами;

- контроля за ходом  выполнения договорных отношений. 

Взаимодействие программных  модулей позволяет оперативно управлять  фирмой на базе современной информационной технологии. Информационный комплекс по управлению фирмой обеспечивает связь всех пользователей локальной вычислительной сети фирмы в едином информационном пространстве.

 

4.4. Информационная база технологии  управления фирмой.

В деятельности фирмы передача информации является первостепенным и непременным условием ее функционирования. Особое значение здесь имеет обеспечение оперативности и достоверности информации. Информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Информация служит основой  для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия соответствующих  управленческих решений.

Информационный процесс, цель которого получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и  аналитической информации при организации  информационной технологии, должен быть унифицирован, что позволяет использовать современные средства вычислительной техники.

В современных условиях в фирме необходима организация  применения высокоэффективной внутрифирменной  системы информации. Управленческая внутрифирменная информационная система  представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений. Для организации этого процесса в фирме  формируются различные базы данных, наполненные информацией по различным вопросам функционирования предприятия. Базы данных являются составной частью программного комплекса и формируются в процессе настройки программного обеспечения информационной технологии управления фирмой. Состав информационной базы фирмы приведен на рис. 2.

 

Рис. 2. Схема информационной базы фирмы.

 

 

                                                               Настраиваемые таблицы базы данных

 

 

 

      Операции  и банки                  Задачи             Виды операций

              по платежам

        Подразделения             Управление

             склады             маркетингом            Виды назначения

                 платежей

            Внешние             Финансовое и

     классификаторы             хозяйственное        Содержание проводок

           планирование  

             Внешние              Каталог основных

            атрибуты         Учет и управление                средств (ОС)

       (определяемые   Адми-                 кадрами  

      пользователем нистра-             Каталог групп (ОС)

     дополнительные   тивный             Управление контур 

               поля)        документооборотом                Каталог норм

               амортизации

            Каталог       Анализ финансовой  

      материальных            и хозяйственно                  Справочник

          ценностей              деятельности          бухгалтерских счетов

 

           Каталог                Расчеты с                Классификатор

             услуг           поставщиками                        кодов

            (работ)          и получателями                аналитического

                учета (КАУ)

     Материально-            Управление  

    ответственные             закупками                   Справочник