Информационные технологии управления

- данными, полученными  на предыдущей операции (или исходными  данными), представленными в стандартном  виде;

- методическими материалами,  инструкциями, нормативами и стандартами;

- программными и техническими средствами;

- исполнителями.

Результаты выполнения операции должны представляться в некотором стандартном виде, обеспечивающем их адекватное восприятие при выполнении следующей технологической операции (на которой они будут использоваться в качестве исходных данных).

Можно сформулировать следующий  ряд общих требований, которыми должна удовлетворять технология проектирования,  разработки и сопровождения информационных систем:

- поддерживать полный  жизненный цикл информационной  системы;

- обеспечивать гарантированное достижение целей разработки системы с заданным качеством и в установленное время;

- обеспечивать возможность  разделения крупных проектов  на ряд подсистем — декомпозицию  проекта на составные части, разрабатываемые группами исполнителей ограниченной численности, с последующей интеграцией составных частей;

- технология должна  обеспечивать возможность ведения  работ по проектированию отдельных  подсистем небольшими группами (3-7 человек). Это обусловлено принципами  управляемости коллектива и повышения  производительности за счет минимизации числа внешних связей;

- обеспечивать минимальное  время получения работоспособной  системы;

- предусматривать возможность  управления конфигурацией проекта,  ведения версий проекта и его  составляющих, возможность автоматического  выпуска проектной документации и синхронизацию ее версий с версиями проекта;

- обеспечивать независимость  выполняемых проектных решений  от средств реализации системы — системы управления базами данных, операционной системы, языка и системы программирования.

ИТ и ИС управления в процессе разработки и функционирования проходят четыре стадии жизненного цикла: предпроектную, проектирования, внедрения  и эксплуатацию. Поэтому именно на первой стадии — предпроектной, необходимо выявить общие проблемы руководства  компаний “Лотос”, занимающейся реализацией видео- и аудио продукции, для которой необходимо разработать управленческую информационную систему для осуществления оптимального руководства компанией. На этой стадии, стадии предпроектного обследования предметной области, предусмотрено выявление всех характеристик объекта и управленческой деятельности в нем, потоков внутренних и внешних информационных связей, состава задач и специалистов, которые будут работать в новых технологических условиях, а также уровень их компьютерной и профессиональной подготовки, как будущих пользователей системы.

Для успешной автоматизации  управленческих работ необходимо всесторонне  изучить пути прохождения информационных потоков как внутри предприятия, так и во внешней среде. Проанализировать, классифицировать и группировать внутреннюю и внешнюю информацию по источникам возникновения, экономическим характеристикам, объему и назначению, разработать схемы функционирования информационных циклов и смоделировать взаимосвязи элементов реальной управленческой деятельности внутри объекта и его поведение с предприятиями и организациями-смежниками.

Результаты предпроектного обследования сводятся в документы: техническое задание на проектирование (ТЗ) и технико-экономическое обоснование (ТЭО).

Предъявляемые к ИС и ИТ управления высокие потребительские требования в части функционального наполнения и технологического исполнения предполагают обязательное участие заказчика (пользователя системы) в процессе создания, внедрения и эксплуатации системы. Особенно необходимым представляется соблюдения условия предоставления заказчиком всей необходимой информации, касающейся предварительных исследований, связанных с построением бизнес-процессов решаемых задач, на стадии предпроектного обследования фирмы. Однако этим участие заказчика не ограничивается. Отношения сотрудничества предполагают непосредственное его участие в процессе постановки задач на каждом рабочем месте исполнителя.

 

1.2. Определение целей системы. 

Главная цель применения информационных технологий состоит в том, что множество компьютерных рабочих мест может быть организовано в некоторую осмысленную совокупность, названную информационной системой и моделирующую основные принципиально важные функции предприятия — в данном случае фирмы “Лотос”.

Предприятие “Лотос” по типу предприятия в соответствии с производственно-хозяйственной деятельности относится к торгово-посредническим фирмам, функционирующее в сфере услуг. Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления, непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации. Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами:

- областью функционирования  предприятия или организации;

- типом предприятия  или организации;

- производственно-хозяйственной  или иной деятельностью;

- принятой моделью  управления организацией или  предприятием;

- новыми задачами в  управлении;

- существующей информационной  инфраструктурой и т.д.

Целями разрабатываемой  управленческой системы информационной системы для предприятия “Лотос”  является: решение задач бухгалтерского учета, накопление информации по отдельным  видам безнес-процессов, создание информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями. Как правило, персонал таких предприятий, к которым относится предприятие “Лотос”, работает в среде локальных вычислительных сетей различной топологии с организацией автоматизированного банка данных для концентрации информационных ресурсов предприятия.

Также большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам, а также наращивание возможностей различных форм организации хранения и использования данных: разграничения доступа, расширение средств поиска, иерархия хранения, классификация и т.д.

Таким образом, для решения  управленческих задач фирмы, ее эффективного функционирования, необходима организация автоматизированной информационной технологии, позволяющей:

1. Интегрировать данные  в единую систему документооборота  фирмы, что дает возможность  охватить плановую, финансовую и  юридическую службы фирмы.

2. Поддерживать единую  среду аналитики при ведении  управленческого, финансового и  оперативного учета, планировать  и учитывать затраты в соответствии  со спецификой хозяйственной  деятельности фирмы “Лотос”.

3. Работать одновременно  в нескольких финансовых периодах и с различными юридическими лицами.

4. Проектировать сложные  формы выходных документов, составлять  отчеты в любой заявленной  форме. 

5. Технология не должна  иметь привязки к аппаратной  части для возможности переноса  ее на новую аппаратную платформу из-за неизбежного старения оборудования.

6. Архитектура аппаратной  части должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать нарушение штатного режима работы информационной технологии (выход из строя, разрушение информационной базы данных, потеря или искажение информации) при случайных или некорректных действиях пользователя.

7. В информационной  технологии должна быть обеспечена  защита информационной базы данных  от несанкционированного доступа.

8. Основное программное  обеспечение должно иметь дружественный интерфейс и не должно требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с их профессиональными обязанностями.

9. Основное программное  обеспечение должно иметь возможность  изменять по требованию пользователей  генерируемые формы отчетов и порядок заполнения исходных форм.

10. Информационная технология  управления фирмой должна иметь  возможность наращивания и модернизации  как программной, так и аппаратной  частей.

11. Технология должна  обеспечивать надежный и удобный  обмен данными с подразделениями и филиалами фирмы.

 

1.3. Управление фирмой “Лотос”.

Современная информационная технология управления фирмой является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией  в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое связано с основной функцией любого предприятия — выпуском готовой продукции (или реализацией — для торгово-посреднических фирм) с целью получения экономических результатов от реализации этой продукции. Центральное место среди задач управления с этой точки зрения занимает получение прибыли от результатов хозяйственной деятельности фирмы. На рисунке 1. представлена схема управления фирмой “Лотос”, процесса целью которого является получение прибыли.

 

Рис. 1. Схема  управления фирмой

 

 

Анализ Планирование Реализация Контроль

 

Анализ Составление

внешних плана

факторов и мероприятий Реализация Оперативный

текущего   оперативно- контроль

состояния Составление календарного получаемых

фирмы оперативно- плана результатов

календарного

Определение плана

(уточнение)

конечных Определение

целей потребности

в ресурсах 

 

1. 4. Факторы коммерческого успеха

Из приведенной схемы  следует, что процесс движения от цели к результату является многоступенчатым. Он требует оперативной корректировки первоначального плана действий в зависимости от достигнутых промежуточных результатов. В общем случае конечный успех фирмы зависит от многих факторов, таких как:

— система информации;

— коммерческие идеи и стратегия деятельности;

—  готовность персонала  к преодолению трудностей;

— внешние факторы;

— моральное состояние  коллектива;

— ресурсы: финансовые, технические, трудовые,

     материальные, духовные;

— методы и технологии управления, авторитет руководства.

Здесь, однако, следует  заметить, что часть факторов, от которых зависит конечный успех  фирмы, не поддается строгой формализации. Именно в этих условиях информационное сопровождение управленческих процессов оказывается особенно актуальным.

Наличие системы, автоматизирующей сбор, подготовку и обработку информации, является одним из необходимых условий, определяющих конечный успех деятельности предприятия. Уже сегодня очевидно, что самыми преуспевающими в деловом мире являются те фирмы и корпорации, которые в состоянии быстрее всех собрать информацию, обработать, проанализировать ее и на основе этого принять оптимальное управленческое решение, т.е. использующие современные информационные технологии. При этом максимально эффективной автоматизированной системой является та, которая охватывает все взаимосвязанные многогранные бизнес-процессы, все аспекты внутренней и внешней хозяйственной деятельности, т.е. комплексные автоматизированные процессы. Однако при выборе современной информационной технологии управления фирмой следует учитывать, что ни одна из них какой бы совершенной она ни была, не сможет функционировать в условиях недостаточно четко регламентированной технологии управления в рамках бизнес-процесса. Управление фирмой будет иметь много специфических особенностей в зависимости от отраслевой принадлежности предприятий, степени вовлечения их во внешнеэкономическую деятельность, обеспеченности современной электронно-вычислительной техникой, характера выпускаемой продукции — предметов народного потребления или средств производства.

 

ГЛАВА 2. ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ ФИРМОЙ “ЛОТОС”

И ИХ РЕАЛИЗАЦИЯ НА БАЗЕ ИТ ФИРМЫ

2.1. Функциональные задачи управления  фирмой “Лотос”

Изменение условий деятельности фирмы “Лотос”, необходимость адекватного  приспособления к ней системы управления сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д. Речь прежде всего идет о системе управления, построенной на современных принципах, методах, организационной структуре, предназначенных для решения функциональных задач, на основе которых затем принимается оптимальное управленческое решение.

Функциональные задачи управления фирмой “Лотос”, которые требуют автоматизации при организации информационной технологии управления фирмой, следующие:

1. Оперативное управление  предприятием: