Информационные технологии управления

- управление материально-техническим  снабжением;

- управление сбытом  и реализацией продукции

- управление бартерными  операциями и взаиморасчетами

- управление запасами  — движение и наличие материальных  ценностей

- управление договорными  обязательствами, расчетами с  поставщиками и получателями

- управление штрафными  обязательствами

- управление финансами

- управление производством

- управление проектами

- управление себестоимостью  продукции

- управление персоналом, учет кадров

- управление делопроизводством

- управление транспортом 

2. Задачи планирования:

- финансовое планирование

- календарно-сетевое  (хозяйственное) планирование

- планирование маркетинговых кампаний, проектов развития

- техническая подготовка и планирование производства

- планирование себестоимости  продукции — товаров и услуг

- оценка необходимых  ресурсов, баланс мощностей

3. Задачи бухгалтерского  учета:

- кассовые и финансово-расчетные операции

- учет валютных операций

- учет товарно-материальных  ценностей

- учет основных средств  и нематериальных активов

- учет труда и заработной  платы

- учет фактических  затрат

- ведение главной книги  и составление баланса

- налоговый учет

 сводная и консолидированная бухгалтерская и финансовая отчетность

 бухгалтерская и  финансовая отчетность в международных  стандартах

4. Задачи контроля:

- контроль выполнения  планов

- контроль исполнения  бюджета

- контроль взаимных  финансовых обязательств

- контроль использования ресурсов

- контроль неликвидов, сверхнормативных запасов, дефицитных  позиций

- контроль качества, обработка  возвратов и рекламаций

- контроль исполнительской дисциплины

5. Задачи анализа:

- анализ выполнения планов и  использования ресурсов

- анализ финансовой и хозяйственной  деятельности

- анализ эффективности использования  оборотных средств

- анализ фактических затрат (себестоимости)  и сопоставления их с планами

   (анализ отклонений)

- анализ эффективности маркетинговых  мероприятий и рекламных кампаний

- анализ факторов, определяющих  качество и причины рекламаций  и возвратов.

 

2.2. Возможность  внедрения новых методов управления  фирмой “Лотос”.

Решение функциональных задач фирмы  в каждом подразделении, реализация важнейших управленческих функций базируются на информационно-технологической основе. Организация информационной технологии связана с частичным или полным пересмотром методов и средств функционирования информационной системы фирмы, выявлением наиболее существенных характеристик производства, определением информационных потоков, установлением взаимосвязи между различными функциональными задачами и т.д.

Таким образом, внедрение новых  методов управления фирмой возможно только после решения ряда организационных вопросов:

1. Управление  документооборотом. 

В связи с тем, что  в настоящее время значительная часть информации поступает в  фирму и хранится здесь в виде бумажных носителей, возникает задача управления потоками документов как  внутри фирмы, так и для обеспечения  ее внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация имеет различную форму представления — текст, графики, табличные данные и т.д.

Основные задачи, выполняемые  системой документооборота на каждом автоматизированном рабочем месте  следующие:

Руководство: просмотр информации в базах данных; выдача распоряжений.

Службы и  подразделения: просмотр и редактирование информации в базах данных; составление отчетов; подготовка служебных записок; подготовка исходящей корреспонденции.

Секретариат: регистрация входящей корреспонденции; регистрация и отсылка исходящей корреспонденции; ввод документов в базы данных; сдача документов в архив.

Администратор базы данных: регистрация пользователей информационной системы; установка прав доступа к отдельным базам данных; сдача документов в архив.

Система документооборота должна осуществлять централизованное хранение, поиск, пересылку сложных  документов любых форматов и разграничение  доступа к ним, давать необходимую информацию о клиентах, партнерах и конкурентах, планировать и учитывать мероприятия и контакты, осуществлять обмен информацией с территориально рассредоточенными объектами.

2. Управление  персоналом.

Так как одним из основных ресурсов, используемых фирмой в процессе коммерческой деятельности, являются человеческие ресурсы, то одной из важных задач является управление структурой предприятия, его штатным расписанием, кадрами и расчеты с персоналом по оплате труда. Система учета труда и заработной платы занимает одно из важнейших мест во всей системе управления фирмы и направлена на решение следующих задач:

- ведение архива карточек  сотрудников;

- расчет заработной  платы сотрудников фирмы;

- ведение архива постоянных сведений по заработной плате работников;

- разноски зарплатных  выплат по проводкам и статьям затрат;

- формирование документов  для налоговых органов. 

3. Бухгалтерский  учет.

Для эффективного управления фирмой и оценки затрат необходимо ведение всех бухгалтерских операций в реальном режиме времени, в аналитических  и синтетических разрезах:

- учет банковских операций;

учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

учет основных средств;

- учет движения материальных  ценностей и складской учет;

- сводный бухгалтерский  учет и типовая отчетность.

Автоматизированный бухгалтерский  учет позволяет оперативно выявлять убыточные участки фирмы, вовремя ликвидировать “узкие места”, предоставлять материал для решения аналитических задач фирмы.

4. Управление  снабжением.

Для повышения рентабельности фирмы важно правильно организовать процесс снабжения. Принять решение о закупке товаров, материалов у того или иного поставщика можно только имея полную информацию о контрагенте, различные версии прайс-листов с вариантами базовых оптовых и прочих цен, условия поставок, а также достоверную информацию о качестве товара. Поэтому для менеджера по закупке товаров необходимо система, решающая следующие задачи:

- учет поступления  товаров;

- отпуск товаров;

- учет движения тары;

- инвентаризация, учет;

- ведение карточек  складского учета;

- составление складского  отчета.

5. Управление  сбытом.

Процесс реализации завершает  оборот хозяйственных средств фирмы. Объем прибыли  и уровень рентабельности напрямую зависит от объема реализации. Поэтому для менеджера по реализации товаров необходима система, решающая следующие задачи:

- учет заявок покупателей;

- ведение карточек  клиентов;

- создание исходящих  договоров и спецификаций к  ним;

- проведение анализа  договоров, отгрузки товара и  полученных оплат;

- контроль ожидаемой  отгрузки, наличие товара на складе;

- выдача рекомендаций по планированию закупок;

- формирование различных  прайс-листов, поддержка сложных ценовых структур;

- формирование различных  отчетных документов, ведомостей  реестров для анализа реализационной  деятельности.

6. Управление  финансами. 

Так как движение денежных средств фирмы является непрерывным процессом, то для финансового директора необходима система, позволяюющая определить источники и оценить использование денежных средств, подготовить предварительный баланс и отчет о прибылях и убытках, для анализа влияния различных  решений на будущее финансовое состояние фирмы. Система должна также обеспечивать проведение комплексного анализа деятельности фирмы, подготовку оперативного и стратегического решения руководства для управления затратами и результатами торговой и финансовой деятельности.

 

ГЛАВА 3. ТЕХНИЧЕСКОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИТ

УПРАВЛЕНИЯ  ФИРМОЙ “ЛОТОС”.

3.1. Оценка технического обеспечения  фирмы “Лотос”.

Исходя из современных  требований, предъявляемых к качеству работы управленческого звена на любых предприятиях, следует отметить, что эффективная работа его зависит от уровня оснащения фирмы электронным оборудованием, таким, как персональные компьютеры, средства связи, копированные устройства и др. Поэтому на данном этапе необходимо провести оценку технического обеспечения фирмы “Лотос”.

Особое место здесь  занимают компьютеры и другое электронное  оборудование, обусловленное их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого  труда. Применение персональных компьютеров как информационных устройств позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых задач и производственных проектов, уменьшить непроизводственные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает фирме прямой экономический эффект.

 

3.2. Оптимальный уровень технического  оснащения фирмы.

Требования, предъявляемые  к системе управления, могут быть удовлетворены только на базе современных средств автоматизации управления и организации информационной технологии.

Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы  приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников фирмы.

Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных  вычислительных сетей позволило  объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой  информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки данных, объединенных в единую информационную технологию.

Информационная технология управления фирмой предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием современной методологии и различных процедур по обработке информации на базе организации локальной вычислительной сети.

 

3.3. Организация локальной вычислительной  сети и выбор комплекса технических  средств (КТС) для создания  информационной технологии управления фирмой.

Компьютеризация работы любого предприятия происходит на основе локальной компьютерной сети (LAN – Local Area Network). Локальная сеть обеспечивает взаимодействие компьютеров и разнообразных периферийных устройств в одной организации, создавая тем самым распределенный вычислительный ресурс, осуществляющий распределенную обработку информации. Локальная сеть предоставляет пользователям возможность совместного использования информации и ресурсов компьютеров различной производительности, их программных продуктов, отдельных периферийных устройств (например цветной лазерный принтер). Главной особенностью локальной сети является компьютерная обработка документов на вех этапах их подготовки.  За счет функционирования в локальной сети электронной почты пользователи могут согласовывать различные документы на “электронном” уровне, получать необходимые визы, направлять документы в архив и на отправку. Доступ у Интернет позволяет производить интерактивный обмен информацией с глобальными компьютерными сетями и пользоваться услугами электронной почты.

Как правило, локальная  сеть состоит из самой сети и специализированного компьютера, выполняющего функции коммутатора телефонных линий в организации и коммутатора данных.

Организация локальной  вычислительной сети (ЛВС) и выбор  комплекса технических средств (КТС) для создания информационной технологии управления фирмой, основывается на требованиях надежности, разветвленности (удаленности), быстродействия, защиты информации, гибкости структуры, размеров информационной базы данных, особенностей применяемого программного обеспечения при определенной минимизации капитальных затрат на приобретение программного обеспечения при определенной минимизации капитальных затрат на приобретение КТС и их эксплуатацию.

Наиболее рациональной архитектурой локальной вычислительной сети фирмы является платформа “клиент-сервер”. В основе этой модели лежит принцип — разделить ключевые функции по обработке информации между программой-приложением (клиентом) и программой управления выполнения заданий клиентов — сервером.

Технология клиент-сервер превращает ЛВС в компьютер нового типа, в котором разделены компьютерные функции между программой — “сервер”, удовлетворяющей требования пользователей сети, и программой — “клиент”, обеспечивающей пользователю выполнение определенных функций.