Учет и анализ денежных средств

- обеспечивать уполномоченным  работникам налоговых органов  и центров техобслуживания ККМ  беспрепятственный доступ к ККМ;

- вывешивать в доступном  покупателю (клиенту) месте ценники  на продаваемые товары (прейскуранты  на оказываемые услуги), которые  должны соответствовать приходным  и переоценочным документам, подтверждающим объявленные цены и тарифы.

Регистрация и перерегистрация  кассовых аппаратов производится путем  подачи организациями в налоговую  инспекцию по месту своего нахождения соответствующего заявления с приложением  технического паспорта аппарата и осуществляется в течение 5 дней. После чего организации  получает карточку регистрации. С этого  момента налоговые органы осуществляют контроль над соблюдением правил использования ККМ (33).

Подведя итог всему сказанному выше можно сделать вывод о  том, что для ведения расчетов наличными денежными средствами организация обязана оборудовать  кассу, применять контрольно-кассовые машины. Денежные средства и документы  организации должны хранить в  кассе, для контроля за сохранностью и правильностью использования которых, необходимо организовать правильный документооборот и бухгалтерский учет. Организацию учета денежных средств и документов в конкретной организации рассмотрим ниже.

 

2.2. Учет кассовых операций

 

Учет кассовых операций ООО  «Стрела» ведет в соответствии с  Письмом  Центрального банка России №40 от 22 сентября 1993год « Порядок  ведения кассовых операций в РФ »(с  поправками и дополнениями).

Для расчетов наличными денежными  средствами ООО «Стрела» имеет кассу. Для этих целей имеется специально оборудованное, изолированное помещение, предназначенное для   приема, выдачи  и временного хранения  наличных денег. Директором ООО «Стрела» обеспечивается  сохранность денежных  средств  в  помещении кассы, а  также  при  доставке  их  из  учреждения  банка. Все наличные деньги  и ценные  бумаги  на  предприятии   хранятся  в  несгораемом  металлическом  шкафу,  который  после  окончания    работы  кассира  закрывается  ключом   и  опечатывается  кассиром. Ключи от шкафа и  печати  хранятся  у  кассира.

Размер сумм наличных денег  в кассе ограничен лимитом. Расчет лимита кассы сдается в банк ежегодно. Лимит кассы в организации  устанавливает Уральский трастовый  банк и в 2006г. он составил 10000 руб. Наличные деньги сверх установленного лимита организация сдает в банк для  зачисления на расчетный счет. Сверх  установленных норм наличные деньги хранятся в кассе только в дни  выплаты заработной платы, пособий  в течение трех рабочих дней, включая  день получения денег в кредитном  учреждении. За нарушение установленного порядка предусмотрен штраф в  трехкратном размере выявленной сверхлимитной наличности.

Для ведения кассовых операций в штате ООО «Стрела»    предусмотрена  должность  кассира. После  издания приказа  о  назначении  кассира  на  работу  руководителем  организации  под расписку  кассир должен ознакомиться с «Положением  ведения  кассовых  операций в  Российской Федерации», затем с кассиром  заключают  договор  о  полной  материальной  ответственности. Кассир   в  соответствии  с  действующим  законодательством  о  материальной  ответственности  рабочих  и  служащих  несет  полную  материальную  ответственность  за  сохранность  всех  принятых  им  ценностей и  за  ущерб, причиненный  организации, как  в результате    умышленных  действий, так  и  в  результате  небрежного  или  недобросовестного  отношения  к  своим  обязанностям. 

Порядок создания, принятия и  отражения  в  бухгалтерском  учете  первичных документов регламентируется  также  положением  о  документах  и документообороте, разработанным  в ООО «Стрела». Записи о  совершенных  хозяйственных операциях производится в реестрах  бухгалтерского  учета  строго  на  документальной  основе. Форма   ведения бухгалтерского  учета  журнально-ордерная.

Первичные  документы  по поступлению   и  расходованию   денежных  средств  является  основой  организации  по   операциям  с  денежными средствами. Непосредственно  по  первичным  документам  осуществляется  предварительный, текущий и  последующий  контроль  за  движением, сохранностью и рациональным  использованием  денежных  средств организации. Рассмотрим, как организовано  документальное  оформление,  поступление и расходование  денежных  средств  в  кассе ООО «Стрела».

 

2.2.1. Первичный  учет денежных средств в кассе организации

Движение  наличных  денежных  средств  в кассе ООО «Стрела»   оформляется   приходными  и  расходными  кассовыми  ордерами (ф. КО – 1, ф. КО - 2), согласно  типовых межведомственных форм первичных  документов  для предприятий  и  организаций,  утвержденных  Госкомстатом Российской  Федерации по  согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ.

В кассовых документах все  реквизиты заполнены  четко  и  ясно, подчисток, помарок  или  исправлений  не  допускается. Прием  и  выдача  денег  по  кассовым  ордерам  производится   только  в  день  их  составления.

При  получении  приходных  и расходных  кассовых  ордеров  кассир  обязательно  проверяет:  наличие  и  подлинность  на  документах  подписи  главного  бухгалтера, а  на  расходном  кассовом  ордере  -  подпись  руководителя организации;  правильность  оформления  документов; наличие  перечисленных  в  документах  приложений. В случае несоблюдения  одного из этих требований  кассир возвращает  документы  в  бухгалтерию  для  надлежащего  оформления. 

Приходные  и  расходные  кассовые  документы   после  получения  или  выдачи  денег  подписываются  кассиром, а  прилагаемые  к  ним  документы  погашаются  штампом; приходные  ордера - «Получено», расходные  - «Оплачено», с  указанием  числа, месяца, года.

Приходные,  расходные  кассовые  ордера до  передачи  в  кассу  организации  регистрируются  бухгалтерией в журнале регистрации   приходных  и  расходных  документов,   и  документам  присваивается  порядковый номер. Журнал  регистрации  контролирует  целевое  назначение  полученных и израсходованных наличных  денег  организации, присвоенные   номера кассовым документам позволяют  проверить  полноту  произведенных   кассиром  операций.

Кассовая  книга  ведется    кассиром. Листы  в книге  пронумерованы, прошнурованы  и опечатаны  печатью  организации. На  последней  странице  сделана надпись  «В настоящей  книге  пронумеровано  сорок  восемь  страниц» и проставлены  подписи  руководителя  и  главного бухгалтера  организации.

Записи  в  кассовой  книге  ведется  в  двух  экземплярах  через  копировальную  бумагу. Второй  экземпляр отрывной  и  является отчетом  кассира. Записи  в кассовой  книге  производятся   после  получения  или  выдачи  денег. Кассир  посчитывает  итоги  операций  за  день, выводит  остаток  денег  в  кассе  и  передает   в  бухгалтерию  отчет   с  приходными  и  расходными  кассовыми  ордерами под  расписку в  кассовой  книге  (на первом экземпляре). Кассовая   книга   заполняется   ежедневно  с  расчетом  остатка  на конец  каждого  месяца.

Организация ООО «Стрела» хранит  в  своей  кассе  денежные  средства  только  в   пределах  лимита, величина  которого  установлена  по  согласованию  с  обслуживающим  его  банком. Размер  лимита  зависит  от  среднедневной  выручки (поступления),  среднедневного   расхода  наличных  денег, особенностей  деятельности  организации, режима работы. Вся  денежная  наличность  сверх  лимита  сдается  в  банк.

Заработную  плату, пособия  по  временной  нетрудоспособности, премии  выдаются  из  кассы  по платежным   ведомостям, подписанным  руководителям  и  главным  бухгалтером  организации. При  получении денег  рабочие  и  служащие ООО «Стрела» расписываются  в  платежной  ведомости. При  выдаче   денежных  средств   по  доверенности после  фамилии, имени, отчества получателя  денег  указывается  фамилия, имя, отчество  лица, которому  доверено  получить указанную  сумму. Деньги  выдаются под роспись с пометкой кассира  «По доверенности». Доверенность прикрепляется  к  ведомости.

По  истечении  установленных  сроков  (3 рабочих дня с момента  получения  денежных  средств  из  банка)  оплаты  труда, пособий  по социальному  страхованию  кассир ООО «Стрела» в платежных ведомостях напротив  фамилий лиц, которым  не  выданы  указанные  суммы  ставит штамп «Депонировано», составляет  реестр  депонированных  сумм, в  конце  ведомости делает  отметку  о  фактически  выплаченных  и подлежащим  депонированию  суммах, сверяет  их  с общим  итогом и  скрепляет  своей подписью.

Запись в кассовую  книгу кассир  вносит  по  фактически  выплаченным  суммам  и  ставит  по  ведомости  штамп « Расходный  кассовый  ордер № …»  и  дату. Бухгалтерия ООО «Стрела» производит  проверку  отметок  кассира в  платежных  ведомостях, подсчетах  и депонированных  по ним  суммам. Депонированные суммы  сдаются  в  банк,  и  на  сданные   суммы  составляется  один общий  расходный  кассовый  ордер. 

Регистром  бухгалтерского  учета,  отражающим кассовые  операции  в ООО «Стрела» является   журнал -  ордер  № 1.  В нем  отражены кредитовые  обороты  по  счету  50 «Касса». Во  второй части  журнала - ордера  -  ведомости № 1   отражаются  дебетовые  обороты  по  счету 50. Основанием  записей  в  журнале  - ордере  являются  проверенные  отчеты  кассира  с  приложением  к  ним  первичных  документов.

Записи в  журнал - ордер  производятся  итогами  за  день  на  основании  расходной  части  отчетов кассира  с  приложением  первичных  документов. Первичные  документы  группируются  по  корреспондирующим  счетам  и  однородным   операциям  общей  суммой. Во  всех  случаях  каждый  отчет  кассира  занимает  в  журнале- ордере  одну  строку.

В разделе дебетовых оборотов накапливаются в разрезе  корреспондирующих   счетов  обороты  по  счету  50 «Касса». Одновременно  эти   суммы  отражаются  в  соответствующих   журналах  -  ордерах  по  кредитовому  признаку. Записи  по  дебету  счета  делаю  аналогичный  путь, т.е. на  основании  кассира  с  предварительной  группировкой документов по  корреспондирующим  счетам. Остаток  средств  в  кассе   показывают  на  начало  и  конец  каждого  месяца. На  протяжении месяца  для  контроля  и  оперативных целей  используют  данные  об  остатках  средств, приведенные  в  отчете  кассира.

Сальдо  на  конец  месяца  по  счету  50 «Касса»  выводится  следующим  образом: к  сальдо  на  начало  месяца  прибавляются  итог   дебетового  оборота  за  месяц  и  итог  кредитового  оборота  за  месяц, отраженный  в  журнале  -  ордере № 1. Полученное  сальдо  сверяют  с  остатками в кассе, числящимся  по  последнему  отчету  кассира, и  отражают  в  ведомости дебетовых  оборотов, как  сальдо  на  конец  месяца.

Журнал - ордер № 1  и  ведомость № 1 - регистр  месячного  обращения. Итоги  кредитовых  оборотов  по  счету 50 «Касса»   переносятся  ежемесячно  из  журнала – ордера № 1 в  Главную  книгу организации  следующим  способом: общий  кредитовый  оборот  из  журнала  - ордера  записываются  в  Главную книгу  в  кредит  счета  50, а  составляющие  его  суммы  по  дебетовым  счетам  переносятся  в  дебет  соответствующих  корреспондирующих  счетов.

Необходимо  отметить, что  прежде  чем  перенести  итоги  журнала - ордера № 1  бухгалтерия  проводит  взаимную  сверку оборотов в  регистрах.

По кредитовым  оборотам  каждый  корреспондирующий  счет  сверяется  с  данными других  регистров, например, по счету 51 - в разделе  дебетовых  оборотов  в  Журнале - ордере № 2, по счету 70 - с  данными  ведомости № 59 и  т.д. Аналогично  проверяются,   сверяются  и  дебетовые  обороты  по  счету 50.

После  сверки  и  разноски  итогов в  Главную  книгу   в  журнале  -  ордере № 1 делается  соответствующая  отметка, журнал -  ордер  подписывается  исполнителями, а  также  главным  бухгалтером  ООО «Стрела». При  этом  указывается  дата  составления  журнала - ордера  и  отражения  оборотов  в  Главной  книге. 

Схема учета кассовых операций в ООО «Стрела» представлена на рисунке 2.

 

 

                 Ведомость движения денежных  средств

       Денежный  чек               ПКО               РКО             Объявление на взнос                 

                                                                                       наличных денег в банк

                                                     Кассовая книга

                                                     Отчет кассира                 Платежная ведомость 

                                                                                                    Ф. № Т-49

  Журнал – ордер  № 1

                                                       Главная книга

 

Рисунок 2  «Схема документооборота по учету движения денежных средств в кассе».

 

2.2.2.   Синтетический   и  аналитический  учет    денежных  средств и  

денежных документов в  кассе организации