Учет, анализ и аудит денежных средств предприятия ЗАО «Метроком»

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также  расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных  кассовых ордерах должны быть указаны  основание для их составления  и перечислены прилагаемые к  ним документы.

Прием и выдача денег  по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также  всю денежную наличность, превышающую  установленный лимит хранения наличных денег, предприятие обязано сдать в обслуживающее учреждение банка. Кассир предприятия выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств (выручка за работы и услуги, невыданная заработная плата и т.п.). Учреждение банка выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана  сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя и главного бухгалтера.

 Записи в кассовой  книге ведутся в 2-х экземплярах  через копировальную бумагу. Ежедневно  в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда на оплату труда, не списанную в расход. Второй отрывной лист ( отчет кассира – копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию по расписку в кассовой книге.

Помимо денежных средств  предприятия могут хранить в  кассе денежные документы: марки государственных пошлин, путевки в санатории и дома отдыха, собственные акции, выкупленные у акционеров, извещения о денежных переводах и т.д. Денежные документы учитываются на отдельном субсчете 50-3 «Денежные документы». Аналитический учет этих ценностей ведется по их видам.

 Порядком ведения  кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы с полным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия. Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия предприятия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют «Актом о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998г. №132. Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир - операционист (продавец, официант, приемщик заказов) – в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, третий - остается у материально ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение. Если будет установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход  предприятия и приходуют (дебет счета 50 «Касса» кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы»).

 Недостачу относят  на виновное лицо (дебет счета  94, кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 94) и удерживают с него (дебет счета 50,70, кредит субсчета 73-2).

Помимо осуществления  расчетов в безналичном порядке  торговые предприятия могут производить расчеты через кассу. Наряду с расчетами между юридическими лицами (в пределах установленных лимитов) к данной группе расчетов относятся и расчеты с населением, осуществляемые посредством контрольно- кассовых аппаратов.

В соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно - кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон о ККТ) при осуществлении организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения или оказания услуг обязательно использование контрольно-кассовой техники, включенной в Государственный реестр.

Исходя из положений  статьи 3 Закона о ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт на территории Российской Федерации должны применяться модели контрольно-кассовой техники, включенные в Государственный реестр, ведение которого в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 июня 2006 г. № 285 осуществляется Федеральным агентством по промышленности.

При этом в соответствии со статьей 1 Закона о ККТ в настоящее  время наряду с контрольно-кассовыми  машинами, оснащенными фискальной памятью, при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт допускается применение электронно-вычислительных машин, в том числе персональных, а также программно- технических комплексов.

 Государственный реестр, а также вносимые в него изменения и дополнения подлежат официальному опубликованию (изменения и дополнения – в течение 10 дней с их принятия).

В соответствии со статьей 5 Закона о ККТ все организации (за исключением кредитных организаций), применяющие контрольно- кассовую технику, обязаны:

- осуществлять регистрацию  контрольно-кассовой техники в  налоговых органах (в настоящее  время осуществляется в соответствии  с приказом Госналогослужбы России  от 22 июня 1995г. № ВГ- 3- 14/36 «Об утверждении Порядка регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах»);

- применять при осуществлении  наличных денежных расчетов и  (или) расчетов с использованием  платежных карт исправную контрольно-кассовую  технику, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);

- выдавать покупателям  (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки;

- обеспечивать ведение  и хранение в установленном  порядке документации, связанной  с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, предоставлять им указанную документацию;

- производить при  первичной регистрации и перерегистрации  контрольно-кассовой техники введение  в фискальную память информации  и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

Исходя из положений  письма Минфина России от 5 января 2006г. № 16-00-17/2, на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке должны отражаться следующие реквизиты:

- наименование организации;

- идентификационный номер  организации- налогоплательщика;

- заводской номер контрольно-кассовой  машины;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки  (оказания услуг);

- стоимость покупки  (услуги);

- признак фискального  режима.

На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке могут содержаться  и другие данные, предусмотренные  техническими требованиями к контрольно-кассовой технике.

Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой технике, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между  покупателем (клиентом) и соответствующим  юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем и составляется в момент совершения операции, как того требует Закон о бухгалтерском учете. В связи с этим кассовый чек является первичным учетным документом.

На каждую кассовую машину администрация заводит «Журнал кассира- операциониста» (форма № КМ-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998г. №132), который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

 Все записи в  журнале ведутся кассиром - операционистом  ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

Перед началом работы на кассовой машине кассир получает у  руководителя организации, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под роспись).

 При окончании работы  на кассовой машине или по  прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия организации, кассир должен:

• подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
• составить «Справку - отчет кассира- операциониста» (форма № КМ-6, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998г. №132) и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной - двумя кассами кассир сдает непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации  в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров) дневную выручку, дату и время окончания работы. Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в «Журнал кассира - операциониста».

По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром - операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

После снятия показаний  счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической  суммы выручки делается запись в «Журнале кассира - операциониста» и скрепляется подписями кассира и представителя администрации. При расхождении фактическая сумма выручки определяется путем сложения сумм, напечатанной на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель администрации с кассиром должен выяснить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы «Журнала кассира- операциониста».

 По результатам  проверки администрация организации  должна принять меры к взысканию  ее с виновных лиц в установленном  порядке, а при наличии излишков  денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

 Старший (главный)  кассир после получения всех  необходимых документов составляет «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма №КМ-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998г. №132) за текущий день. Сведения вместе с актами, приходными-расходными ордерами передаются им в бухгалтерию до начала работы следующей смены.

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально- ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Использованные контрольные  ленты хранятся в упакованном  или опечатанном виде в бухгалтерии  предприятия в течение 15 дней после  проведения и подписания результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи - до окончания рассмотрения дела. После окончания установленного срока хранения использованные кассовые чеки, копии товарных чеков, контрольные ленты, распечатки сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья.

В соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.