Разработка сбалансированной системы показателей

Рис.34. Письмо, рассылаемое физическим лицам

В рассматриваемом «Отчете для  рассылки ответственным», который подставляется  в текст письма, указывается период, за который физическое лицо должно внести значения показателей. Данный период устанавливается в системных настройках 
(«Сервис –> Настройки пользователя», гиперссылка «Дополнительно», см. Рис.20).

В окне свойств элемента справочника  «Рассылки» (см. Рис.30) также есть поле «Тема письма», в котором вводится строка, указываемая в теме письма, и поле «Тип рассылки», в котором выбирается тип рассылки из справочника «Тип рассылки».

На закладке «Файлы» указывается список файлов, которые являются вложением письма. Файлы создаются в справочнике «Файлы рассылок» (Рис.35).

Рис.35. Справочник «Файлы рассылок»

На Рис.35 вложением является динамический формируемый файл «Показатели – фактическое значение». Файл формируется на основе выполняемого при рассылке отчета. В свойствах в поле «Тип источника файла» указан «Отчет», в поле «Отчет» указывается отчет. В отчет выводятся все показатели, для которых ответственным за внесение значений является данное физическое лицо или должность, которую это физическое лицо занимает. Отчет формируется в формате MS Excel и сохраняется в виде таблицы (Рис.36).

Рис.36. Файл для заполнения физическим лицом

Для того чтобы на основе запроса  создавался файл с показателями именно для данного физического лица, необходимо установить соответствие этого физического лица и лица, ответственного за внесение значений показателей. Переход в окно установления соответствия (Рис.37) осуществляется в справочнике «Файлы» при помощи меню 
«Действия –> Списки –> Соответствия».

Рис.37. Окно установления соответствия

Выполнение рассылки осуществляется из справочника «Выполненные рассылки» по гиперссылке «Выполнить рассылку» (Рис.38) или из справочника «Физические лица» по гиперссылке «Рассылка по выбранным» (Рис.39).

Рис.38. Справочник «Выполненные рассылки»

При выполнении рассылки из справочника  «Физические лица» будет предложено выбрать рассылку из справочника «Рассылки». Затем появится окно свойств объекта «Выполненные рассылки» (объект создается автоматически). Все обязательные параметры выполняемой рассылки (см. Рис.38) должны быть заполнены. Для настройки автоматического заполнения параметра «№ док-та» можно воспользоваться нумератором. Подробнее о работе с нумераторами описано в Руководстве пользователя, п. 16.7. Рекомендуется убедиться, что в «Список рассылки» попали все нужные объекты. После этого нажатием гиперссылки «Выполнить рассылку» начать выполнение рассылки. При необходимости аутентификации будет выдано окно для ввода логина и пароля.

Рис.39. Справочник «Физические лица»

После этого на электронные адреса, указанные в контактах физических лиц, которым осуществляется рассылка, будут разосланы письма с прикрепленным файлом MS Excel с показателями, за внесение значений по которым данные физические лица являются ответственными. Рассылка осуществляется по контакту с предопределенным названием 
«E-mail» или «Электронная почта». При этом, если для параметра «Ответственный за ввод значений» определены и должность, и физическое лицо, то письмо будет отправлено только физическому лицу данной должности. Если же в параметре «Ответственный за ввод значений» указана только должность (физическое лицо не определено), и у этой должности несколько физических лиц в списке сотрудников, то письмо будет отправлено каждому физическому лицу списка.

Физические лица должны заполнить рассылаемые им файлы MS Excel и прислать их администратору по почте, или физические лица сами выкладывают эти файлы в папку на жестком диске сервера.

По показателям с периодичностью «день» физическое лицо отчитывается за неделю. При этом физическое лицо должно самостоятельно создавать соответствующее количество строк в файле MS Excel.

Если в текущий момент времени, еще не пришла пора отчитываться за некоторые из показателей, то ячейки со значениями должны оставаться незаполненными (и Business Studio не будет их загружать), либо физическое лицо должно удалить лишние строки из шаблона.

Показатель выбирается из выпадающего списка в колонке «Показатель». Для открытия выпадающего списка нужно щелкнуть по кнопке со стрелочкой рядом с ячейкой (Рис.40).

Рис.40. Заполнение файла с показателями физического лица

В колонке «Дата периода» указывается  дата начала периода, за который вносится значение. Дата может быть введена вручную или выбрана в календаре, открывающемся щелчком правой кнопкой в ячейке даты (календарь будет доступен для использования только в том случае, если в MS Office установлен элемент управления «Календарь»).

Значение показателя вносится в  колонке «Фактическое значение».

Для импорта значений показателей в Business Studio администратор запускает процедуру импорта. Business Studio переносит обработанные файлы в специальную папку «Обработанные» (Рис.41), создаваемую на жестком диске сервера.

Рис.41. Папка импорта

Если при импорте значений показателя из файла, возникли ошибки, то этот файл переносится в папку «Ошибки  с логом».

Для осуществления импорта значений показателей в Business Studio в демонстрационной базе создан пакет импорта «Импорт фактических значений показателей» (Рис.42).

Рис.42. Справочник пакетов импорта

Запуск автоматического импорта  значений показателя осуществляется при  помощи меню «Сервис –> Запустить Автоимпорт» в окне «Автоматический импорт» (Рис.43).

Рис.43. Окно запуска автоимпорта

Более подробно работа с пакетами импорта описана в Руководстве пользователя, п. 14.5.

Библиография

1. Роберт С. КАПЛАН, Дейвид П. НОРТОН. Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию. – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2003. – 304 с.
2. Роберт С. КАПЛАН, Дейвид П. НОРТОН. Стратегические карты. Трансформация нематериальных активов в материальные результаты. – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2004. – 512 с.
3. Х. Рамперсанд. Универсальная система показателей: Как достигать результатов, сохраняя целостность. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. – 352 с.
4. А. Гершун, М. Горский. Технологии сбалансированного управления. – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2005. – 400 с.
5. Внедрение сбалансированной системы показателей/ Horvath&Partners; Пер. с нем. 
   – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. – 478 с.

Приложение А. Пример отчета «Стратегическая карта»

Стратегическая  карта

Отчет

Стратегическая  карта ООО "ИнТехПроект"

Сбалансированная  система показателей

№	Перспектива	Цель	Показатели достижения цели				Мероприятия, направленные на достижение цели
			Название	Единица измерения	Целевое значение	Целевая дата
1	Финансы	Рост прибыли	Прибыль	тыс. руб.	30000	01.01.2014
		Увеличение количества клиентов	Количество клиентов	шт.	600	01.01.2014
			Количество привлеченных клиентов	шт.	35	01.01.2012
		Сокращение издержек	Издержки на запасы (% от общих издержек)	%	20	01.01.2014
2	Клиенты	Сохранение клиентской базы	Процент клиен-  тов, обративших-  ся повторно	%	30	01.01.2014
			Количество кли-  ентов, обратив-  шихся повторно	шт.	8	01.01.2012
		Привлечение клиентов	Затраты на привлечение одного клиента	руб.			Разработка но-  вой методологии изучения удов-  летворенности клиентов Формирование сети представи-  телей по регио-  нам Поволжско-  го федерального округа
			Количество привлеченных клиентов	шт.	35	01.01.2012
		Повышение удовлетво-  ренности клиентов	Процент недовольных клиентов	%	2	01.01.2014	Разработка но-  вой методологии изучения удов-  летворенности клиентов
3	Внутренние бизнес-процессы	Своевремен-  ное выпол-  нение про-  ектных работ	Процент проектов, выполненных в  срок	%	100	01.01.2014
		Повышение качества проектных работ	Количество гарантийных случаев	шт.	5	01.01.2012
		Субподряд	Процент работ на субподряде	%	50	01.01.2014
		Закупка кач. ТМЦ и инструмента	Доля брака	%	2	01.01.2014

 

№	Перспектива	Цель	Показатели достижения цели				Мероприятия, направленные на достижение цели
			Название	Единица измерения	Целевое значение	Целевая дата
		Контроль строительно-монтажных работ	Процент прове-  денных проверок из запланирован-  ных	%	95	01.01.2014
			Процент жалоб клиентов на про-  веренные работы	%		01.01.2012
			Процент несоот-  ветствий, свое-  временно доведенных до исполнителя	%	100	02.07.2012
		Точный учет ТМЦ и инструмента  на складе	Процент отчетов, представленных в  срок	%	100	01.01.2012
		Своевремен-  ный заказ ТМЦ и инструмента	Процент свое-  временно зака-  занных ТМЦ и инструмента	%	90	01.01.2014
			Процент выпол-  нения сроков составления плана закупок	%	100	01.01.2014
		Своевремен-  ная доставка ТМЦ и инструмента	Процент нару-  шений сроков доставки инструмента	%	3	01.01.2014
			Процент наруше-  ний сроков доставки ТМЦ	%	3	01.01.2014
		Точное пла-  нирование проектов	Процент заявок (о потребностях в ТМЦ и инстру-  менте), пред-  ставленных в срок	%	100	01.01.2012	Разработка про-  граммы обуче-  ния сотрудников Разработка но-  вой методологии планирования проектов
		Оптимизация запасов ТМЦ и инструмен-  та	Процент запасов, запланирован-  ных к выдаче	%	80	01.01.2014	План корректи-  рующих меро-  приятий по про-  цессу "Закупка ТМЦ"
4	Обучение и развитие	Повышение квалифика-  ции сотруд-  ников	Процент квали-  фицированных сотрудников	%	90	01.01.2014	Разработка про-  граммы обуче-  ния сотрудников Разработка но-  вой методологии планирования проектов
			Затраты на обучение сотрудников	руб.
			Количество прог-  рамм (мероприя-  тий) по повыше-  нию квалифика-  ции	шт.	3	01.01.2012

 

Диаграмма стратегической карты

Приложение Б. Пример отчета по цели

Цель «Привлечение клиентов»

Отчет

Период: с 01.01.2011 по 30.06.2011

Перспектива стратегической карты: Клиенты

Показатели  достижения цели

№	Название	Единица измерения	Целевое значение	Целевая дата	Значения за период
					Период	Плановое значение	Фактическое значение
1.	Затраты на привлечение одного клиента	руб.			Январь 2011	4166,67	3937,5
					Февраль 2011	857,2	956,52
					Март 2011	1428,4	1750
					Апрель 2011	2000	1842,11
					Май 2011	1428,4	1428,57
					Июнь 2011	1143	977,27
2.	Количество привлеченных клиентов	шт.	35	01.01.2012	Январь 2011	15	16
					Февраль 2011	25	23
					Март 2011	25	20
					Апрель 2011	35	38
					Май 2011	25	21
					Июнь 2011	20	22

Причинно-следственные связи цели

Влияет на достижение целей

№	Название	Перспектива стратегической карты
1.	Увеличение количества клиентов	Финансы

 

Зависит от достижения целей

№	Название	Перспектива стратегической карты
1.	Повышение качества проектных работ	Внутренние бизнес-процессы

 

Проекты, направленные на достижение цели

№	Название	Дата начала (факт)	Дата завершения (факт)
1.	Формирование сети представителей по регионам Поволжского федерального округа
2.	Разработка новой методологии  изучения удовлетворенности клиентов	18.01.2011