Разработка сбалансированной системы показателей

Оптимальным соотношением числа показателей  для целей каждой из перспектив на стратегической карте является такое соотношение:

• финансы – 4-5 показателей (22%);
• клиенты – 4-5 показателей (22%);
• внутренние бизнес-процессы – 8-10 показателей (34%);
• обучение и развитие – 4-5 показателей (22%).

Без наличия целевых значений показатели, разработанные для измерения  стратегических целей, не имеют смысла. Определение целевых значений показателей  вызывает сложности не только при разработке ССП. Принципиальная сложность определения целевого значения того или иного показателя состоит в том, чтобы найти реально достижимый уровень.

Как правило, ССП разрабатывается  на период, соответствующий долгосрочному  периоду стратегического планирования (3-5 лет). При этом целевые значения на долгосрочный период определяют у отсроченных показателей (показатели, которые говорят о конечных целях корпоративной стратегии). Поскольку реализация стратегии осуществляется и в текущем году, целевые значения устанавливают и на среднесрочный (1 год) период – для опережающих показателей (показатели, изменения которых во времени происходят за короткий срок). Таким образом достигается сбалансированность системы показателей по долгосрочным и краткосрочным целям.

Содержание краткосрочных планов детализируется по периодам (кварталам, месяцам, неделям, дням) и выражается в виде плановых значений показателей. Показатели и их целевые значения предоставляют менеджменту своевременные  сигналы, основанные на отклонениях реального положения вещей от планового, т.е. полученные фактические количественные результаты сравниваются с запланированными.

Определение связи показателей с бизнес-процессами

Как было сказано выше, показатель – это измеритель, показывающий степень достижения цели. Однако это и средство для оценки результативности и эффективности бизнес-процесса. Показатели в ССП служат как для оценки результативности бизнес-процессов, так и для оценки степени достижения цели одновременно.

Определение стратегических мероприятий

В случаях, когда стратегические цели не могут быть достигнуты путем выполнения регулярной деятельности (в рамках бизнес-процессов компании), достижение стратегических целей осуществляется через реализацию соответствующих  стратегических мероприятий. «Стратегические мероприятия» – это общее понятие для всех мероприятий, проектов, программ и инициатив, которые реализуются для достижения стратегических целей.

Распределение проектов компании по целям сбалансированной системы  создает ясность в понимании того, какой вклад вносит тот или иной проект в достижение стратегических целей. Если проекты не вносят значительного вклада в достижение стратегических целей, их следует рассмотреть на предмет, какой вклад они вносят в достижение базовых целей. Если то или иное стратегическое мероприятие не вносит существенного вклада в достижение базовых целей, то необходимость его реализации крайне сомнительна.

Сбор, оценка и анализ информации о  выполнении стратегии

Внедрение ССП – процесс, требующий значительного времени, часть из которого уходит на отлаживание системы и ее поддержку. Для улучшения ССП высшее руководство и ответственные должны постоянно проводить анализ и оценку деятельности организации.

Стратегические цели характеризуются  высокой степенью актуальности для компании, и эта актуальность должна оцениваться как минимум ежегодно. При этом необходимо оценивать:

• Пригодны ли выбранные показатели для оценки степени достижения выработанных целей?
• Насколько прост расчет значений показателей?
• Достигли ли структурные подразделения целевых значений выработанных показателей?
• Достигнуты ли целевые значения показателей корпоративных целей?
• Какой вклад вносит рассматриваемое структурное подразделение в достижение целей верхних уровней?

Оценка показателей заключается, прежде всего, в том, чтобы понять возможность расчета фактического значения показателя на основе данных отчетного периода. Кроме того, необходимо проводить сравнения план-факт по значениям выработанных показателей с выяснением причин отклонений. Такой анализ сопровождается либо корректировкой целевого значения показателя, либо разработкой корректирующих мероприятий, направленных на достижение установленного ранее целевого значения.

ССП нижнего уровня всегда должна оцениваться на предмет содействия достижению целей верхнего уровня.

Кроме того, целесообразно прогнозировать целевые значения показателей на длительный период времени.

Мероприятия также должны подвергаться анализу, а именно необходимо оценивать:

• Были ли реализованы все мероприятия согласно утвержденному плану?
• Были ли при этом соблюдены бюджет времени и финансовые ресурсы?
• Повлияла ли реализация мероприятий на достижение целей?

Если разработанные ранее мероприятия  еще не окончены, их следует завершить. При необходимости должны быть разработаны новые мероприятия.

4. Разработка ССП и контроль выполнения стратегии с применением Business Studio

1. Структура данных ССП

В данном разделе рассматривается технология применения Business Studio при разработке сбалансированной системы показателей. Подробнее о работе с Business Studio можно ознакомиться в Руководстве пользователя.

Все основные данные, относящиеся к ССП, хранятся в иерархических справочниках Навигатора в подразделе «Цели и показатели» раздела «Управление» (Рис.5).

Рис.5. Иерархические справочники ССП

Иерархический справочник «Перспективы стратегической карты» позволяет ввести перспективы, по которым группируются стратегические цели ССП. Чаще всего используют четыре перспективы (Рис.6), однако, всегда можно добавить новую перспективу.

Рис.6. Справочник «Перспективы стратегической карты»

Иерархический справочник «Цели» позволяет  ввести стратегические цели ССП. Цели можно сгруппировать по папкам, например, с названиями перспектив (Рис.7).

Рис.7. Справочник «Цели»

Показатели степени достижения стратегических целей хранятся в  иерархическом справочнике «Показатели». Показатели могут быть сгруппированы  по папкам или по показателям, рассчитываемым на основе других показателей (Рис.8).

Рис.8. Справочник «Показатели»

Стратегические карты, являющиеся графическим отображением взаимосвязи  перспектив, стратегических целей и  их показателей, хранятся в иерархическом  справочнике «Стратегические карты» (Рис.9).

Рис.9. Справочник «Стратегические карты»

Иерархический справочник «Проекты»  позволяет ввести перечень мероприятий, направленных на достижение стратегических целей (Рис.10).

Рис.10. Справочник «Проекты»

Работа с иерархическими справочниками Навигатора (добавление, редактирование и удаление элементов) более подробно описана в Руководстве пользователя, п. 2.6.

2. Определение стратегических целей

После выбора перспектив необходимо определить стратегические цели ССП. Ввести цели можно с помощью иерархического справочника «Цели» (см. Рис.7).

Окно свойств цели (Рис.11) открывается двойным щелчком на элементе в Навигаторе или кнопкой  на панели инструментов Навигатора.

Рис.11. Окно свойств Цели

В Табл.1 перечислены основные параметры, которые заполняются в свойствах целей.

Табл.1. Основные параметры цели

Параметр	Назначение
Название	Наименование цели
№ п/п	Номер для управления порядком элементов внутри справочника «Цели»
Комментарий	Произвольный комментарий к свойствам цели
Описание	Подробное уточняющее описание цели
Перспектива	Перспектива, к которой относится  цель
Состав	Состав группы. Заполняется «перетаскиванием»  элементов из Навигатора или форм справочников
Зависит от целей	Список целей, влияющих на достижение данной цели
Влияет на цели	Список целей, на достижение которых влияет данная цель
Показатели	Список показателей, измеряющих степень достижения цели
Проекты	Список проектов, выполнение которых направлено на достижение цели
Нормативно-справочные документы	Список ссылок на документы из иерархического справочника «Документы» раздела «Объекты деятельности»

 

После внесения цели в справочник ее можно добавлять непосредственно на стратегическую карту. Добавить новую стратегическую карту позволяет иерархический справочник «Стратегические карты» (см. Рис.9) раздела «Цели и показатели».

Количество стратегических карт для  организации может быть неограниченным. Как минимум, проектирование начинается с главной или общей корпоративной стратегической карты.

В Табл.2 перечислены основные параметры, которые заполняются в свойствах стратегической карты.

Табл.2. Основные параметры стратегической карты

Параметр	Описание
Название	Наименование стратегической карты
№ п/п	Номер для управления порядком элементов  внутри справочника «Стратегические  карты»
Комментарий	Произвольный комментарий к свойствам стратегической карты
Описание	Подробное уточняющее описание стратегической карты

 

Для добавления целей на открытую диаграмму стратегической карты необходимо перенести методом Drag&Drop ранее созданные перспективы из иерархического справочника Навигатора «Перспективы стратегической карты» (см. Рис.6). На диаграмме перспективы будут отображаться в виде строк (Рис.12).

Далее в нужную перспективу необходимо перенести цели из справочника «Цели» Навигатора. Также цель из справочника «Цели» можно добавить на диаграмму при помощи кнопки на палитре элементов диаграммы стратегической карты. При нажатии на данную кнопку или при перетаскивании данной кнопки на диаграмму откроется окно выбора элемента из справочника «Цели».

Цели на диаграмме стратегической карты изображаются в виде эллипса. При этом автоматически заполняется параметр «Перспектива» в свойствах цели (см. Рис.11). При перемещении цели в другую перспективу параметр «Перспектива» изменяется автоматически.

На стратегической карте цели можно  выделять цветом. Например, цели в области качества на стратегической карте на Рис.12 для удобства выделены зеленым цветом.

Более подробно работа с диаграммой стратегической карты описана в Руководстве пользователя, п. 3.2.

3. Построение причинно-следственных связей

Цели могут быть связаны с помощью отношений причинно-следственных связей.

Установление связей целей может  осуществляться:

• на диаграмме стратегической карты (Рис.12);
• в списках «Зависит от целей» и «Влияет на цели» в свойствах цели (см. Рис.11).

На диаграмме стратегической карты  связи целей можно строить  в виде направленных стрелок от одной  цели к другой. Две цели могут влиять друг на друга в рамках одной стратегической карты. Такое взаимовлияние изображается на карте двумя разными стрелками.

Степень влияния  одной цели на другую задается с  помощью поля «Сила влияния» и  может принимать следующие значения:

• очень слабое влияние;
• слабое влияние;
• нормальное влияние;
• сильное влияние;
• очень сильное влияние.

По умолчанию задается «Нормальное  влияние». Изменить силу влияния можно  в свойствах самой связи (стрелки) на стратегической карте или в  свойствах цели в списках «Зависит от целей» и «Влияет на цели». В  этих же списках может осуществляться и само определение причинно-следственных связей. Т.к. не все цели ССП могут быть отображены на стратегической карте, для установления причинно-следственных связей таких целей и используются списки «Зависит от целей» и «Влияет на цели».

Заполнение списков «Зависит от целей» и «Влияет на цели» может осуществляться путем переноса одной цели в окно свойств другой цели из иерархического справочника «Цели» либо выбором из справочника. Более подробно работа с полями ввода значения типа «Справочник» описана в Руководстве пользователя, п. 2.2.

Рис.12. Цели на стратегической карте

Установление связи между целями на диаграмме стратегической карты приводят к изменению списков «Влияет на цели» и «Зависит от целей» в окне свойств цели (см. Рис.11) после сохранения данной диаграммы.

Список целей, размещенных на стратегической карте, может быть получен путем  вызова на выполнение отчета «Стратегическая  карта» (Приложение А. Пример отчета «Стратегическая карта»).

4. Определение показателей и целевых значений

В Business Studio показатели служат как для оценки степени достижения цели, так и для оценки результативности процессов одновременно.

Назначение показателя цели может осуществляться:

• на диаграмме стратегической карты;
• в списке «Показатели» в свойствах цели;
• в списке «Цели» в свойствах показателя.

Для того чтобы назначить для  цели показатель на диаграмме стратегической карты, необходимо показатель перенести  на диаграмму из справочника «Показатели» Навигатора. Также показатель из справочника «Показатели» можно добавить на диаграмму при помощи кнопки на палитре элементов диаграммы стратегической карты. При нажатии на данную кнопку или при перетаскивании данной кнопки на диаграмму откроется окно выбора элемента из справочника «Показатели».

На диаграмме стратегической карты (Рис.13) назначение показателя цели можно строить в виде направленных стрелок от показателя к цели. Степень влияния показателя на цель задается с помощью поля «Сила влияния» и может принимать те же значения, что и в случае силы влияния цели на цель (см. п.4.3).