Разработка сбалансированной системы показателей

Рис.22. Окно свойств проекта

Табл.4. Основные параметры проекта

Параметр	Назначение
Название	Наименование проекта
Цель проекта	Результат, который планируется  достичь после выполнения проекта
Дата начала план	Планируемая дата начала проекта
Дата завершения план	Планируемая дата завершения проекта
Дата начала факт	Фактическая дата начала проекта
Дата завершения факт	Фактическая дата завершения проекта
Описание	Описание этапов, ресурсов и ограничений  проекта
Бюджет	Бюджет, выделенный на выполнение проекта
Единицы измерения суммы бюджета	Единица измерения суммы бюджета, выделенного на выполнение проекта
Завершен	Не редактируемый параметр. Проект завершен, если заполнена «Дата завершения факт»
Руководитель проекта	Лицо, являющееся руководителем проекта. Указывается Должность и/или Физическое лицо
Состав	Состав группы. Заполняется «перетаскиванием»  элементов из Навигатора или форм справочников
Цели	Список целей, на достижение которых  направлен проект
Нормативно-справочные документы	Список ссылок на документы из иерархического справочника «Документы» раздела  «Объекты». К этим документам можно  приложить файл Word, Excel, Visio и т.д.

 

Выбрав в навигаторе интересующий проект, можно открыть по нему отчет  «Отчет по проекту» (Приложение Ж. Пример отчета «Отчет по проекту»).

7. Использование кокпита при работе с показателями

Кокпит − интерфейс системы, предназначенный для наглядного отображения значений показателей  и их динамики.

Работа с кокпитом осуществляется с помощью раздела Главного меню «ССП».

Окно кокпита

Чтобы открыть окно просмотра кокпита, необходимо выполнить пункт Главного меню 
«ССП -> Контроль показателей». Откроется окно «Показатели» (Рис.23).

Рис.23. Окно работы с показателями в Кокпите

Чтобы просмотреть показатели на другую дату, существует кнопка «Сменить дату актуальности». По нажатию кнопки откроется окно для выбора даты.

Гиперссылка «График» – открывает  окно «Диаграмма значений» (Рис.24). Гиперссылка «Детализация» – открывает окно показателей, по значениям которых рассчитаны значения выбранного показателя по указанной формуле. Значения показателей приводятся за период, соответствующий заданной дате актуальности.

Чтобы открыть окно кокпита для ввода значений показателей можно воспользоваться пунктом Главного меню «ССП -> Ввод показателей». Для ввода значений непосредственно из окна «Показатели» необходимо включить опцию «Редактирование значений колонок» в контекстном меню «Действия -> Опции списка», вызываемого из окна «Показатели».

С помощью пункта Главного меню «Сервис -> Настройки пользователя» пользователь сможет управлять отображением показателя в кокпите: в окне кокпита отображаются только те показатели, на доступ к которым есть права у текущего пользователя, и нет тех, которые пользователь указал на закладке «Скрытые в кокпите показатели» в настройках пользователя Рис.27. Показатель для текущего пользователя отображается на данной закладке, если у показателя в свойствах проставлен параметр «Скрывать в кокпите».

Предупреждающий символ

У рассчитываемого показателя в окне кокпита появляется предупреждающий символ – восклицательный знак, если хотя бы один из его нижележащих показателей, к которому у текущего пользователя есть доступ, имеет статус, отличный от .

Предупреждающий символ рассчитываемого  показателя должен окрашиваться в цвет статуса того показателя, участвующего в расчете, у которого самые плохие результаты.

Например, Показатель 1 рассчитывается на основе двух показателей: Показатель 1.1 и Показатель 1.2. Если у Показателя 1.1 статус – , а у Показателя 1.2 статус – , то у Показателя 1 должен появиться предупреждающий символ – .

Если все нижележащие показатели имеют статус –  , то у показателя верхнего уровня не отображается предупреждающий символ.

Диаграмма значений показателя

С помощью кнопки «Обновить» обновляется диаграмма значений показателя.

В пункте меню «Показ» производится управление отображением диаграммы: показ  планового и фактического значения, легенды, подписей данных, поворот подписей периодов.

Выбрать другой период можно, нажав  на кнопку «Период (…)». Откроется окно для выбора периода.

Масштабирование осуществляется с  помощью выделения заданной области  или при помощи колеса прокрутки мыши.

Рис.24. Диаграмма значений

Табл.5. Контекстное меню Диаграммы значений показателей

Название пункта	Описание
Копировать	Копирует рисунок диаграммы  в буфер обмена.
Рисунок сохранить как…	Открывает диалоговое окно для сохранения рисунка диаграммы.
Параметры страницы…	Открывает окно настройки параметров страницы для печати.
Печать…	Печать рисунка диаграммы.
Отображать значения точек	Включает и отключает подсказку  при наведении на колонки плановых и фактических значений показателей.
Отменить последнее масштабирование	Отменяет последнее изменение  масштаба.
Отменить все масштабирование/ панорамирование	Отменяет все изменения масштаба.
Установить масштаб в умолчание	Устанавливает масштаб по умолчанию.

8. Сбор, оценка и анализ информации

Распределение прав для показателя

Для предотвращения несанкционированного изменения значений показателя и  для конфиденциальности просмотра  каждому пользователю Business Studio должны назначаться права для редактирования показателей (Рис.25).

Рис.25. Взаимосвязь показателей, ответственных и контролирующих

Подробно об администрировании системы и настройке прав описано в Руководстве пользователя, глава 16.

Для пользователя должно быть заполнено поле «Физическое лицо», которое отображается в окне «Настройки пользователя Business Studio» («Сервис –> Настройки пользователя») (Рис.27). Заполнение этого поля необходимо осуществлять в справочнике «Настройки пользователя Business Studio». Для того чтобы открыть этот справочник, необходимо выбрать в меню «Справочники» пункт «Все справочники» и найти в открывшемся дереве данный справочник. По умолчанию он скрыт. Для отображения всех справочников необходимо нажать кнопку « » «Показывать всё» (Рис.26).

Рис.26. Открытие справочника «Настройки пользователя Business Studio»

Рис.27. Установление связи пользователя и физического лица

Опция «Ограничивать доступ физического  лица к показателям» должна быть установлена  в том случае, если необходимо включить проверку доступа пользователя к показателям. Если пользователь должен иметь полный доступ ко всем показателям (например, это может быть директор компании или бизнес-аналитик), то опция «Ограничивать доступ физического лица к показателям» не должна устанавливаться.

Для предотвращения несанкционированного изменения параметра «Физическое лицо» и опции «Ограничивать доступ физического лица к показателям» (см. Рис.27) и получения, тем самым, доступа пользователя к показателям, связанным с другим физическим лицом, рекомендуется давать доступ на изменение данных параметров только администратору системы Business Studio. Подробно о настройке прав описано в Руководстве пользователя, п. 16.9.

Если пользователь указан как ответственный  за ввод значений определенных показателей, то он может войти в Business Studio Cockpit – приложение для редактирования показателей и внести значения, за которые он несет ответственность.

Если пользователь указан как контролирующий значения определенных показателей, то он может войти в Business Studio Cockpit − приложение для просмотра и редактирования показателей и контролировать достижение значений показателей, за которые он несет ответственность.

Ограничение прав пользователя, в  частности, установление запрета на изменение определенных параметров, осуществляется назначением пользователю дополнительной категории прав. Подробно о работе с категориями прав описано в Руководстве пользователя, п. 16.9.2.

В демонстрационной базе данных приведены примеры дополнительных категорий прав. Их можно загрузить в базу данных из файла «Примеры категорий пользователей ССП.xml», который находится в папке «Backup» в каталоге установки программы (по умолчанию, «C:\Program Files\STU-Soft\Business Studio 3.6\»). Импорт категорий прав осуществляется с помощью системного пакета импорта «СтартовыеСправочникиБаза». При импорте должны быть включены только последние 3 этапа импорта (№18-20). Подробнее об импорте с помощью пакетов импорта описано в Руководстве пользователя, п. 14.5.

Категория «Ограничения для пользователя кокпита». Категория прав предназначена для ограничений прав пользователя кокпита при работе со свойствами показателя. Пользователю с данной категорией прав в свойствах показателя будут доступны для редактирования параметр «Формула» и значения на закладке «Значения показателя», кроме критических значений. Остальные параметры будут доступны только для чтения. Для того чтобы ограничить права пользователя кокпита на редактирование параметров показателя, необходимо пользователю, помимо назначенной ему категории прав, назначить еще и данную категорию.

Категория «Ограничения для ответственного за ввод значений ССП». Категория прав предназначена для ограничений прав пользователя кокпита при работе со свойствами показателя. Пользователю с данной категорией прав в свойствах показателя будет доступен для редактирования параметр «Факт» на закладке «Значения показателя». Остальные параметры будут доступны только для чтения. Для того чтобы ограничить права пользователя кокпита на редактирование параметров показателя, необходимо пользователю, помимо назначенной ему категории прав, назначить еще и данную категорию.

Сбор значений показателя

Business Studio позволяет постоянно обеспечивать сбалансированную систему показателей свежими данными и поддержать ее в рабочем состоянии.

Средством сбора значений показателей, не содержащихся в информационной системе, служат файлы MS Excel, автоматически рассылаемые исполнителям и импортируемые затем в систему. Таким образом, механизмом сбора значений показателей являются так называемые рассылки, формируемые средствами Business Studio (Рис.28).

Рис.28. Механизм сбора значений показателей при помощи рассылок

Подробно работа с рассылками описана в Руководстве пользователя, глава 13.

В соответствии с этим механизмом для каждого физического лица, являющегося ответственным за внесение значений показателей в систему, формируется динамическое письмо с инструкцией по заполнению файла MS Excel. Система Business Studio находит все показатели для данного физического лица и формирует файл MS Excel, содержащий таблицу с показателями, за внесение значений которых данное физическое лицо является ответственным. К письму прикрепляется данный файл, и затем эти письма с файлами рассылаются по электронным адресам (E-mail) физических лиц, хранящихся в справочнике системы «Физические лица».

Далее физические лица заполняют файлы  фактическими значениями показателей  и помещают их в определенную папку  на файл-сервере или присылают  администратору системы. Система автоматически  считывает файлы из папки и  загружает в свою базу данных. На этом этап сбора значений показателей заканчивается.

Рассмотрим более подробно механизм формирования рассылок в Business Studio. Для выбора одного из трех справочников, относящихся к рассылкам, необходимо воспользоваться окном «Выберите справочник» (Рис.29), которое можно вызвать из главного меню с помощью пункта меню «Справочники –> Все справочники».

Рис.29. Справочники, отвечающие за рассылки

Для того чтобы создать рассылку необходимо открыть справочник «Рассылки» и создать там новый элемент. Пример заполнения параметров рассылки приведен на Рис.30.

Рис.30. Окно свойств элемента справочника «Рассылки»

В поле «Настройки» нужно из справочника «Настройки рассылки» (Рис.31) выбрать необходимую рассылку.

Рис.31. Справочник «Настройки рассылки»

Если в этом справочнике еще  нет ни одной рассылки, необходимо создать новую рассылку, заполнив все необходимые поля, например, как показано на Рис.32. А именно: в окне свойств элемента справочника «Настройки рассылки» заполняется название рассылки (от кого будет рассылаться письмо с файлом), настройки SMTP-сервера и обратный электронный адрес, который будет виден в отправляемых письмах в поле «От», и на который при необходимости физические лица будут отправлять заполненные файлы MS Excel.

Опция «Использовать username/password» должна быть включена, если используемый SMTP-сервер требует аутентификацию пользователя при отправке писем. При этом пользователю будет выдаваться окно для ввода имени и пароля, изображенное на Рис.33.

Информацию об адресе и порте SMTP-сервера, а также необходимости аутентификации, можно узнать у почтового администратора сети компании или у Интернет-провайдера.

Рис.32. Окно свойств элемента справочника «Настройки рассылки»

Рис.33. Окно «Вход в систему», появляющееся при выполнении рассылки

Как было уже сказано выше для  каждого физического лица, являющегося  ответственным за ввод значений показателей, формируется динамическое письмо с инструкцией по заполнению файла MS Excel. Это письмо представляет собой отчет, подставляемый в текст письма. Данный отчет выбирается в поле «Отчет» в окне свойств элемента справочника «Рассылки» (см. Рис.30). При этом открывается справочник отчетов Business Studio («Отчеты –> Отчеты объектов»), в котором необходимо выбрать созданный заранее отчет.

В демонстрационной базе Business Studio данный отчет создан под именем «Отчет для рассылки ответственным». Пример письма, формируемого на основе этого отчета, приведен на Рис.34.