Политика управления дебиторской задолженностью на предприятии (ООО «Телеком-Строй»)

Имеется много способов максимизировать  доходность дебиторской задолженности  и свести к минимуму возможные  потери. Основные из них следующие:

1. Выставление счетов. При циклическом составлении счетов они выставляются покупателям в различные периоды времени. При такой системе покупатели с фамилиями, начинающимися на «А» могут быть первыми, кому выставляются счета в первый день месяца, тем, чьи фамилии начинаются на «Б», счета будут выставлены во второй день и так далее. Счета покупателям должны быть отправлены в течение двадцати четырех часов со времени и составления.

Для ускорения взимания платежей можно направлять счета-фактуры  покупателям, когда их заказ еще  обрабатывается на складе. Можно также  выставлять счет за услуги с интервалами, если работа выполняется в течение  определенного периода, или начислять гонорар авансом, что предпочтительнее осуществления платежей по окончании работы.

Когда бизнес развивается  пассивно, могут применяться сезонные датирования выставления счетов.

2. Защита страхованием. Можно прибегнуть к страхованию кредитов, эта мера против непредвиденных потерь безнадежного долга. При решении, приобретать ли такую защиту, необходимо оценить ожидаемые средние потери безнадежного долга, финансовую способность компании противостоять этим потерям и стоимость страхования.

3. Факторинг. Возможно перепродать права на взыскание дебиторской задолженности, если это приведет к чистой экономии. Однако при сделке факторинга может быть раскрыта конфиденциальная информация.

Указанные способы оценки и методы управления задолженностью должны способствовать снижению степени  риска неполучения денег от должников. Основой для определения мероприятий по управлению или снижению дебиторской задолженностью является ее анализ.

Анализ дебиторской задолженности  предприятия рекомендуется проводить  по следующим основным этапам.

Анализ дебиторской задолженности  лучше всего начать с составления  реестра старения счетов дебиторов. Исходной информацией для его  составления являются данные бухгалтерского учета по задолженности конкретных контрагентов, при этом важно получить информацию не только о сумме задолженности, но и о сроках ее возникновения. Для получения информации о просроченности задолженности следует провести анализ договоров с контрагентами.

Когда такая информация получена, все дебиторы ранжируются по убыванию величины задолженности. Как правило, дебиторская задолженность первых 20-30 крупнейших контрагентов составляет 70-80 % от общей суммы задолженности. В дальнейшем активная работа по возврату задолженности будет проводится именно с этой группой дебиторов,

По каждому дебитору необходимо провести работу по возврату задолженности. Основываясь на опыте реструктуризации и реформирования предприятий России можно предложить следующие меры по организации такой работы:

- создание целевой группы по работе с дебиторской задолженностью;

- составление и анализ реестра «старения» счетов дебиторов;

- разработка плана мероприятий по работе с конкретными контрагентами с указанием сроков, ответственных, оценкой затрат и полученного эффекта;

- внесение информации о планируемых суммах возвращаемой задолженности в финансовый план предприятия с последующим контролем выполнения;

- разработка и утверждение положения о мотивации за результат, достигнутый целевой группой.

Целевая группа может состоять из сотрудников отделов маркетинга, сбыта, бухгалтерии. Численность группы зависит от масштабов предприятия и составляет 3-5 человек.

Как правило, после начала проработки реестра счетов дебиторов, определяются затраты, необходимые  для возврата задолженности и  сумма возврата.

Мероприятия по работе с  дебиторами могут включать:

- телефонные переговоры;

- выезды к контрагентам;

- разработка схем погашения задолженности векселями с их последующей реализацией;

- разработка эффективных бартерных схем;

- проработка возможностей обращения в арбитраж.

Опыт реформирования российских предприятий показывает, что меры по возврату дебиторской задолженности  входят в группу наиболее действенных  мер повышения эффективности  за счет внутренних резервов предприятия  и могут быстро принести хороший результат. Возврат задолженности в сжатые сроки — реальная возможность пополнения дефицитных оборотных средств.

Тем не менее, с точки зрения эффективного управления предприятием, важно не только в сжатые сроки  вернуть средства, но и не допускать  последующего увеличения задолженности  выше допустимого предела. Возникает  задача планирования и управления дебиторской  задолженностью,

Планирование сроков и  объемов увеличения и погашения  дебиторской задолженности необходимо вести в комплексе с финансовым планированием на предприятии.

При составлении плана (бюджета) продаж готовой продукции предприятия  необходимо указывать, какое ее количество отгружается с образованием дебиторской  задолженности. Соответствующие суммы отражаются в плане по движению дебиторской задолженности в графе «увеличение».

При формировании плана поступления  платежных средств, так же необходимо указать, какие суммы поступают  в погашение задолженности, при  этом желательна разбивка на денежные средства и товарно-материальные ресурсы (бартер). Соответствующие суммы  отражаются в плане по движению дебиторской  задолженности в графе «погашение».

При формировании плана продаж может определяться допустимая (нормируемая) величина дебиторской задолженности  и допустимый срок ее погашения по каждому крупному контрагенту. Это  делается для того, чтобы не допустить  неконтролируемого роста задолженности, обеспечить заданное среднее значение оборачиваемости.

После составления исходного  варианта финансового плана, следует  проверить, хватает ли имеющихся  оборотных средств для функционирования предприятия в каждый планируемый период. Если средств недостаточно, проводится корректировка плана.

Целесообразно составление  и анализ нескольких вариантов финансового  плана, отличающихся, в том числе  сроками и объемами погашения  дебиторской задолженности.

Анализируя финансовый план, следует оценить сроки оборачиваемости  дебиторской задолженности как в целом, так и по крупным (первые 10-30) контрагентам. Варьируя сроки погашения (и соответственно период оборота) можно оценить, насколько увеличится эффективность деятельности предприятия.

Запланированное движение задолженности  следует контролировать. Для этого  необходима оперативная бухгалтерская  информация. Если бухгалтерия не обеспечивает нужную оперативность, нужно воспользоваться  данными управленческого учета.

Контроль выполнения плана  необходимо сочетать с контролем  работы менеджеров, за каждым из которых целесообразно закрепить соответствующего контрагента. Повышение договорной дисциплины, жесткий оперативный контроль договоров на этапе их составления, подписания и реализации является необходимой мерой, обеспечивающей выполнение плана по движению дебиторской задолженности.

Необходимо предусмотреть  ответственность менеджеров за отгрузку продукции с образованием сверхнормативной дебиторской задолженности, и поощрять за сокращение периода ее оборачиваемости.

В случае существования на предприятии центров финансовой ответственности (ЦФО), за использование  активов предприятия (товары, сырье  и материалы, дебиторская задолженность) каждое подразделение, имеющее статус ЦФО, начисляет проценты, размер которых  определяется внутренними нормативными документами. Сокращение дебиторской задолженности, увеличение ее оборачиваемости за счет эффективной мотивации работников, приводит к увеличению прибыли ЦФО и предприятия в целом. Анализируя финансовый план, сроки и объемы дебиторской задолженности, можно определить различные варианты скидок от цены на отгружаемую продукцию в зависимости от сроков погашения задолженности. Может оказаться выгоднее ввести предоплату, существенно снизив при этом цену.

Следующим этапом анализа  дебиторской задолженности является определение структуры и динамики изменения каждой статьи дебиторской  задолженности предприятия.

По результатам данного  вида анализа необходимо выявить  наиболее «больные» статьи дебиторской  задолженности, оказывающие существенное влияние на ее конечную величину.

При анализе прочей дебиторской  задолженности необходимо иметь  в виду, что относящиеся к ней  суммы учитываются на различных  статьях баланса. Анализируя прочую дебиторскую задолженность, следует  рассмотреть те суммы, которые относятся к задолженности за подотчётными лицами, по выданным им денежным средствами. При анализе рассматривается давность аванса, выявляются случаи длительного разрыва во времени между получением аванса и их расходованием, Нормальной можно считать задолженность, по которой ещё не истёк срок представления отчётов о расходовании средств.

Задолженность рабочих и  служащих за квартплату и коммунальные услуги анализируется путём выяснения  просроченных платежей и рассмотрения мер, принимаемых предприятием к  их погашению.

В анализе прочих дебиторов  находит отражение своевременность  платежей рабочих и служащих за товары, приобретённые в кредит. Просроченная задолженность обычно выделяется в  балансе отдельной статьёй. В пассиве баланса источником покрытия такой задолженности являются ссуды банка, полученных на оплату товаров и материалов, проданных в кредит. Если из-за несвоевременного погашения рабочими и служащими кредита их задолженность предприятию превышает имеющуюся у предприятия ссуду банка, сумма превышения рассматривается как. дебиторская задолженность.

Анализ дебиторской задолженности  должен также показать, как осуществляются расчёты по возмещению материального  ущерба, начисленного возникшими недостачами  и хищением ценностей, в том числе  и по искам, предъявленным по взысканию  через суд, а также суммы, присуждённые судом, но не взысканные. При анализе  выявляют, своевременно ли предъявляются  документы в судебно-следственные органы для возмещения ущерба.

Важную роль в управлении задолженностью является расчет и динамика ее оборачиваемости или определение  среднего периода погашения. Расчет делается аналогично определению времени  обращения активов в целом  с той лишь разницей, что берется  сумма дебиторской задолженности. Нормы по значению данного показателя нет, и предприятие будет удовлетворять  снижение этого срока. Можно сравнивать со среднеотраслевыми показателями, и если они будут выше показателей  оборачиваемости дебиторской задолженности  предприятия, то это будет говорить об эффективном управлении дебиторской  задолженностью на этом предприятии. Данный анализ необходим для дальнейшего определения возможности сокращения величины конкретной статьи дебиторской задолженности.

Результаты анализа позволяют  обоснованно предположить, какие  статьи дебиторской задолженности  могут быть рассмотрены с точки  зрения возможности их сокращения.

1.4. Факторинг как современная  форма управления дебиторской  задолженностью

 

В современных условиях ведения  бизнеса компании-поставщики часто  вынуждены предоставлять покупателям  отсрочку платежа. В зависимости  от степени ликвидности продаваемого товара, средний срок отсрочки колеблется в пределах 14-45 дней. Преимущества товарного  кредита для покупателя очевидны: нет необходимости выводить из оборота  значительные денежные средства, как  в случае предоплаты или оплаты по факту; покупатель может планировать  график погашения задолженности, а  также свести к минимуму риск получения  некачественного товара. Однако согласие поставщиков на предоставление товарного  кредита приводит к сокращению оборотных  средств и ухудшению текущей  ликвидности этих компаний, возникновению  кассовых разрывов и снижению финансовой устойчивости, что в итоге негативно  сказывается на рентабельности бизнеса  и объемах получаемой прибыли. «Бремя»  долга по поставкам с отсрочкой  платежа еще больше усугубляется в случае, если покупатель не соблюдает  указанные в договоре сроки. Это  приводит к десинхронизации товарных и денежных потоков и кассовым разрывам в платежной системе  самого поставщика. Тем не менее, предоставление или увеличение отсрочки платежа  является серьезным конкурентным преимуществом  на рынке, а порой и единственным аргументом, привлекающим покупателей.

Стремясь не допустить  возникновение просроченных или  безнадежных долгов, поставщики ежедневно  проводят мониторинг состояния дебиторской  задолженности. В большинстве компаний за своевременный приход денежных средств  на расчетный счет отвечают менеджеры  по продаже, что изначально не совсем корректно. Ведь, с одной стороны, менеджер, привлекший клиента, заинтересован  в долгосрочной работе с ним, а следовательно, в поддержании «хороших отношений». С другой стороны, менеджеру необходимо найти рычаги воздействия на компанию в случае, если она нарушает договорные сроки.

Наиболее эффективное  управление дебиторской задолженностью возможно при наличии независимого контроля, например, со стороны факторинговой компании. В рамках факторингового обслуживания банк-фактор проверяет платежную дисциплину и деловую репутацию покупателей, контролирует своевременность оплаты поставок дебиторами, управляет рисками по поставкам с отсрочкой платежа, помогает поставщику грамотно строить лимитную и тарифную политику.