Планування і контроль на підприємстві

1.2. Механізм і функції планування

Під механізмом планування розуміється сукупність суб’єктів, засобів, методів і принципів, за допомогою яких приймаються планові рішення, і забезпечується їхня реалізація.

Механізм планування розкриває внутрішню будову, зміст  системи планування й включає:

• апарат розробки цілей і завдань функціонування підприємства;
• принципи планування;
• засоби забезпечення (матеріально-технічні та інформаційні);
• методи планування.

Вищеназвані компоненти механізму планування взаємообумовлені як елементи однієї системи.

Планування  цілей, або цільове планування. Предметом цільового планування є сукупність вищих матеріальних, вартісних і соціальних цілей, що визначають політику підприємства, тому друга його назва «генеральне цільове планування». До предмета цільового планування відносяться також програми (продуктові) і окремі цілі підприємства.

Матеріальні цілі – це цілі досягнення певних матеріальних результатів, до яких відноситься, насамперед, майбутня продуктова програма підприємства. Такі цілі досягаються за допомогою реалізації певних заходів.

Вартісні цілі - очікувані в майбутньому фінансові результати (балансовий прибуток, вартість капіталу, ліквідність та ін.) і можуть бути досягнуті тільки через реалізацію матеріальних цілей та цілей-дій (заходів).

Соціальні цілі являють собою бажані в майбутньому відносини між людьми, як на самому підприємстві, так і з громадськістю поза підприємством. Досягнення соціальних цілей можливе через реалізацію матеріальних і вартісних цілей.  

За ознакою  часу цілі розрізняють крапкові й траєкторні. Крапкові – це цілі, що досягаються на певний момент часу, траєкторні – діючі протягом певного періоду.  

В умовах конкурентної економіки  всі цілі можна характеризувати  також у порівнянні із цілями підприємств-конкурентів  як такі, що забезпечують конкурентні  переваги.  

До визначення цілей  існує ряд вимог, яких треба додержуватися, інакше їхнє призначення не буде виконане.

Конкретність і  вимірність. Цілі мають бути конкретними й вимірними. Це значить, що якщо первинною метою підприємства є задоволення потреб своїх співробітників, то необхідно вказувати передбачувані вимоги для досягнення даної цілі:

• знизити плинність кадрів на 10% у рік;
• підвищити середньомісячну заробітну плату (одного працюючого) на 10% протягом року.

Виражаючи свої цілі в  конкретних вимірних формах, керівництво  створює чітку базу відліку для наступних рішень і оцінки ходу роботи, що є важливим при виконанні контрольних функцій.

Орієнтація в часі. Ефективність цілей полягає в конкретному часі прогнозування. Варто точно визначати не тільки те, що організація хоче здійснити, але й коли треба досягти результат. Цілі зазвичай встановлюються на тривалі й короткострокові проміжки часу (відповідно на 5 і більше років, і в межах року). Середньострокові цілі мають період планування від 1 до 5 років. Довгострокові цілі звичайно формуються у першу чергу (строком понад 5 років), а потім розробляються середньострокові й короткострокові цілі для забезпечення довгострокових. Звичайно, чим ближче горизонт планування цілі, тим більш вужчі її рамки.

Наприклад, довгострокова  ціль відносно продуктивності може формулюватися так: «Збільшити загальну продуктивність праці за 5 років на 25%». Відповідно до цього керівництво встановлює середньострокові цілі - «Підвищення продуктивності праці на 10% за 2 роки».

Короткострокові цілі в  цьому випадку встановлюються в  таких конкретних сферах, як підвищення кваліфікації співробітників, модернізація підприємства або окремого виробничого підрозділу, автоматизація й механізація та ін.

Можливість досягнення. Щоб забезпечувати підвищення ефективності діяльності організації цілі мають бути досяжними. Встановлення цілей, які перевищують можливості організації може привести до катастрофічних наслідків. Крім того, якщо цілі недосяжні, це негативно впливає на поведінку людей в організації. Прагнення працівників до успіху буде блоковане і їх мотивація послабиться.

Взаємозв'язок і підтримка. Часткові цілі, що встановлюються для досягнення загальної мети, мають бути взаємно узгодженими, не суперечити одна одній. Тобто дії та рішення, що необхідні для досягнення однієї цілі, не повинні заважати досягненню інших.

Планування процесів і об'єктів визначає в часі й просторі послідовність здійснення процесів (операцій, видів діяльності), необхідних для досягнення цілей і тим самим установлює види й обсяг використання у відповідних процесах суб'єктів (потенціалу) і об'єктів (матеріальні ресурси, інформація, кошти та ін.).

Планові розрахунки – кількісне вираження планування. Вони ґрунтуються на об'ємних та вартісних показниках.

Під функціями планування розуміють окремі види робіт, що виконуються в процесі планування, тобто будь-яка робота, будь-яка дія, чинена в процесі формування плану й спрямована на зміну стану підприємства.

До складу функцій  планування можна включити наступні:

• зменшення рівня складності. Одна з найважливіших функцій планування полягає в подоланні реально існуючої складності об'єктів і процесів, що плануються. Для цього при плануванні необхідно виділити найбільш істотні зв'язки й залежності, об'єднавши їх у модулі, що розмежовують сфери діяльності і являють собою структурні елементи єдиного плану. Такий підхід дозволяє розбити процес планування на окремі планові розрахунки й спростити процес розробки й реалізації плану, а також контролю за його виконанням;
• мотивація. За допомогою процесу планування має ініціюватися ефективне використання матеріального й інтелектуального потенціалу підприємства, підвищуватися рівень мотивації персоналу;
• прогнозування. Якість прогнозу визначає якість плану, тому в процесі планування спочатку складається прогноз стану зовнішнього й внутрішнього середовища підприємства;
• забезпечення безпеки. Планування має бути спрямоване на виключення негативного ефекту невизначеності майбутнього і зовнішнього середовища і тим самим враховувати фактор ризику. На етапі планування відповідні суб’єкти мають замислитися над майбутніми проблемами і шляхами їх нейтралізації. Із цією метою планується комплекс заходів щодо зниження ризику, характерного для бізнесу, у якому здійснює свою діяльність підприємство; 
• оптимізація. Дана функція забезпечує вибір припустимих і найкращих альтернатив з погляду обмежень використання ресурсів;
• координація й інтеграція. Планування має поєднувати людей, як у процесі розробки плану, так і його реалізації, запобігати конфлікти й враховувати інтеграцію різних сфер діяльності підприємства.
• контроль. Дана функція реалізується в тому числі шляхом встановлення нормативів без чого неможливе здійснення якісного контролю. Планування дозволяє налагодити ефективну систему контролю за виробничо-господарською діяльністю, аналіз роботи всіх підрозділів підприємства;
• документування. Планування забезпечує документоване подання процесу господарської діяльності;
• виховання й навчання. Планування створює виховний ефект за допомогою зразків раціональних дій, дозволяє вчитися на помилках.

1.3. Методи  планування

Методи  планування являють собою сукупність способів і прийомів, за допомогою яких забезпечується розробка і обґрунтування планів.

Планування  як складова економічної науки ґрунтується  передусім на загальних взаємопов’язаних методах наукових досліджень: аналіз, синтез, дедукція та індукція, системний підхід, конкретно-історичний підхід, комплексний підхід, метод експерименту, моделювання.

В умовах командно-адміністративної системи управління вихідною позицією при розробці планів були потреби національного господарства в промисловій продукції і наявність ресурсів для їх виконання. За базу розрахунку приймався звітний рік і, припускаючи, що і в майбутньому збережеться тенденція динаміки темпів та пропорцій, яка склалася в минулому, визначали проміжні й кінцеві результати. Цей метод, в основі якого лежать ресурси і динаміка минулих років, називається екстраполяційним методом. Його використовують і організації, які займають монопольне становище на ринку. Для монополій немає загрози з боку конкурентів, тому вони, після встановлення монопольно високої ціни, поступово збільшують обсяги продажу і, знижуючи ціни, захоплюють нові ринки.

В умовах конкурентної боротьби вихідною позицією, початковим моментом планування є потреби ринку, попит на продукцію і послуги. Тому метод, що орієнтований на динаміку темпів і пропорцій у минулому, тут, як правило, не підходить. Для того, щоб закріпитися на ринку, завоювати його нові сегменти, фірми повинні ставитися конкретні цілі на майбутнє і, уже виходячи з цих цілей (кінцевого результату), планувати проміжні етапи. Метод, при якому підприємства встановлюють мету для досягнення в майбутньому і, виходячи з неї, визначають тривалість планового періоду й проміжні планові показники, одержав назву – інтерполяційний метод.

Для визначення ступеня обґрунтованості показників застосовуються спеціальні методи планування.

Дослідно-статистичний метод – передбачає використання фактичних статистичних даних за попередні роки, середніх величин при встановленні планових показників. Тут практично використовується екстраполяція. В умовах ринкових відносин застосування цього методу обмежене, він не дозволяє враховувати зміни ринкової кон'юнктури.

Балансовий  метод – забезпечує узгодження потреб із необхідними ресурсами. Його суть зводиться до розробки спеціальних таблиць – балансів, в одній частині яких показують усі напрямки витрат ресурсів відповідно до потреб, а в іншій - джерела забезпечення цими ресурсами. Баланси на підприємстві розробляються для різних видів ресурсів (матеріальних, трудових, фінансових).

Матричний метод планування – подальший розвиток балансового методу, що полягає в формуванні матричних моделей взаємозв'язків між виробничими підрозділами і показниками.

Економіко-математичне моделювання дозволяє розробляти не один, а декілька варіантів плану. При цьому показники найважливіших його розділів повинні бути оптимізовані за допомогою спеціальних економіко-математичних моделей.

Факторний метод планування. При цьому методі планові значення показників визначаються на основі впливу найважливіших факторів, які обумовлюють зміни цих показників.

В умовах централізованого планування факторний метод використовувався при розробці планових завдань зі зниження собівартості продукції і підвищення продуктивності праці. Ці показники були для підприємства директивними, а пізніше і фондоутворюючими. Планові завдання за цими показниками установлювалися на основі показників базового (звітного) року. У зв'язку з цим необхідно було враховувати не тільки фактори, що пов'язані із заходами планового року, а й елімінувати вплив різних умов звітного й планового року (обсяги виробництва, ціни на готову продукцію, сировину і матеріали, зміну структури асортименту, питомої ваги кооперованих постачань, вплив “перехідної економії” і “перехідного подорожчання” та ін.).

Методично правильне  обчислення впливу факторів на планові  показники має відповідати таким вимогам:

• сукупний вплив окремих факторів у сумі повинен дорівнювати абсолютній величині змінного показника - тобто, якщо вплив яких-небудь факторів не можна виявити, то увесь розрахунок стає марним;
• при визначенні впливу окремих факторів на той чи інший показник необхідно чітко враховувати вплив кожного фактора окремо і вплив факторів один на одного.

Нормативний метод планування. Цей метод ґрунтується на визначенні та використанні в плануванні діяльності підприємства прогресивних, технічно обґрунтованих норм і нормативів, які відображають досягнення науково-технічного прогресу.

Впровадження  нормативного методу є неможливим без розробки норм і нормативів - тобто створення нормативної бази з використанням обчислювальної техніки. Зважаючи на те, що норми і нормативи - величини динамічні, нормативний метод планування повинен передбачати розрахунок відповідних показників за нормами на початок планового періоду з наступною зміною норм від впровадження організаційно-технічних заходів і формування на основі планових норм відповідних показників плану підприємства.

Програмно-цільовий метод передбачає розробку цільових  комплексних програм і призначений для обґрунтування вирішення проблем національного господарства, визначення шляхів розвитку підприємств провідних галузей економіки, що мають загальнодержавне значення.

Використання  того чи іншого методу планування залежить від цілей та завдань, які стоять перед економікою, тривалості планових періодів, кваліфікації працівників тощо. Так, при перспективному плануванні найчастіше використовують програмно-цільовий метод, а при розробці поточних планів переважають балансовий і нормативний.

Планування може бути інтуїтивним і формальним.

Інтуїція - це здатність пізнання істини шляхом безпосереднього її розгляду без обґрунтувань за допомогою доказів. Щоб приймати рішення на інтуїтивному рівні, необхідно володіти відповідним досвідом і знанням закономірностей, які об'єктивно діють в умовах ринку. Крім того, прийняття рішень на інтуїтивному рівні часто пов'язують з обдарованими, талановитими підприємцями, а сам процес прийняття рішень ототожнюють із творчістю. Невипадково найбільш обдарованих підприємців ставлять поруч із видатними композиторами, художниками, артистами. Саме творчий підхід дає змогу виходити за звичайний спосіб мислення і втілювати в плані нові оригінальні ідеї.