Планирование и бюджетирование на предприятии

К достижению поставленных целей ведет производство конкурентоспособных товаров и услуг.

Оказавшееся убыточным  предприятие не выполняет своей основной задачи. Владельцы фирмы, являющиеся держателями акций, как правило, в лучшем случае принимают решение о смене управляющего компанией.

Низкое качество обучения детей в школе из-за использования  неквалифицированного преподавательского состава, недостаточного количества аудиторий, наглядных пособий, учебников и  других причин может привести к тому, что цели, ради которых была создана школа, не будут достигнуты.

Следует реально смотреть на жизнь. Пустые фантазии, неумение точно  ответить на вопрос о целесообразности занятия выбранным видом деятельности могут привести только к одному логическому концу — краху.

На данном этапе важно определить задачи с учетом поставленных целей и имеющихся возможностей.

Поиск альтернативных вариантов. Для достижения поставленных целей необходимо определить возможные альтернативы. Поиск альтернативных вариантов, основанный на изучении влияния различных факторов на макроэкономическом уровне, прогнозировании действий конкурентов и прочих факторах, является одним из важных этапов принятия решений. Администрации предприятия необходимо сосредоточить свое внимание на выпуске ассортимента продукции и услуг, в котором будет нуждаться потребитель в будущем. Следует учесть, что к моменту выпуска продукции рынки сбыта могут претерпеть некоторые изменения. Поэтому рекомендуется прибегнуть к следующим действиям:

• выпуск новых товаров для реализации на уже существующих рынках;
• выпуск новых товаров для реализации на новых рынках;
• создание новых рынков для уже выпускаемых товаров.

Сбор информации об альтернативных вариантах. Данный этап представляет собой оценку альтернатив в будущей ситуации в условиях определенности и в условиях неопределенности.

Достаточно четко можно оценить производство того или иного ассортимента продукции и услуг исходя:

• из имеющихся мощностей;
• денежных средств;
• квалификации персонала..., иначе говоря, произвести оценку альтерна-тив в условиях определенности.

Значительно сложнее  планировать достижение целей посредством  тех или иных альтернатив в  условиях многозначных ожиданий будущей  ситуации во внешней среде предприятия. Экономическая среда, как правило, изменчива и не всегда прогнозируема. В этой связи сложно предугадать факторы, которые могут в будущем оказать влияние на альтернативные варианты, так как они находятся вне контроля принимающего решение. Ярким примером влияния экономической среды на жизнь предприятия стал так называемый августовский кризис 1998 г. в России.

Кроме того, следует смоделировать  последствия реализации альтернатив  в условиях возможного изменения  самих целей, мероприятий и ограничений.

Очевидно, что курс действий, выбранный организацией на основе всестороннего анализа имеющейся информации, определит ее долгосрочную перспективу и явится ее стратегией. Стратегические решения оказывают сильное влияние на будущее организации, поэтому очень важно, чтобы для их принятия была собрана точная информация о возможностях организации и экономической среде.

Объектами долгосрочного планирования являются:

• организационная структура организации;
• капитальные вложения;
• производственные мощности;
• долгосрочные кредиты и займы и пр.

Для выполнения долгосрочных, стратегических решений администрация организации должна периодически принимать оперативные или краткосрочные решения. Примером краткосрочных решений могут быть следующие:

• дополнительный выпуск продукции в связи с увеличившимся спросом;
• премирование работников за более высокое, чем предполагалось, ка-чество продукции, обусловившее возможность повышения цен;
• снижение цен, вызванное падением спроса на продукцию, т.е. решения по текущей предпринимательской деятельности фирмы.

Для принятия краткосрочных, оперативных решений также необходима исчерпывающая информация о спросе на производимую продукцию, о предложении конкурентов, о ценах на материальные запасы и прочая информация, использование которой определит планирование затрат, товарооборота, доходов и расходов организации.

Выбор альтернативы, подлежащей реализации. После того как произведена оценка имеющихся альтернатив, необходимо провести сравнительный анализ и обсуждение оцененных вариантов. На основании анализа и обсуждения выбирается наиболее подходящая для реализации альтернатива, обеспечивающая максимальную степень достижения целей организации.

Проведение в жизнь  выбранной альтернативы. Итак, альтернатива выбрана и следует воплотить  ее в жизнь. Начинается детальная  разработка плана. Обобщенным выражением различных видов планирования является бизнес-план. Он представляет собой расчетный прогноз функционирования предприятия, выраженный как в стоимостных, так и в натуральных показателях. Сроки бизнес-планирования, как правило, устанавливаются на три года. В ходе реализации бизнес-плана он корректируется.

В последнее время  все большее признание получает бюджет доходов и расходов предприятия (обобщенная финансовая смета), состоящих  из отдельных, различных по своему характеру смет.[8]

 

1.2. Функции, задачи и цели планирования

 

Система бюджетирования предполагает многовариантный анализ финансовых последствий реализации намеченных планов, предусматривает анализ различных сценариев изменения финансового состояния предприятия, оценки финансовой устойчивости в изменяющихся условиях внешней хозяйственной среды.

Бюджетирование на предприятии  выполняет три основные функции:

1. Функция планирования. Данная функция является самой важной. Бюджетирование является основой для внутрифирменного планирования. Исходя из стратегических целей предприятия, бюджеты решают задачи распределения финансовых ресурсов, находящихся в распоряжении предприятия. Разработка бюджетов придает количественную определенность выбранным перспективам деятельности предприятия, все затраты и результаты приобретают денежное выражение. Бюджетирование способствует правильному и четкому целеполаганию на предприятии, разработке стратегии бизнеса.

2. Функция прогноза. Сущность данной функции заключается в расчете прогнозных показателей по выполнению плановых заданий на основе соответствующего учета, прежде всего бухгалтерского.

3. Функция анализа. Является также немаловажной для предприятия. Разумеется, как бы ни был хорош план, он остается бесполезным, если нет эффективного анализа его осуществления. Бюджет представляет собой набор показателей или критериев, которые должны использоваться при анализе деятельности предприятия. Путем непрерывного сопоставления фактических данных с плановыми показателями можно оценивать деятельность на любом этапе, бюджетное планирование позволяет выявить отклонения деятельности от того, что предполагалось бюджетом, и скорректировать действия.

В общем случае в процессе бюджетирования выполняются следующие  задачи:

1. Оценка эффективности  работы предприятия, за счет  сравнения достиг-нутых результатов с плановыми.

2. Установление перспективных  целей и их выполнение в  текущих планах развития предприятия,  на основе долгосрочного прогнозирование.

3. Контроль и анализ  деятельности отдельных подразделений  предприя-тия на основе показателей, устанавливаемых для каждого подразделения.

4. Контроль и анализ, деятельности всего предприятия  в целом на основе общефирменных  целевых показателей.

5. Планирование и контроль  денежных потоков предприятия.[14]

Мировая практика выявила  в системе бюджетирования положительные  и отрицательные стороны.

Достоинства бюджетирования заключаются в том, что оно:

• оказывает положительное воздействие на мотивацию и настрой коллектива;
• позволяет координировать работу предприятия в целом;
• анализ бюджетов позволяет своевременно вносить корректирующие изменения;
• позволяет учиться на опыте составления бюджетов прошлых периодов;
• позволяет усовершенствовать процесс распределения ресурсов;
• служит инструментом сравнения достигнутых и желаемых результатов.

К недостаткам бюджетирования относятся:

• сложность и дороговизна системы бюджетирования;
• если бюджеты не доведены до сведения каждого сотрудника, то они не оказывают практически никакого влияния на мотивацию и результаты работы, а вместо этого воспринимаются исключительно как средство для оценки деятельности работников и отслеживания ошибок;
• противоречие между достижимостью целей и их стимулирующим эффектом: если достичь поставленных целей слишком легко, то бюджет не имеет стимулирующего эффекта для повышения производительности; если достичь целей слишком сложно, - стимулирующий эффект пропадает, поскольку никто не верит в возможность достижения целей;
• малейшие изменения требований к системе бюджетирования в части детализации плановых и отчетных данных или организационные изменения в компании, приводят к необходимости начинать работу по внедрению заново.[14]

В общих чертах можно  определить следующие цели планирования:

1) детализированное планирования;

2) координация деятельности  каждого подразделения, обеспечивающая  их взаимосвязь;

3) обеспечение необходимой  информацией всех руководителей центров ответственности;

4) стимулирование (мотивация)  деятельности руководства по  достиже-нию целей организации;

5) контроль за производством;

6) оценка эффективности  работы руководителей.

Детализированное планирование. Разработка долгосрочных планов (смет) основывается на множестве детализированных смет, которые рассчитываются для различных временных периодов, производственных процессов и подразделений.

Предположим, годовая  смета учебного центра будет представления  доходами и расходами различных учебных программ, семинаров, учебных курсов и пр. Данная смета будет разбита по семестрам, учебным циклам и т.д.

В расходную часть  сметы будут включены расходы  на содержание управленческого персонала, приобретение оргтехники, канцелярских принадлежностей, аренду помещений, автомобиля и др. На основе плана учебных программ, семинаров, курсов будет разработан единый годовой учебный план учебного центра с указанием количества учебных часов по каждому предмету. Количество часов определит почасовую нагрузку каждого преподавателя, на основании которой будет рассчитана смета по заработной плате. Необходимость проведения капитального или текущего ремонта обусловит составление смет, в которых будут описаны предстоящие работы и сделаны соответствующие расчеты, и т.д.

Чем сложнее производственный процесс на предприятии, чем больший  ассортимент продукции и услуг  оно производит, тем сложнее процесс  планирования, тем больше оно нуждается  в детализации.

Координация деятельности каждого подразделения, обеспечивающая их взаимосвязь. До каждого производственного подразделения, каждого центра ответственности доводятся детализированные сметные задания, разработанные на основе годового плана выпуска продукции и услуг и обеспечивающие выполнение этого плана, в соответствии с производственными функциями подразделений. Все они скоординированы и взаимоувязаны.

Кроме того, в процессе производства возникают различные  обстоятельства, которые вносят коррективы в принятые планы и нуждаются  в оперативном реагировании. Наглядным примером может служить аварийный случай, нарушивший техническое состояние производственного помещения.

С точки зрения планирования проводятся следующие действия:

• составляется смета предстоящих расходов по капитальному или текущему ремонту, определяется продолжительность ремонта;
• до отдела материально-технического снабжения доводится заявка на приобретение строительных материалов и оборудования, необходимых для ремонта;
• бухгалтерия вносит коррективы в смету использования денежных средств;
• вносятся изменения в смету отдела сбыта в связи с уменьшением объема выпускаемой продукции;
• претерпевает изменение объем выручки за реализованную продукцию, вносятся изменения в доходную часть сметы;
• производятся изменения и уточнения сметы по заработной плате и т.д.