Отчет по практике в ОАО «Агрокомбинат Дзержинский»

Предлагается использовать следующий  алгоритм выбора варианта информационного  обеспечения для сельскохозяйственного  предприятия (Приложение Б).

Используя предложенный алгоритм на любом этапе управления – от сбора информации до выработки на ее основе управленческих решений, сельхозпредприятие может воспользоваться услугами централизованной информационной службы либо действовать самостоятельно, создав собственную внутрихозяйственную информационную службу или доукомплектовать имеющиеся службы и лаборатории.

Для полноценной информатизации управления агрофирмой требуется выйти на уровень  интегрированной информационной системы  планирования и управления бизнес-процессами, которая позволит реализовать стратегические установки агрофирмы.

Последовательность внедрения  автоматизированных средств обработки  информации по функциональным областям управления сельскохозяйственным предприятием должна быть следующей: в первую очередь  – управление производством продукции  растениеводства, во вторую - управление финансами, в третью – управление себестоимостью сельскохозяйственной продукции, в четвертую – управление материально-техническим снабжением и реализацией, и лишь потом остальные функциональные области управления.

Ранжирование значимости направлений в области повышения качества экономических управленческих решений выявило их следующую последовательность:

- подготовка квалифицированных  кадров управления;

- применение научных технологий  принятия и реализации управленческих  решений;

- совершенствование информационного  обеспечения управления, применение  новых информационных технологий;

- совершенствование организационно-управленческого  механизма (рационализации структуры  управления, регламентации функций  управления, организации управленческого труда);

- совершенствование экономических  методов;

- реализация человеческого фактора;

- применение математических методов  и моделей;

- улучшение работы коллегиальных  органов управления;

- ликвидация бюрократизма.

Информационная система управления предприятием призвана способствовать выявлению организационного потенциала за счет более эффективного использования хозяйственных резервов. Основные этапы выполнения проекта внедрения корпоративной информационной системы КИС от момента принятия решения о внедрении до запуска системы на полную мощность представим на рисунке 2.3.

Стоимость приобретение КИС у поставщика складывается из следующих составляющих.

1. Лицензия на одно рабочее  место (цена обычно зависит  от количества автоматизируемых  рабочих мест).

2. Запуск в эксплуатацию.

3. Консультационная поддержка внедрения  системы.

4. Гарантийная техническая поддержка  после внедрения системы (предоставляется  обычно по сниженным тарифам).

5. Техническая поддержка после  внедрения системы. После договора  о техническом обслуживании обычно происходит оплата сервисного обслуживания, как правило –  из расчета на одно рабочее место.

6. Реализация доработок по всему  контуру системы и по отдельным  модулям (в зависимости от объема  и сложности доработок за отдельную  плату).

7. Обучение IT-специалистов заказчика.

8. Обучение пользователей заказчика.

9. Администрирование СУБД.

Помимо прямых расходов на установку  КИС на агропредприятии, в ходе внедрения  требуются затраты внутренних ресурсов (например, отвлечение персонала от основной деятельности), что увеличивает уровень текущих расходов. Для реализации проекта необходимы и другие затраты. В частности требуется приобрести новые компьютеры, сетевое и офисное оборудование. В ходе реализации проекта необходимы различные консультации.

Расчеты, приведенные в литературных источниках по аналогичным сельскохозяйственным предприятиям, показывают, что наиболее дорогостоящими этапами проекта  являются «Планирование внедрения» (в рамках которого заключается договор  о приобретении КИС и осуществляется оплата программного обеспечения) – около 37 % от суммы внедрения всего проекта, а также «Освоение системы» – 15 % от стоимости проекта, или 83 % от суммы, необходимой для реализации этапа «Реальное развертывание КИС». Значительные финансы требуются для пилотного развертывания системы – 17 % от всей стоимости реализации проекта. На всех остальных этапах затраты не столь существенны.

 

Рисунок 2.3 – Основные этапы выполнения проекта внедрения информационной системы на предприятии

Примечание. Источник: собственная  разработка

 

Исследования показывают, что внедрение  КИС при условии достижения целевых  значений показателей проектов повышения  результативности приводит в итоге  к повышению рентабельности на 3 %.

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит: 1) снизить административные накладные расходы; 2) повысить производительность труда; 3) рационализировать ведение дел; 4) снизить затраты на аппаратные средства.

При этом необходимо также наличие  утвержденного плана развития компьютерной сети, четкое администрирование сети. Необходимо произвести обучение сотрудников  порядку работы в сети и с сетевыми приложениями.

Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее.  Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это будет возможно только при грамотности персонала и желании подразделений сотрудничать.

Наличие сети позволит снизить расходы  на аппаратные средства. Сотрудники фирмы смогут совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.

Значительное снижение административных расходов возникает при объединении  персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти  на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для подразделений, где управление часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

Сельскохозяйственной организации  необходимо также организовать временное  подразделение, которое будет заниматься внедрением новых информационных технологий в организации. Этому подразделению  необходимо решить следующие задачи:

1) модернизация существующих компьютеров и приобретение новых персональных компьютеров;

2) организация сетевой структуры  и распределение полномочий по  администрированию;

3) выбор программного обеспечения,  исходя из эффективности, надёжности  и стоимости существующих программ и операционных систем;

4) организация обучения сотрудников  организации новым способам работы, используя новые возможности  и более эффективное использование  привычных приложений;

5) организация отдела, занимающегося  технической поддержкой сетевой оргтехники, с помощью которой возможно будет сетевая печать, хранение файлов на сервера, приём и отправка электронной почты, факсимильных сообщений за пределы организации.

Эффект от внедрения локальной  сети в данном случае будет более  ощутимым, так как само по себе создание локальной сети ничего не дает. Отделы обычно становятся более закрытыми. Известна такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети: архивация данных на дискеты; защита файлов паролями; отказ от использования сети; проверка на компьютерные вирусы; отказ соблюдать требования администратора сети, мотивируя это неумением. В итоге внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям. Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.

Внедрение системы автоматизации  управления, как и любое серьезное  преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным  процессом. Тем не менее, некоторые  проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.

Основные проблемы и задачи, требующие  особого внимания при их решении  на сельскохозяйственном предприятии:

1) отсутствие постановки задачи  менеджмента на предприятии;

2) необходимость в частичной  или полной реорганизации структуры  предприятия;

3) необходимость изменения технологии  бизнеса в различных аспектах;

4) сопротивление сотрудников предприятия;

5) временное увеличение нагрузки  на сотрудников во время внедрения  системы;

6) необходимость в формировании  квалифицированной группы внедрения  и сопровождения системы, выбор  сильного руководителя группы.

Теперь опишем эти пункты подробнее. Отсутствие постановки задачи менеджмента на сельскохозяйственном предприятии является наиболее значимым и сложным. Сюда включаются не только методология управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента  является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия  в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

Поэтому, первое, что необходимо сделать  для того, чтобы проект внедрения  автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать  все те контуры управления, которые  собственно нужно автоматизировать.

Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил.