Отчет по практике в ОАО «Агрокомбинат Дзержинский»

Примечание. Источник: собственная  разработка

Из таблицы 2.1 видно, что выручка от реализации возрастала из года в год на 48 % и на 34 %, а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 % и 90 % от предыдущего года. Потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов.

В таблице 2.2 произведен анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2008 года. Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.

Из таблицы 2.2 видно, что в зимний период снижается активность организации, что связано с сезонностью  деятельности. Соответственно снижается  и объем документооборота.

Таблица 2.2. Выявление сезонности в объеме документооборота

Примечание. Источник: собственная  разработка

В результате проведенного анализа  выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию. Наблюдается некоторая сезонность документооборота. В результате частичной автоматизации документооборота выявлено общее снижение потока документов.

Для установления затрат времени на сбор и обработку оперативной  информации была проведена фотография рабочего дня бухгалтера (таблица 2.3).

Из информации, приведенной в таблице 2.3, можно отметить, что бухгалтер по заработной плате для составления справки по заработной плате потратила в день 46 минут, что составляет 8,5 % всего дневного рабочего времени; на составление справки в органы социального обеспечения бухгалтер потратила 211 минут, что составляет 39,1 % всего дневного рабочего времени.

Таблица 2.3. Фотография рабочего дня бухгалтера

Примечание. Источник: собственная  разработка

Устный  опрос работников сельскохозяйственного  предприятия (20 человек) показал, что  информацию считают ресурсом по аналогии с сырьем, персоналом, финансами, экономящим другие ресурсы 90,5% опрошенных, и 100% опрошенных считают, что правильное использование информационных ресурсов может существенно улучшить показатели деятельности предприятия и принести большое конкурентное преимущество.

Рост объема информационных потоков, характерный для настоящего времени, приводит к более полному удовлетворению информационных потребностей и влечет за собой ряд проблем, таких как  избыточность и дублирование информации. Такая информация никак не влияет на выбор решения, однако отвлекает, отнимает время на ее осмысление и требует затрат на ее получение, хранение и обработку. Анализ показал, что 95% опрошенных не знакомы с подобными проблемами, наоборот, руководители испытывают острую потребность в информации, сталкиваются с проблемами скудности информации. Так, 66,7% опрошенных отмечают, что испытывают недостаток в информации необходимой для реализации экономических управленческих функций и затрачивают много времени на поиск необходимой информации, 74,3% указывают, что у них имеются деловые цели, которые становятся недоступными из-за ограничений в информации. Кроме того, руководители не всегда получают оперативную и своевременную информацию, в связи с этим более 57% опрошенных считают, что на предприятиях имеет место увеличение затрат, неполучение ожидаемых прибылей и другие потери. В основном это касается информации о налоговом законодательстве, ценах и спросе на сельскохозяйственную продукцию, информации о наличии у сельскохозяйственного предприятия производственных и других ресурсов.

Относительно  распределения информационных потребностей по видам информации были получены следующие результаты. Руководители испытывают недостаток во внешней информации: о рынке сельскохозяйственной продукции, ценах, спросе, покупателях, на что указали 85,7% опрошенных, по экономическим, финансовым вопросам, налогообложению и аудиту - 66,7%, законодательной и распорядительной -57%, о нормативах затрат труда и других видов ресурсов - 33,3%, о передовом опыте хозяйствования и аналитических обзорах по вопросам экономики и ведению сельского хозяйства - 25,7%, о новой технике и передовых технологиях производства - 19%, о рынке средств производства и научных системах земледелия - 14,3%, рекламной информации - 4,8% опрошенных.

По  видам внутренней информации наибольший информационный “дефицит” приходится на информацию по растениеводству (о  сроках, объемах и состоянии посевов, об обеспеченности семенным материалом, удобрениями, препаратами для борьбы с вредителями, об объемах производства и урожайности сельскохозяйственных культур) - 52,4%, о финансовом состоянии предприятия, финансовых ресурсах имеющихся у хозяйства и направлениях их использования - 38%, об объемах реализации сельскохозяйственной продукции, выручке от реализации, прибыли от реализации продукции и других видов деятельности, рентабельности продукции, по земельным ресурсам и обеспеченности хозяйств и его подразделений трудовыми ресурсами - по 33,3%.

Причины недостатка в необходимой информации связаны, как отметили опрашиваемые, с решением следующих задач: освоение прогрессивных технологий - 72,4%, составление бизнес-планов - 45%, маркетинговых услуг -34,5%, анализ финансового состояния предприятия - 31%, разработка инвестиционных проектов - 17,2%, подготовка контрактов с белорусскими и зарубежными фирмами и сопровождение контрактов - 10,3%, подготовка инновационных проектов - 3,4% опрошенных, и, как результат, недостаток (отсутствие) информации приводит к неправильным управленческим решениям в службах материально-технического снабжения и реализации - 51,7%, финансово-экономической - 41,4%, агротехнической - 34,5%, высшего руководства - 24%, в производственных подразделениях - 17,2%, а качество имеющейся в распоряжении информации в целом соответствует принятию правильных экономических решений, считают 62% опрошенных.

Установлено, что руководители испытывают острую потребность в информации для  реализации своих управленческих функций, тем не менее, 95% опрошенных считают  недопустимым опираться в своих экономических решениях на случайную неполную информацию. Положение усугубляется тем, что более 57% руководителей не знают, куда обратиться за получением необходимой информации, т.е. механизм ее предоставления пока еще не отработан.

Следует отметить, что анализу финансово-экономической деятельности предприятия, как важнейшей составляющей информационного обеспечения управления, на практике уделяется мало внимания, а руководители, как правило, не умеют делать обоснованные выводы из документов финансовой отчетности или не имеют на это времени, и, как следствие, огромный потенциал, заложенный в анализе не используется. В организационной структуре сельскохозяйственного предприятия отсутствуют подразделения, занимающиеся сбором и обработкой информации, информацию получают от каждого подразделения в отдельности, и, соответственно, она требует дальнейшего анализа и обобщения.

Оценивая  распределение рабочего времени, руководители указали, что выполнение основных управленческих функций занимает 38% рабочего времени, анализ документов - 22%, работа с документами - 12%, далее общение посредством личных встреч или с помощью телефона и рутинная работа, связанная с поиском необходимой информации, работой вместо технического персонала по печати, копированию и т.д. - примерно по 11% и 6% рабочего времени приходится на повышение квалификации, семинары, поездки, изучение материалов журналов и газет.

Изучая  степень оснащенности хозяйства  вычислительной техникой установлено, что имеется три компьютера, которые  используются для автоматизации бухгалтерских расчетов (1С:Бухгалтерия) и управления основными средствами предприятий; в их работе применяются текстовые редакторы и табличные процессоры.

Для руководителей  основным источником информации являются брошюры и газеты - 90%, книги и журналы - 41,4%, радио и телевидение - 35%, выставки и ярмарки - 10,3%, а также личное общение.

Хотя  в настоящее время сельскохозяйственное предприятие практически не имеет  отношения к компьютерам и  информационным технологиям, более 90% опрошенных видят необходимость их использования в работе сельскохозяйственного предприятия.

Использование информационных технологий руководители связывают с повышением производительности управленческого  труда, экономией времени, снижением  ошибок в управлении, освобождением сотрудников от рутинной работы и высвобождением времени для интеллектуальной деятельности, повышением квалификации и профессиональной грамотности управленцев. Кроме этого, создаются предпосылки для сокращения времени и затрат труда на планирование и прогнозирование производства, проведения бухгалтерских расчетов, анализа финансового состояния и финансовых результатов деятельности предприятия, составления различных форм отчетности, а также расширяются возможности в сфере маркетинга, во взаимодействии с заказчиками сельскохозяйственной продукции, более полно учитывается спрос потребителей. Перечисленные выше преимущества, как следствие, сопровождаются увеличением объемов производства и выручки, снижением издержек и ростом прибыли, получаемой предприятиями.

Однако, признавая возможности  и преимущества использования информационных технологий, на практике существуют лишь попытки их внедрения в работу предприятия. Это связано с отсутствием финансовых ресурсов, высокой стоимостью компьютерной техники и большими затратами на внедрение и эксплуатацию информационных систем. Проблемой является также неподготовленность сотрудников к работе в новой информационной среде и психологическое неприятие отдельными необходимости работы с современными технологиями.

Исследование изучаемой проблемы показало, что наиболее информационно  перегруженными в структуре сельскохозяйственного предприятия, по мнению руководителей, являются: финансово-экономическая служба – 55% опрошенных, агротехническая служба – 24%, высшее руководство – 20,7%, управление материально-технического снабжения и реализации – 13,8% опрошенных.

Отсутствие своевременной информации негативно влияет на производственные процессы и управленческие решения. Часто решения руководства доводятся до исполнителей с задержкой, иногда вовсе не доходят. Не исключены случаи несоответствия технологических процессов принятым регламентам и т. д. Все это приводит к росту издержек, отсутствию контроля за производственными процессами. Для преодоления этих проблем и в зависимости от сложности задач управления, потребности в информации и особенностей контролируемого показателя агротоваропроизводитель может использовать ту или иную информацию и способы ее обработки.