Отчет по практике в ОАО «Агрокомбинат Дзержинский»

Согласно первой системе классификации  организационных структур на формальные и неформальные, организационная  структура комбината относится к формальной, т.к. выбрана и установлена менеджерами высшего уровня путем соответствующих организационных мероприятий, приказов, распределения полномочий, правовых норм.

Формальные же организационные  структуры, в свою очередь делятся  на механические и органические. В основе такого деления лежит соотношение внутренних компонентов организационной структуры: сложности; формализации; централизации.

Первый компонент – сложность  – означает степень дифференциации различных видов управленческой деятельности, в том числе и ее функций.

Так как степень дифференциации относительно высока, то организационную структуру комбината следует считать сложной.

По степени формализации (т.е. степени однотипности управленческих правил и процедур) организационная структура агрокомбината достаточно формализована.

По степени централизации (т.е. на каких уровнях менеджмента принимаются решения) организационную структуру комбината следует отнести к жестко централизованной, т. к решения принимаются только на высшем уровне.

Таким образом, можно сделать вывод, о том, что структура ОАО «Агрокомбинат Дзержинский» по своему типу принадлежит к механическим организационным структурам, так как характеризуется большой сложностью, большим числом подразделений по горизонтали; высокой степенью формализации; ограниченной информационной сетью; низким уровнем участия всего управленческого персонала в процессе принятия решений; регламентируемые обязанности, высокая степень горизонтальной дифференциации; жесткие иерархические связи.

Механистическая организационная структура включает следующие характеристики:

- специализацию труда;

- иерархию подчиненности;

- четко определенные обязанности и ответственность;

- систему установленных правил и процедур;

- обезличивание отношений;

- продвижение по службе, основанное на квалификации служащего;

- централизация власти;

- письменные отчеты.

Все эти черты совпадают с  характеристиками организационной  структуры комбината. Организационная структура ОАО «Агрокомбинат Дзержинский» представлена в виде схемы (см. Приложение А).

Почти столетие данная организационная структура господствовала в менеджменте, объединяя в себя наиболее распространенные виды организационных структур: линейную; функциональную; линейно-функциональную; штабную.

Согласно Приложению А организационная структура комбината является линейной, так как все элементы находятся на прямой линии подчинения от верхнего уровня до самого нижнего. Каждый уровень управления подчиняется вышестоящему уровню. Элементами организационной структуры агрокомбината являются:

1) звенья (отделы);

2) уровни (ступени управления) – выделяют три уровня (высший, средний и низший);

3) связи – горизонтальные (между отделами) и вертикальные (между уровнями управления).

Все элементы организационной структуры  управления комбината взаимосвязаны между собой.

Таким образом, давая общую картину организационной структуры ОАО «Агрокомбинат Дзержинский», следует выделить несколько факторов, облегчающих ее значимость:

1) организационная структура комбината обеспечивает координацию всех функций менеджмента;

2) структура комбината определяет права и обязанности (полномочия и ответственность) на управленческих уровнях;

3) от избранного типа организационной структуры зависит эффективность деятельности комбината, его выживание и процветание;

4) организационная структура на комбинате определяет организационное поведение сотрудников, стиль менеджмента, качество труда.

 

Рисунок 2.1 – Функциональная структура экономической информационной системы сельскохозяйственного предприятия

Примечание. Источник: собственная разработка

 

Материально-техническое обеспечение системы – это комплекс технических средств (компьютер, оборудование локальной вычислительной сети, оргтехника, периферийная техника, средства связи) и необходимые материалы. Требования к материально-техническому обеспечению выдвигаются исходя из задач информационного обеспечения экономической системы.

Организационно-правовое обеспечение информационных систем представляет собой совокупность норм, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру и функции, правовой статус системы и всех звеньев, регламентирующих процессы создания и функционирования информационной системы.

Кадровое обеспечение – это специалисты и пользователи информации, а также совокупность методов и способов подготовки кадров. Технологическое обеспечение – это виды технологий, применяемых в системе. Информационное обеспечение представляет собой совокупность базы данных и системы управления базой данных, системы входной и выходной информации, а так же унифицированную систему документации. Оно включает всю экономическую информацию предприятия, способы ее представления, хранения, преобразования. Информационное обеспечение организуется на основе технического и программного обеспечения и является по отношению к ним обеспечением более высокого уровня.

Процесс обработки информации целесообразно  рассматривать в двух аспектах: 1) применение современной технологии и техники в работе с управленческой информацией; 2) выявление объективно необходимых объема и потоков информации. Современное агропромышленное предприятие, имеющее своей целью повышение эффективности деятельности, немыслимо без оптимального управления, основанного на применении новейшей вычислительной техники. Структура информационного обеспечения, используемого для управления сельхозпредприятием, представлена в виде схемы (рисунок 2.2).

 

Рисунок 2.2 – Структура  информационного обеспечения управления сельскохозяйственным предприятием

Примечание. Источник: собственная разработка

 

Состав  производственных подсистем в экономической  информационной системе для разных предприятий может быть различным. Существуют подсистемы, связанные с  функциями управления сельскохозяйственным предприятием (текущее планирование, прогнозирование, анализ, учет и отчетность), а также подсистемы, сформированные по отраслевому признаку – управлению производством, в состав которых входят подсистемы управления отраслями сельскохозяйственного производства: управление растениеводством по отраслям, управление животноводством по отраслям. Необходимо подчеркнуть некоторую условность выделения функциональных подсистем в силу многообразия связей, как между подсистемами, так и между задачами внутри каждой функциональной подсистемы.

Рассмотрим  основные базы данных, которые необходимы для работы различным специалистам сельскохозяйственного производства.

Для агрономической службы важна информация о посевных площадях, землеустройстве и качестве земельных угодий, принадлежащих предприятию, способах повышения плодородия почвы, запасе удобрений и препаратов, имеющихся на предприятии, а также данные об их применении и нормах расхода; информация, характеризующая состояние посевов сельскохозяйственных культур на всем протяжении их вегетационного периода, способы, нормы и сроки посадок; информация о вредителях, болезнях и сорняках, которые поражают сельскохозяйственные культуры, выращиваемые в хозяйстве, о сортах культур, качестве семенного материала и т. д.

Для зоотехнической службы агропромышленного предприятия нужна информация о продуктивности скота, воспроизводстве и использовании стада, его возрастном, породном и классном составе и т. п. Работникам данной отрасли необходима информация о балансах кормов, их питательности и качестве. Зоотехники должны знать основные методы  производства продукции животноводства, методы кормления и разведения животных, оптимальное сочетание земельных и других производственных факторов при максимально прибыльной их комбинации для каждого вида животных и т. д.

Финансово-экономической службе необходима информация о затратах труда и затратах на оплату труда, стоимости семян и горюче-смазочных материалов, амортизационных отчислениях и страховых платежах, т. е. вся информация о затратах, включаемых в себестоимость продукции.

Службы материально-технического снабжения и реализации выполняют функции обеспечения производства необходимыми ресурсами и материалами и осуществляют сбыт сельскохозяйственной продукции, произведенной предприятием.

Для эффективного обеспечения процесса реализации произведенной продукции предприятию необходима информация о рынках ее сбыта, ценах на подобную продукцию, конкурентоспособности этой продукции. Службе реализации также необходимы сведения о потенциальных покупателях, о рынках средств производства, о ценах на средства производства и форме их продажи и др.

Руководству сельскохозяйственного  предприятия для эффективного управления и принятия верных решений требуется информация в более широком аспекте: законодательная, финансовая и технологическая информация, поступающая от финансово-экономической и агротехнической служб; необходимых и возможных структурных изменениях в производстве; наличии, приобретении или продаже ресурсов; информация для оценки результатов эффективности деятельности всего сельскохозяйственного предприятия.

Таким образом, информационное обеспечение, основанное на широком использовании  новых информационных технологий, средств  компьютерной и коммуникационной техники, позволит многократно повысить производительность труда, оптимизировать по заданным критериям использование ресурсов, сократить документооборот с переходом к электронным технологиям управления производством, ускорить решение основных социальных проблем.

Для создания продуктивно функционирующей  системы управления сельскохозяйственным предприятием руководству необходимо провести следующие мероприятия:

– выявить факторы, существенно влияющие на деятельность подразделений, и расставить приоритеты;

– определить направленность вертикальных процессов, обусловленных сбором и предоставлением информации;

– выбрать или спроектировать организационную схему для каждого структурного подразделения по ролевому принципу (кадровые сведения, данные по продукции, по финансовым потокам, по ресурсам и т. д.);

– установить направленность горизонтальных процессов, которые дополняют приоритетную направленность вертикальных процессов;

– спроектировать горизонтальные процессы с учетом ролевого подхода.

В управлении любым агропромышленным предприятием оперативное планирование, оперативный анализ, регулирование  хода производства занимают центральное место, так как именно в подсистеме оперативного управления координируется деятельность его подразделений. Только 25 – 35 % информации аграрное предприятие получает самостоятельно. Остальная часть необходимой для управления информации, как правило, выдается специализированными службами.

Информационные системы по степени  централизации процессов получения, обработки и использования информации укрупнено можно разделить на централизованные (межхозяйственные) и децентрализованные (внутрихозяйственные). На рассматриваемом предприятии используется комбинированная система, т.е. оперативную информацию производитель получает самостоятельно, а периодическую, требующую сложного оборудования, поставляет заказчику специализированная централизованная служба.

Предприятие получает следующие подписные  издания:

1. Информационно-аналитический бюллетень  «Сельскохозяйственный вестник» 

2. Журнал «Главный бухгалтер.  Сельское хозяйство»

3. Журнал «Аграрная экономика»

На основе данных журнала регистрации  в приемной организации у секретаря составлена таблица 2.1, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам. Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она менялась по годам.

 

Таблица 2.1. Анализ структуры документооборота

Наименование   документа	Количество документов			Темпы роста, %
	2006	2007	2008	в 2007 к 2006	в 2008 к 2007
Входящие	124	203	240	164	118
Исходящие	384	402	358	105	89
Приказы в том числе: - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу	870   157 215 498	648   116 178 354	894   156 222 516	74   74 83 71	138   134 125 146
Внутренние в том числе: - финансовые - служебные	3841   1492 2349	2597   973 1624	1972   1272 700	68   65 69	76   131 43
Итого в год:	5219	3850	3464	74	90
В среднем за день	18	13	12	72	92
Выручка от реализации, млн. руб.	7663	11315	15132	148	134