Организация инновационной деятельности предприятия на примере ОАО"Металлургический завод им.А.К.Серова

Главный результат автоматизации  документооборота – наведение порядка  в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений  и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

Процесс внедрения состоит  из нескольких этапов. Основными этапами  являются:

1. обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов;
2. составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;
3. адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;
4. установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация;
5. окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;
6. обучение персонала предприятия.

Для более эффективной  работы ОАО «Металлургический завод им. А.К. Серова» предлагается внедрить такую инновацию в системе документооборота как система «Канцлер». Пакет прикладных программ «Канцлер» - это созданный на платформе Lotus Domino/Notes программный продукт, который предназначен для создания систем электронного документооборота в органах государственного управления, крупных территориально распределенных организациях, производственных предприятиях и банках.

Система «Канцлер» способна комплексно решить задачи по автоматизации делопроизводства, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению и архивной обработке. Система предназначена для:

• организации электронного документооборота: хранение, маршрутизацию и движение документов в реальном масштабе времени, коллективную и групповую работу сотрудников.
• автоматизации делопроизводства: работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения документов, отправки в дело или архив.
• хранения и архивной обработке документов: централизованное хранение базы данных всех документов, поиск дел и документов, экспорт из систем автоматизации делопроизводства.

«Канцлер» функционирует по модульному принципу и включает в себя 12 приложений-модулей. По желанию заказчика СЭД может включать в себя любое количество вышеназванных модулей в зависимости от специфики деятельности предприятия. Для внедрения СЭД на ОАО «Металлургический завод им. А.К. Серова» целесообразно выбрать следующие модули:

1) «Базовая система»: «ядро» продукта, основа создания и управления СЭД, к которому подключается произвольное количество модулей, в зависимости от потребностей заказчика. Инструментальные средства «Базовой системы»: графический маршрутизатор, конфигуратор, структура организации, рабочее место, протоколы, инсталлятор - обеспечивают централизованное управление всеми компонентами СЭД.

2) «Делопроизводство»: модуль предназначен для автоматизации делопроизводства, движения организационно-распорядительной документации. Он обеспечивает работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения, отправки в дело или архив.

3) «Управление персоналом»: модуль предназначен для автоматизации бизнес-процессов кадрового делопроизводства – ведение штатного расписания, хранения учётных карточек сотрудников, оформления назначений и увольнений работников, учета рабочего времени, предоставления трудовых и социальных отпусков, проведение аттестационных мероприятий, составления статистической отчётности, ведения персонифицированного учета и др.

4) «Договоры»: модуль предназначен для управления преддоговорной, договорной и последоговорной деятельностью предприятия – ведения электронного документооборота, обеспечивающего создание, согласование, подписание и исполнение договоров; поддержания претензионно-исковой деятельности; передачи исполненных договоров в электронный архив.

5) «Архивное дело»: модуль предназначен для ведения архивного делопроизводства на предприятии – передачи исполненных документов из СЭД в архив, составления и ведения номенклатуры дел, формирования и оформления дел для передачи в архив, ведения и учета дел в архиве.

6) «Гербовые бланки»: модуль предназначен для выполнения функций учета поступления и использования бланков строгой отчетности и фирменных бланков.

7) «Электронная цифровая подпись» (ЭЦП): модуль предназначен для использования внешних криптографических средств защиты, поддерживающих национальные стандарты, в среде Lotus Notes.

8) «Система менеджмента качества» (СМК): модуль предназначен для автоматизации ведения и учета документов СМК на предприятии и включает в себя два компонента:

• «СМК документы» обеспечивает программную реализацию управления документами СМК и возможность быстрого ознакомления с последними версиями документов, относящихся к системе управления качеством, всех пользователей системы.
• «СМК Аудит» обеспечивает автоматизированное управление документацией и данными о проведении внутренних и внешних проверок качества на предприятии и их результатах.

Общую стоимость проекта  внедрения можно рассчитать по формуле

 

К_о = К_пр + К_ос+ К_р + К_пер, (14)

 

где К_пр - затраты на программную платформу;

К_ос - затраты на лицензии СЭД;

К_р - затраты на дополнительное оборудование;

К_пер - затраты на обучение персонала.

К_ос = 18239+10465+4485+20930+8372+33009,6+13156+19136=127792,6 руб.

К_о=38571+127792,6 +184·179,4=199373,2 руб.

Еще одна статья расхода, которую стоит учесть, это расходы  на администрирование и сопровождение  системы. Стоимость сопровождения  составляет 20% от стоимости приобретаемых  лицензий.

С= К_ос * 20%, (15)

 

где С - затраты на сопровождение СЭД;

К_ос - затраты на приобретение лицензии.

С= 127792,6 * 20%=25558,52 руб.

Общая стоимость затрат на внедрение

 

З=С+ К_о, (16)

 

где З - затраты на внедрение СЭД;

С - затраты на сопровождение СЭД;

К_ос - затраты на приобретение лицензии.

З = 25558,52 +199373,2 = 224931,72 руб.

 

Необходимо рассчитать экономию средств при внедрении СЭД. Пусть оценка прямой экономии средств включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников.

Максимальную стоимость  расходуемой в месяц бумаги можно  подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить  определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть четыре-пять страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Предположим, что на одного сотрудника в организации приходится 15 страниц в день.

 

Месячные расходы на бумагу составят:

М=Г * Б * Н * Т, (17)

 

где Г - количество рабочих дней в месяце;

Б - количество листов на одного сотрудника в день;

Н - стоимость одного листа  бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать);

Т - количество сотрудников, которые имеют дело с документацией.

М=21*15*150*184=8694 руб.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще  сложнее. В первую очередь она  складывается из следующих факторов:

1) экономия усилий  за счет повторного использования  существующих документов;

2) экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;

3) ускорение всех бизнес-процессов  за счет их автоматизации, формализации  и контроля исполнительской дисциплины.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование – устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Необходимо учесть, что практически для любого документа существует прототип (шаблон). Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 20% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 5% от их полного рабочего времени. Средняя годовая зарплата специалиста, занятого документооборотом на предприятии (секретарь, работник канцелярии и пр.) – 12018 руб.

 

В=И * К * Э, (18)

 

где В - экономия от внедрения СЭД;

И - количество сотрудников;

К - среднемесячные расходы на одного сотрудника;

Э - экономия трудозатрат, %.

В=184 * 1149,2 * 0,05 = 10572,64 руб.

В среднем сотрудник выполняет в день десять операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем две минуты. В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще две минуты дополнительно.

Расчет экономии трудовых затрат после внедрения СЭД в  месяц

Т= ((10 раз/день * 2 мин. + 10 раз/день * 10% ·2 мин) *1/ (8 час. * 60 мин) *12018 руб. *184) /12= 8431,8998 руб.

Экономия трудозатрат  после внедрения СЭД в месяц  составит

 

Э=Т+В, (19)

 

где Т - экономия трудовых затрат после внедрения СЭД;

В - экономия от внедрения  СЭД.

Экономия средств в  месяц при внедрении СЭД составит

Э= 10572,64 +8431,8998 =19004,539 руб.

С=Э+М, (20)

 

где Э - Экономия трудозатрат после внедрения СЭД в месяц;

М - Месячные расходы на бумагу.

С=19004,539 +8694=27698,539 руб.

Экономия средств в  год при внедрении СЭД составит

 

С_г=12 * С, (21)

 

где С - экономия средств в месяц при внедрении СЭД.

С_г =12 * 27698,539 =332382,46 руб.

Срок окупаемости

 

П=З/К_о* 12, (22)

 

где П - срок окупаемости;

З - затраты на внедрение СЭД;

С - доход от внедрения  мероприятия.

П= (224931,72/332382,46) *12=8,12 мес.

Срок окупаемости мероприятия  составил 8,17 месяца. Экономический  эффект можно рассчитать по формуле:

 

Н = С_г - З, (23)

 

где Н - экономический  эффект;

З - затраты на внедрение  СЭД;

С - экономия при внедрении СЭД в год.

Н = 332382,46 ­ 224931,72=107450,74 руб.

Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический  эффект, однако количественная его  оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать  множество факторов. Экономический  эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения. Следует отметить, что экономическая эффективность будет расти по мере увеличения количества документов, находящихся в электронном архиве, и числа сотрудников, подключенных к электронному документообороту.

4.3 Кадровое планирование – инновации в сфере управления персоналом ОАО «Металлургический завод им. А.К. СЕРОВА»

 

Планирование персонала  – это целенаправленная деятельность по подготовке кадров, обеспечению  пропорционального и динамичного развития персонала, расчету его профессионально-квалификационной структуры, определению общей и дополнительной потребности, контролю за его использованием.

Кадровое планирование позволяет учитывать средствами планирования экономические и ориентированные на персонал позиции, согласовывать их друг с другом и способствовать тем самым уравновешиванию интересов работодателей и работников. Предпосылкой для этого является то обстоятельство, что кадровое планирование является всеобъемлющим. Совершенно однозначным образом оно должно охватывать большее число аспектов, нежели преобладавшее в прошлые годы планирование потребностей в кадрах, ориентировавшееся преимущественно на производственно-экономические вопросы.