Оборотные средства в торговле и методы управления ими

Для управления оборотными средствами на Шебекинское райпо должна быть создана специальная группа, состоящая из специалистов, работающих в различных функциональных подразделениях (плановом отделе, бухгалтерии, отделе снабжения и реализации товаров и т.д.), с возложением на нее обязанностей по анализу использования оборотных средств и выработке управленческих решений с целью их минимизации. Работа этой группы должна носить постоянный характер, т.е. она должна систематически отслеживать ситуацию с наличием и управлением использования оборотных фондов обращения на райпо. За каждым членом этой специальной группы (исходя из его специфики работы на предприятии) должен быть, закреплен определенный участок работы. Общим координатором за деятельностью специальной группы  является его руководитель, который в свою очередь подчиняется заместителю директора по финансам или другому должностному лицу.

Управление оборотными средствами должно осуществляться как в целом, так и по их отдельным элементам, так как любой элемент оборотных  средств имеет свое экономическое  значение и особенности, которые  необходимо учитывать при управлении каждым из них.

Исследуем более подробно эти особенности.

В системе управления финансами  производственные запасы понимаются в  более широком аспекте, нежели просто сырье и материалы, необходимые для производственного процесса. К нему также относятся незавершенное производство, готовая продукция, товары для продажи и др.

Управление запасами имеет  огромное значение, как в технологическом, так и в финансовом аспекте. С  позиции управления финансами предприятия  запасы – это иммобилизованные средства, т.е. средства, отвлеченные из оборота. Понятно, что без такой вынужденной иммобилизации не обойтись, однако вполне естественно желание минимизировать вызываемые этим процессом косвенные потери, с определенной долей условности численно равные доходу, который можно было бы получить, инвестировав соответствующую сумму в какой-то альтернативный проект (например, альтернативой «омертвления» средств в запасах является размещение некоторой их части в банке под проценты или приобретение ликвидных ценных бумаг).

Формализация политики управления запасами требует ответа на следующие  вопросы:

- можно ли в принципе  оптимизировать политику управления  величиной запасов;

- какой объем запасов  является минимально необходимым;

- когда следует заказывать  очередную партию запасов;

- каков должен быть  оптимальный объем заказываемой  партии.

Поэтому предприятию необходимо правильно рассчитывать размер оптимальной  партии заказа.

В отличие от производственных запасов и незавершенного производства, которые достаточно статичны, не могут  быть резко изменены, поскольку в  значительной степени определяются сутью технологического процесса, дебиторская  задолженность представляет собой  весьма вариабельный и динамичный элемент  оборотных средств, существенно  зависящий от принятом на Шебекинском райпо политики в отношении покупателей продукции. Поскольку дебиторская задолженность представляет собой иммобилизацию собственных оборотных средств, т.е., в принципе, она не выгодна предприятию, поэтому ее необходимо максимально сокращать. Теоретически дебиторская задолженность может быть сведена до минимума, тем не менее, этого не происходит по многим причинам, в том числе и по причине конкуренции.

С позиции возмещения стоимости  поставленных товаров продажа может  быть выполнена одним из трех способов:

1) предоплата (товар оплачивается  полностью или частично до  передачи его продавцом);

2) оплата за наличный  расчет (товар оплачивается полностью  в момент передачи товара, т.е.  происходит как бы обмен товара  на деньги);

3) оплата  в кредит  (товар оплачивается через определенное  время после его передачи покупателю).

В рыночной экономике именно последний способ является основным и осуществляется обычно в виде безналичных  расчетов, основными формами которых  является платежное поручение, аккредитив, расчеты по инкассо и расчетный  чек. При оплате с отсрочкой платежа  и возникает дебиторская задолженность  по товарным операциям .

Вырабатывая политику кредитования покупателей райпо должно определиться по следующим ключевым вопросам:

- срок предоставления  кредита;

- стандарты кредитоспособности (критерии, по которым поставщик  определяет финансовую состоятельность  покупателя и вытекающие отсюда  возможные варианты оплаты);

- система создания резервов  по сомнительным долгам (предполагается  что, как бы ни была отлажена, системна работы с дебиторами, всегда существует риск неполучения  платежа, хотя бы по форс-мажорным  обстоятельствам; поэтому исходя, из принципа осторожности необходимо  заранее создавать резерв на  потери, в связи с несостоятельностью  покупателя);

- система сбора платежей (сюда входят процедуры взаимодействия  с покупателями в случае нарушения  условий оплаты, совокупность критериальных значений показателей, свидетельствующих о существенности нарушений в оплате, система наказания недобросовестных контрагентов и др.);

- система предоставляемых  скидок.

Поэтому Шебекинское райпо необходима установление эффективной системы взаимоотношений с покупателями, которая основывается на:

- качественном отборе клиентов, которым можно предоставлять кредит;

- определение оптимальных  условий кредитования;

- четкую процедуру предъявления  претензий;

- контроль за тем, как клиенты исполняют условия договоров.

Как бы ни эффективна система  отбора покупателей, в ходе взаимодействия с ними не исключается всевозможные накладки, поэтому Потребительскому обществу необходимо организовать систему  контроля за исполнением покупателями платежной дисциплины. Эта система, называется системой администрирования взаимоотношений с покупателями, которая подразумевает:

- регулярный мониторинг  дебиторов по видам товаров,  объему задолженности, срокам  погашения и др.;

- направление платежных  документов по надлежащим адресам;

- аккуратное рассмотрение  запросов клиентов об условиях  оплаты;

- четкую процедуру оплаты  счетов и получения платежей.

В условиях рыночной экономики  значимость денежных средств и их эквивалентов определяется следующими причинами: рутинность (необходимость  денежного обеспечения текущих  операций), предосторожность (необходимость  погашения непредвиденных платежей), спекулятивность (возможность участие  в заранее непредусмотренном  выгодном проекте).

Поэтому для райпо необходимо разработать систему эффективного управления денежными средствами, в которой выделяются четыре крупных блоков процедур, требующих определенного внимания финансового менеджера:

- расчет финансового цикла;

- анализ движения денежных  средств;

- прогнозирование денежных  потоков.

От оптимизации структуры  оборотных средств будет зависеть эффективность работы предприятия.

Производственные запасы — это комплексная группа, включающая сырье, основные материалы, покупные полуфабрикаты, топливо, тару, запасные части. До 2010 г. в составе производственных запасов учитывались малоценные и быстроизнашиваемые предметы. Письмом Министерства финансов РФ от 22 октября 2001 г. № ,16-00-14/478 упразднена категория малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Эти предметы стали учитываться в группе материалов или в незавершенном производстве, а при сроке службы более 12 месяцев — в составе основных средств. В связи с различным характером функционирования их в процессе производства, методы нормирования отдельных элементов производственных запасов неодинаковы.

Нормирование оборотных  средств в запасах сырья, основных материалов и покупных полуфабрикатов. Норматив оборотных средств по данной группе исчисляется на основании среднедневного их расхода (Р) и средней нормы запаса в днях. Средняя норма оборотных средств в свою , очередь определяется как средневзвешенная величина исходя из норм оборотных средств на отдельные виды или группы сырья, основных материалов и покупных полуфабрикатов и их однодневного расхода.

В норме оборотных средств  по каждому виду или однородной группе материалов учитывается время пребывания в текущем (Т). страховом (С), транспортном (М), технологическом (А) запасах, а также в подготовительном запасе, необходимом для выгрузки, доставки, приемки и складирования материалов (Д).

Таким образом, норматив оборотных  средств в запасах сырья, основных материалов и покупных полуфабрикатов (Н) определяется по формуле:

Н = Р(Т + С + М + А +Д)      

Текущий запас — основной вид запаса, поэтому норма оборотных  средств в текущем запасе является основной определяющей величиной всей нормы запаса в днях. На размер текущего запаса влияет периодичность поставок материалов по договору с поставщиками (цикл снабжения), а также объем их потребления в производстве.

При поставках материалов по согласованному графику и ежедневном их потреблении в производстве равными  партиями средний интервал между  поставками, т.е. цикл снабжения, рассчитывается путем» деления количества дней (360) на число планируемых поставок. При  этом учитываются сроки совпадения поставок одного и того же вида материалов от разных поставщиков. При местных  поставках средний интервал определяется делением оптимальной с точки  зрения экономической целесообразности партии материалов на их среднедневное  потребление

Если в договорах не указаны конкретные сроки поставок, средний цикл, снабжения определяется на основании фактических данных о поступлении материалов в истекшем году. В этом случае средний интервал между поставками может быть определен  как среднеарифметическая или средневзвешенная величина, что зависит от отсутствия или наличия резких колебаний  в сроках и объемах поставок.

Норма оборотных средств в текущем запасе принимается, как правило, в размере 50 % среднего цикла снабжения, что обусловлено поставкой материалов несколькими поставщиками и в разные сроки.

Страховой запас — второй по величине вид запаса, определяющий общую норму. Страховой, или гарантийный, запас необходим на каждом предприятии для гарантии непрерывности процесса производства в случаях нарушений условий и сроков поставок материалов поставщиками, транспортом или отгрузки некомплектных партий.

Страховой запас принимается, как правило, в размере 50% нормы  оборотных средств в текущем запасе, но может быть больше или меньше этой величины в зависимости от месторасположения поставщиков и уменьшения вероятности перебоев в поставках.

Транспортный запас создается  на период разрыва между сроками  грузооборота и документооборота. При  поставках материалов на дальние  расстояния срок оплаты расчетных документов опережает срок прибытия материальных ценностей. На время нахождения материалов в пути после оплаты расчетных  документов у покупателя возникает  необходимость в средствах.

Когда на предприятиях материалы  в пути после их оплаты составляют   незначительную долю  в  общих  поставках   материалов, транспортный запас может быть определен упрощенно, по фактическим отчетным данным на основании формулы:

          (11)

где Н — норма оборотных  средств на материалы в пути в  целом по группе «Сырье, основные материалы  и покупные полуфабрикаты», дн.;

О — средний остаток1 материалов в пути за, истекший период (без учета стоимости грузов, задержавшихся в пути сверх установленных сроков, а также излишних и ненужных материалов), руб.;

Р —- расход материалов за отчетный период, руб.;

Д — количество дней в  истекшем периоде.

Полученный результат  корректируется с учетом планируемых  мероприятий по улучшению снабжения  и расчетов.

Транспортный запас не устанавливается в тех случаях, когда срок получения материалов совпадает со сроком оплаты расчетных документов или опережает его.  

Технологический запас создается  на период времени для подготовки материалов к производству, включая  время на анализ и лабораторные испытания. Учитывается технологический запас  в общей норме в том случае, если он не является составной частью процесса производства. Например, при  подготовке к производству некоторых  видов сырья и материалов необходимо время на подсушку, разогрев, размол, отстой, доведение до определенных концентраций и т.д.

Подготовительный запас, т.е. время,  необходимое на выгрузку, доставку, приемку и складирование  материалов, принимается также в  расчет нормы запаса по сырью, основным материалам и покупным полуфабрикатам. Нормы этого времени устанавливаются  по каждой операции, на средний размер поставки исходя из технологических  расчетов или путем проведения хронометража.

Норматив в целом по сырью, основным материалам и покупным полуфабрикатам, отражающий общую потребность  в оборотных средствах по этому  элементу производственных запасов, исчисляется  путем суммирования норм оборотных  средств в текущем, страховом, транспортном, технологическом и подготовительном запасах и умножения полученной общей нормы па однодневный расход по каждому виду или группам материалов.