Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

1.2 Основные направления проверки

 

Подготовительная деятельность до начала проверки расчетов с подотчетными лицами предполагает получение аудитором материалов заседаний акционеров и отчетности по хозяйственной деятельности, выяснение направления и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

После принятия решения о проведение аудиторской проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии.

По результатам проведенного опроса у аудитора должно сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:

— проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

— проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

— проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы.

— наличие подотчетных лиц в штате предприятия.

— проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды.

— проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

— проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

— проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определяются в соответствие с нормативными документами, действующими на период действия командировки:

— проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

— проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

— проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

— проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы — это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон.

— проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

— проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

— проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

1. Соответствие дат и сумм, указанных в документах относящихся к одной командировке или одному авансовому отчету.

2. Соответствие  предоставленных документов правилам  оформления, установленных действующими  законодательными актами.

3. Правильность  отнесения проверяемых сумм на бухгалтерские счета.

 

1.3 Планирование аудита, перечень аудиторских процедур

Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами является начальным этапом проведения аудита и состоит из разработки общего плана аудита с указанием ожидаемого объема работ и сроков проведения аудита, а также аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудитором объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской (финансовой) отчетности субъекта, их исполнителей. 
            Планируемый объем работы зависит от размеров и характера (вида) деятельности организации, сложности аудита, результатов предшествующих проверок финансово-хозяйственной деятельности данного объекта. 
           Планирование аудита должно проводиться аудиторской организацией (аудитором) в соответствии со следующими принципами: 
-комплексности планирования; 
-непрерывности планирования; 
-оптимальности планирования. 
               Этапы планирования аудита расчетов с подотчетными лицами предусматривают:  предварительное планирование аудита; подготовка и составление общего плана аудита; подготовка и составление программы аудита. До заключения договора о проведении аудита аудиторская организация (аудитор) согласовывает с руководством субъекта основные организационные вопросы, связанные с проведением аудита. На этапе предварительного планирования аудиторская организация (аудитор) должна ознакомиться с экономической ситуацией в республике, с финансово-хозяйственной деятельностью субъекта и информацией о внешних и внутренних факторах, влияющих на его деятельность. Кроме того, необходимо получить сведения о: организационной структуре субъекта; наличии обособленных подразделений; видах производственной деятельности и номенклатуре выпускаемой продукции; структуре капитала; учетной политике; уровне рентабельности; порядке распределения прибыли; принципах организации системы оплаты труда персонала; технологических особенностях производства продукции; основных покупателях (заказчиках) и поставщиках; организации внутреннего контроля. 
            Информация о субъекте может быть получена из следующих источников: 
учредительных документов и свидетельства о государственной регистрации субъекта; протоколов заседаний совета, собраний акционеров или других органов управления организацией; документов, регламентирующих учетную политику; бухгалтерской, финансовой и статистической отчетности; документов планирования деятельности организации (бизнес-планов и другие); контрактов, договоров, соглашений; внутриведомственных инструкций; актов проверок государственных контролирующих органов; материалов судебных исков; перечня филиалов, дочерних предприятий и других структур, созданных субъектом; информации, полученной из бесед с руководством и при осмотре основных участков, складов и другие. 
             При планировании состава специалистов, необходимых для проведения аудита, аудиторская организация обязана учитывать: бюджет рабочего времени для каждого этапа аудита сроки работы аудита; квалификационный уровень аудиторов.

 Подготовка и составление общего плана аудита. Аудиторской организации (аудитору) необходимо разработать и документально оформить общий план аудита с описанием предполагаемого объема, перечня работ и срока их проведения. Общий план аудита должен быть достаточно детальным, его форма и содержание могут меняться в ходе осуществления аудита в зависимости от объема работ, выполняемых субъектом предпринимательской деятельности, сложности аудита, специфической методологии и технических приемов, используемых аудитором. При разработке общего плана аудита необходимо учитывать:

данные предварительного планирования;

-оценку риска внутреннего контроля;

-определение существенности для целей аудита;

-оценку вероятности существенного искажения отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций проверяемым субъектом с учетом прошлых проверок;

-выявление наиболее сложных участков бухгалтерского учета, подлежащих аудиту;

-возможность изменения подхода к специфическим областям аудита;

-соответствие методик бухгалтерского учета субъекта нормативным правовым актам;

-выполнение принципа непрерывности планирования;

-условия проведения аудита.

Программа аудита составляется в развитие общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита и предполагаемый перечень рабочей документации аудитора. 
            Аудиторская организация (аудитор) должны разработать и документально оформить программу аудита. В ходе проведения аудита программа может пересматриваться. Причины и результаты изменений программы следует документировать. Выводы аудитора по каждому разделу аудиторской программы, документально отраженные в рабочей документации аудитора, являются фактическим материалом для составления аналитической части аудиторского заключения, а также основанием для формирования объективного мнения аудитора о бухгалтерской отчетности субъекта предпринимательской деятельности (заключительной части аудиторского заключения).

1.4 Типичные нарушения

Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие  небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками.  Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

  1. Нарушение  порядка выдачи подотчетных сумм

  1.1. Отсутствует  приказ  руководителя,  устанавливающий  порядок выдачи работникам подотчетным  средств;

1.2. В  приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также  сроки  их возращения;

1.3. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

1.4.  Выдача  денежных  сумм  из  кассы   под  отчет  лицам,  не являющимся работниками  предприятия;

1.5. Выдача денег  под отчет лицам, не  рассчитавшимся  по  ранее  выданным авансам;

1.6.  Списание  подотчетных  сумм  за  счет чистой прибыли предприятия;

1.7. Несоответствие  фактического расхода подотчетных  сумм целям, на которые они были выданы;

1.8. Допускается передача полученных под отчет наличных  денег одним работником другому; 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников  в командировку;

2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

2.3. Несоблюдение  установленных норм командировочных  расходов;

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных  сверх установленных норм;

2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения  при  оформлении  командировочных расходов

3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с  сумм  превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2. Некорректное  выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при  приобретении материальных  ценностей,  оплате  работ, услуг подотчетными лицами

4.1. Выделение сумм  налога на добавленную стоимость  расчетным путем от стоимости  материальных  ценностей,  приобретенных  за  наличный расчет в розничной торговой сети;

4.2. Списание на  затраты сумм налога на  добавленную  стоимость  от стоимости материальных ценностей, приобретенный  через  подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка  учета представительских расходов

5.1.  Несоответствие  фактического   размера   представительский расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

5.2. Отсутствие учета  представительский расходов в  пределах норм и сверх норм;