Современные технологии кадрового делопроизводства

Система корпоративного учета NS2000 отвечает требованиям функциональной полноты и является лауреатом шестого Международного конкурса программного обеспечения в области финансов и бизнеса. Система спроектирована и разработана с использованием средств BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.

Схема комплекса, таким образом, представляет собой набор модулей, все они могут быть сгруппированы по трем основным направлениям: управление, финансы, логистика.

В состав системы R/3 входит модуль “Управление персоналом Oracle Applications” (Oracle Human Resources), который позволяет добиться максимальной отдачи от сотрудников за счет эффективного набора персонала, управления кадрами, обучения, оплаты труда и планирования карьеры. На сегодняшний день в своем классе продуктов модуль “Управление персоналом Oracle Applications” является одной из наиболее функционально полных систем для организации работы отдела кадров современного предприятия.

Его использование позволяет решать следующие задачи:

• планирование организационных изменений, включая моделирование структурных и должностных иерархий организации;
• планирование структурных подразделений, описание разряда, должности, позиции, ведение справочников и т. д.;
• персональный учет сотрудников и кандидатов с полной записью их профессиональных качеств (для оптимального использования трудовых ресурсов), данных для начисления зарплаты, данных об использовании рабочего времени, послужного списка сотрудников, потребности в повышении квалификации и результатов обучения сотрудников;
• анализ и ведение отчетности по типовым государственным формам, по нестандартной отчетности при помощи средств разработки Oracle, оперативный анализ данных и поддержку принятия решений.

Системе “Orakl-Кадры” присущи все достоинства предыдущих систем. Однако она имеет и ряд дополнительных преимуществ. В системе предусмотрена возможность работы с системой баз данных (штатные сотрудники, уволенные сотрудники, архив, кадровый резерв, временные сотрудники и т. д.), что значительно сокращает время обработки запросов. Вторым несомненным преимуществом является содержимое учетной карточки, включающей 102 темы (согласно постановлению Госкомстата карточка должна содержать не менее 55 тем).

Предусмотрена возможность произвольной модификации штатного расписания с автоматическим подсчетом вакансий, а также развитый модуль обработки нерегламентированных запросов. В системе предусмотрены процедуры ведения табеля (персонального и на подразделение) с автоматическим контролем отпусков, командировок, материальной помощи и т. п. Только в некоторых системах имеется наличие всех обязательных разделов кадрового учета, но только в системе “Orakle-Кадры” они имеются в полном объеме. Поэтому с учетом приемлемой ее стоимости (до 500 долл.) можно утверждать, что в настоящее время указанная система является лидером среди систем автоматизации деятельности предприятий, включая все функции автоматизации кадрового документооборота.

Критерии выбора программ автоматизации кадрового делопроизводства

Каждый потенциальный потребитель программного обеспечения, предназначенного для автоматизации деятельности предприятия, естественно, свободен в своем выборе и оценках. Для такой категории клиентов целесообразно предложить некий инструмент, позволяющий оценить ту или иную программу среди их большого многообразия, т. е. предложить ему ряд критериев, позволяющих выбрать программу для своих требований. Причем критерии должны носить достаточно общий характер, а второстепенные критерии (объемы словарей справочников данных, удобство интерфейса и т. д.) при этом не учитываются. К таким критериям относятся:

• функциональная полнота системы;
• возможность работы в сети. Все программы должны работать как в локальных, так и в глобальных информационно-вычислительных сетях. При этом стоимость программного обеспечения не должна резко возрастать с ростом количества рабочих мест;
• наличие сервисных функций.Разрабатывать дополнения и расширения к программе (даже если это называется настройкой) – задача не менеджеров по персоналу и даже не системных администраторов, а только самих разработчиков. Ведь менеджеры по персоналу в большинстве своем простые пользователи ПК, а не программисты и они должны иметь возможность доступа к дополнительным сервисным модулям и модулям расширения;
• наличие системы помощи и “защиты от дурака”. В большинстве современных систем должны быть предусмотрены развитая система контекстно-зависимой помощи и система защиты от ошибочных действий. Все люди, все могут ошибаться. Важнейшие записи внутри программы должны иметь окно подтверждения, а в случае ошибочных действий программа вообще должна их блокировать;
• интуитивно понятный “дружественный” интерфейс. Внешний вид должен быть интуитивно понятен, а работа с программой должна доставлять удовольствие. Нелогичность, непонятность размещения кнопок, отсутствие надписей и т. п. как правило, начинает замечаться только в процессе работы. Поэтому мы обращаем Ваше внимание на них заранее. Интерфейс должен характеризоваться максимально упрощенным доступом к различным пунктам меню внутри разделов;
• возможность стыковки. Имеется в виду не только стыковка с другими модулями системы (бухгалтерия, снабжение и т. д.), но и возможность связи с другими кадровыми системами (тестирования, анкетирования, обучения и т. п.).

Подводя итоги, можно сказать, что для долговременной удобной работы необходима многофункциональная, самостоятельная сетевая кадровая программа, с развитым сервисом и возможностью стыковки с другими системами, мощным штатным расписанием, комплектом шаблонов и простым интерфейсом, что значительно сужает круг подходящих предложенийТаким образом, в крупных организациях предпочтение может быть отдано интегрированным системам, и, прежде всего, системе “Orakl-Кадры”, основными отличительными чертами которой являются:

• модульный принцип построения, ориентированный на работу нескольких пользователей с разделением учета по функциональным участкам. Такой подход характерен для многих современных западных систем;
• сквозное перетекание данных, что позволяет с максимальным удобством для пользователя работать с программой;

 

.

3.3 Прогноз организационно-управленческой  результативности совершенствования  системы документационного обеспечения  управления персоналом

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат [10, с.167].

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:

Э = Бпл - Бф, (3.1)

где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Бф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ в ФГУП «Гознак» включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

1) Без внедрения ИС  электронного документооборота  для обработки данных в 2011 году  может потребоваться труд трех  человек с заработной платой  по 15 тыс. руб. в месяц (2 секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджер по управлению  персоналом.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.), (3.2)

где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ч 0,1; Ксф.= 0,34.

Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (3.2):

ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 849,024 тыс. руб.

2) Затраты на создание  второго рабочего места секретаря  составят:

- компьютерная техника - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);

- офисная мебель - 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

- затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ (3.3)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

tдн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;

Wэ- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

4) расчет расходов на  материалы представлен в таблице 3.1.

Таблица 3.1

Расчет затрат на материалы

Наименование затрат на материалы	Кол-во	Сумма, руб.
1. Бумага, пач.	24	3000,0
2. Канцелярские товары, компл.	4	400,0
3. Расходные материалы (картриджи), шт.	6	7200
Всего	-	10600

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места секретаря составят:

90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,40 тыс. руб.

3) Расходы на хранение  архива:

- площадь архива - 15м2

- стоимость аренды 1 м2 - 300 руб./ м2, включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере:

15*300 * 12 = 54 000 руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл , (4)

где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.

W тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2011 с учетом второго секретаря и расходов на содержание бумажного архива представлен в таблице 12.

Таблица 12

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2011

Наименование статьи расходов	Сумма затрат, тыс. руб.
1. Расходы по зарплате  исполнителей, в т. ч.:	849,024
1.1 Основная заработная  плата	576,0
1.2 Дополнительная заработная  плата	57,6
1.3 Отчисления в социальные  внебюджетные фонды	215,424
2. Материальные затраты	10,6
3. Арендная плата за  помещение	54,0
4. Затраты на освещение  и отопление	18,3
5. Общая сумма расходов	931,924

Фактический бюджет расходов на систему ДОУ в 2011 году при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

1) инвестиционные затраты  на внедрение электронного документооборота;

2) расходы на содержание  секретаря и менеджера по персоналу  на уровне 2010 года с учетом  ставок 2011 года во внебюджетные  фонды.

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в таблице 3.2.

Таблица 3.2

Затраты на внедрение электронного документооборота

Наименование затрат	Сумма, тыс. руб.
1. Программное обеспечение	58,0
2. Аппаратное обеспечение  внутренней локальной сети (локальный сервер)	12,0
3. Перевод документов  на бумажных носителях в электронный  вариант	15,0
4. Программа Fine Reader	10,5
5. Материальные затраты (электронные  накопители)	0,5
Всего затрат	96,0

После внедрения ИС электронного документооборота в 2011 году может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.

ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.

Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить:

96,0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ФГУП «Гознак» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ФГУП «Гознак» в целом.

 

Заключение

В данной работе проведено исследование особенностей кадрового делопроизводства организации. 
Под кадровой документацией понимается совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала. 
Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают: 
• прием на работу; 
• перевод на другую работу; 
• предоставление отпуска; 
• увольнение. 
Таким образом, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление. 
Различают следующие виды кадровых документов: 
1. Документация по приему на работу; 
2. Документация по переводу на другую работу: 
3. Документация по увольнению с работы: 
4. Документация по оформлению отпусков: 
5. Документация по оформлению поощрений: 
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: 
За последнее десятилетие в организации работы кадровых служб предприятия произошли значительные изменения. Становление и развитие рыночных отношений в нашей стране сформулировало новые цели и задачи, внесло изменения в структуру и методы работы подразделений, реализующих политику предприятия в сфере работы с кадрами. 
Проведенный анализ показал, что в ДО « Парковый» ОАО «УБРиР» осуществляется кадровый документооборот, соответствующий требованиям действующего законодательства и установленной практике документооборота в организации. 
Кадровым делопроизводством занимается служба управления персоналом, являющаяся специализированным подразделением ОАО «УБРиР». 
С целью совершенствования кадрового документооборота ДО « Парковый» ОАО «УБРиР» предлагается внедрить систему электронного документооборота.