Современные технологии кадрового делопроизводства

Объектом автоматизации являются процессы:

- создание документов;

- подготовки, учета, систематизации  и архивного хранения, поиска  и получения организационно - распорядительных, отчетно - статистических, учетных, плановых, информационно - справочных и других управленческих документов;

- работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сеть, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов

Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

- оперативного и потокового  ввода документов, полеченных из  бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических  образов) и OCR- распознавания (преобразование  их в текстовые документы);

- оперативного и потокового  ввода электронных документов  из других источников;

- передачи электронных документов  в подсистему «Делопроизводство»;

- реквизитного и полнотекстового  индексирования документов;

- хранения электронных документов  всех видов и представлений (в  том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

- адресация оригиналов документов  в бумажном архиве;

- поиска и извлечения документов  из электронного архива;

- вывода документов из системы  в виде твердой (бумажной) копии  или в электронном виде, в том  числе для дельнейшей доставки  средствами связи;

- связи представлений хранимых  документов с фактографической  частью базы данных;

Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

- проектирование представлений  стандартных форм документов  для их последующего ввода;

- потоковый ввод стандартных  форм документов в фактографическую  часть подсистемы «Электронный  архив» (включая сканирование, OCR(ICR) - стилизованное распознавание, контекстный  контроль и экспорт в БД).

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

- создание электронных документов  средствами подсистемы;

- ведение версий (редакций) документов  и их авторства;

- защиту от конфликтов при  попытке одновременной модификации  документа;

- электронное визирование документов (электронная подпись);

- связывание документов в логические  группы;

- организацию потока работ с  документами: задание маршрута (регламентного  или ситуационного) движения документов  и условий осуществления работ  с ними;

- допуск к документам и расширенным  видам работ с ними в соответствии  с установленными правами пользователей;

- протоколирование видов работ, производимых пользователями с  документами;

- управление маршрутами движения  документов;

- контроль местонахождения документа  и состояния его исполнения;

- передачу и извлечение документов  в/из подсистемы «Электронный архив».

Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

a) средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);

b) систем управления особыми  видами документов (в частности, PDM-систем);

c) специальных модулей управления  документооборотом в составе  корпоративных информационных систем  для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Однако у EDMS-систем есть ряд серьезных достоинств. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

- практическая неограниченность  размера электронного архива;

- встроенная поддержка полнотекстовой  индексации;

- поддержка версий и подверсий документов;

- возможность хранения документов  в архиве в исходном формате;

- возможность ведения журналов  действий пользователей.

К выбору системы электронной документации следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах  работает система и как это  согласуется с политикой предприятия  в этой области;

- какие объемы хранимой информации  ориентирована система, согласуются  ли эти объемы с ожидающимся  потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами  между офисом и производством  эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми  затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования. Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:

1. Централизованно отслеживать  ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей  над документами на своих рабочих  местах, систематизировать результаты  контроля и тем самым выявлять  «узкие места» в документообороте  и работе персонала;

2. При переходе на работу с  электронными копиями документов  полностью исключить возможность  их утери и свести поиск  документа к запросу, выполняемому  системой в течение считанных  секунд. При этом даже необязательно  помнить название или регистрационный  номер документа - достаточно указать  тематику или ключевые слова  для поиска.

3. Повысить рост производительности  труда сотрудников за счет  упорядочения технологии работы  с документами, резкого сокращения  времени передачи документов  по локальной сети или средствами  электронной почты.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке. Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство к решению о приеме второго секретаря. После внедрения ИС ДОУ в ФГУП «Гознак» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда. Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста. При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы. Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

 

 

2. Анализ современных технологий в работе кадровых служб, их использование в кадровой практике

2.1 Краткая характеристика СООО «Бел-Эст-Мебель»

 

СООО «Бел-Эст-Мебель» является структурным подразделением ЗАО «Пинскдрев». Деятельность предприятия СООО «Бел-Эст-Мебель» осуществляется строго в соответствии с требованиями белорусского законодательства и базируется на следующих принципах: компания осуществляет финансовые и нефинансовые инвестиции в развитие общества в социальной, экономической и экологической сферах, связанных напрямую с основной деятельностью компании; компания последовательно и систематически реализует инвестиционные программы в развитие людских ресурсов и человеческого потенциала в целом. 
СООО «Бел-Эст-Мебель» изготавливает следующие виды продукции: сульфатная беленая хвойная целлюлоза, сульфатная беленая лиственная целлюлоза, сульфатная небеленая целлюлоза, картон тарный для плоских слоев гофрокартона (крафтлайнер), продукты лесохимической переработки. В состав СООО «Бел-Эст-Мебель» входит две продуктовые линии: «Целлюлозное производство №1» и «Целлюлозное производство №2» с общей проектной мощностью около 1 млн. тонн целлюлозы по варке в год, щепное производство, ТЭС, производство приготовления химикатов, лесохимическое производство. 
На продуктовой линии «Целлюлозное производство № 1» вырабатывается беленая хвойная целлюлоза, картон и небеленая целлюлоза. Беленая хвойная целлюлоза вырабатывается по ТУ марок «Суперэкстра», «Экстра», «Стандарт» до 220 тысяч тонн в год. 70-80 % целлюлозы отгружается на экспорт в Китай, 20 - 30 % отгружается потребителям внутреннего рынка - Краснокамской бумажной фабрике, бумажной фабрике «Коммунар», картонно - полиграфическому комбинату г. Санкт-Петербурга и другим бумажным фабрикам. Служит сырьем для производства различных видов бумаг - писчих, газетных, типографских, а также для производства беленых видов картона. На картонном потоке вырабатывается двухслойный картон для плоских слоев гафрированного картона пяти плотностей: 125 гм/м2, 150 гм/м2, 175 гм/м2, 200 гм/м2, 220 гм/м2 , марок КА, КЕ, КС до 220 тыс. тонн тарного картона в год. Около 80 % картона отгружается в Китай, остальные объемы - потребителям внутреннего рынка - заводам по производству гофротары - «Алтайкровля», «Готэк» Курской области, «Тара» г. Болотное Новосибирской области и др. 
Из отходов производства как небеленых, так и беленых видов целлюлозы вырабатывается небеленая целлюлоза на установке АФС «Флект» до 30 тыс. тонн в год. Используется в производстве различных видов картона и упаковочных бумаг. Отгружается до 90 % на экспорт в Китай, Корею по ТУ. 
Миссия предприятия СООО «Бел-Эст-Мебель»: профессионализм во всех сферах деятельности организации - наш стиль работы с нашими клиентами, партнерами и сотрудниками. На предприятии СООО «Бел-Эст-Мебель» используется линейно-функциональная структура управления. Данный подход обеспечивает качественное разделение труда в управлении, при котором линейные руководители сохраняют за собой право отдавать распоряжение и принимать решение при участии и помощи функциональных служб. Структура управления линейно-функционального типа сохраняет принцип единоначалия. Это объясняется тем, что линейный руководитель устанавливает очередность в решении комплекса задач, определяя тем самым главную задачу на данном этапе, а также время и конкретных исполнителей. Деятельность функциональных руководителей при этом сводится к поискам рациональных вариантов, решения задач, к умелому доведению своих рекомендаций до линейного руководителя, который на этой основе может обеспечить эффективное управление. Все это позволило аппарату управления линейно- функционального типа оставаться до настоящего времени основой организационной формой управления. Однако с развитием производства, с появлением новых проблем, требующих более творческого подхода, стали выявляться и недостатки такой структуры: отсутствие гибкости и динамичности, что затрудняет достижение поставленной цели. Организационная структура управления производственной линией № 1 СООО «Бел-Эст-Мебель» представлена на рисунке 2.1. На сегодняшний день предприятие насчитывает 510 квалифицированных сотрудников, из которых 233 женщины, а остальные 277 мужчины, это объясняется тем, что на предприятие внедряются новые технологии изготовления целлюлозы, не требующие тяжелого физического труда. Численность работающих по категориям составляет: рабочие - 464 человека; руководители - 31человек; специалисты и служащие- 15 человек. Возглавляют организацию СООО «Бел-Эст-Мебель» лица, длительное время работавшие в системе лесного хозяйства и деревообрабатывающей промышленности. 
Целлюлозное производство имеет в своем штате сотрудников с высшим, среднетехническим и специальным образованием в лесопромышленной области и имеющие практический опыт работы. Практически весь персонал организации имеет очень высокий стаж работы: большинство сотрудников имеет стаж работы около 20 лет - их примерно 50 %, со стажем работы 35 лет примерно 30 % сотрудников, а около 10% сотрудников организации работают в ней уже 40 лет. Управленческий персонал организации постоянно проходит мероприятия по повышению квалификации. Для рабочих специальностей необходимым требованием является наличие средне-технического или средне-специального образования, достаточно высокие разряды (5,6 разряд). Квалификация персонала повышается 1 раз в 4 года в обязательном порядке.Рисунок 2.1 - Организационная структура управления производственной линией № 1 СООО «Бел-Эст-Мебель» Организация трудовых отношений происходит на основании трудового коллективного договора, по контракту работают только директора. Форма оплаты труда повременно-премиальная. Система оплаты труда - тарифная. На основании отчетов о прибылях и убытках (приложение А) проведем анализ основных показателей деятельности СООО «Бел-Эст-Мебель» за 2008-2009 гг. (таблица 2.1).