Современные технологии кадрового делопроизводства

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Факультет экономики и управления

Кафедра государственного и муниципального управления и менеджмента

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе»

 

Современные технологии кадрового делопроизводства

ОГУ 080505.65 5014.115 ОО

 

 

 

 

 

 

 

  Руководитель  работы

преподаватель

______________ А.Т. Ахмадулина

«_____»________________2014г.

Исполнитель

Студент гр. _______________

____________________________ С.Самарин

«_____»________________20___г.

                                                                                             

 

 

 

 

 

 

 

Оренбург 2014

Министерство образования и науки Российской Федерации

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Факультет экономики и управления

Кафедра государственного и муниципального управления и менеджмента

 

Задание на курсовую работу

Современные технологии кадрового делопроизводства

Исходные данные: __________________________________________________

                                 __________________________________________________   

                                 __________________________________________________

                                 __________________________________________________

                                

Перечень подлежащих разработке вопросов:

      а)__________________________________________________

      б) _________________________________________________

      в) _________________________________________________

      Понятие и характеристика кадрового делопроизводства. Характеристика технологий кадрового делопроизводства. Анализ современных технологий кадрового делопроизводства. Рекомендации по совершенствованию и перспективы развития современных технологий кадрового делопроизводства [2, 4, 5, 7-14, 16-20].

 

Перечень графического материала:

                                __________________________________________________

                                __________________________________________________

                                __________________________________________________

                               

 

Дата выдачи задания                                              «____»______________20___г.

Руководитель                                                                                А.Т. Ахмадулина

 

Исполнитель студент группы 08 УП                                          Д.И. Кузнецов

Срок защиты работы                                              «____»______________20___г.

Аннотация

 

 

В курсовой работе рассмотрены теоретический аспект организации документационного обеспечения деятельности кадровой службы. Проведен анализ документационного обеспечения деятельности кадровой службы организации. Предложены рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности кадровой службы. Объектом исследования является отдел кадров ОАО «Гелиос». Вопросы рассмотрены с точки зрения системного подхода.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание   Введение ............................................................................................................ 1 Теоретический аспект  организации документационного  обеспечения деятельности кадровой  службы предприятия .………………………..….... 1.1 Кадровая служба как  накопитель документированных персональных  данных .....…………………………………………………………………….. 1.2 Документооборот в кадровой  службе ………………………………….. 1.3 Технологии работы с  кадровой документацией ...................................... 2 Анализ деятельности  отдела кадров на предприятии ................................ 2.1 Характеристика деятельности  предприятия ............................................ 2.2 Система кадровой документации, ее элементы ...................................... 2.3 Анализ документооборота  отдела кадров за 2008-2010 гг. ................... 3 Рекомендации   по   совершенствованию   документационного  обеспечения деятельности отдела кадров предприятия ............................... 3.1 Пути совершенствования  формирования кадровой документации ...... 3.2 Рекомендации по внедрению  автоматизированной системы работы   с документами в отделе кадров ....................................................................... Заключение ....................................................................................................... Список использованных источников ............................................................. Приложение А Положение о кадровой службе ............................................. Приложение Б Справка о состоянии исполнения документов .................... Приложение В Объем документооборота  за 2008-2010 гг. .........................

5   7   7 10 17 26 26 31 43 46   51 51   65 75 78 80 85 87

 

 

 

Введение

 

Кадровое делопроизводство является отраслью деятельности, документирующей производственные отношения между работодателями и работниками. Кадровыми документами фиксируются данные о персонале, его наличие и движение, вследствие этого процедуры по кадровым вопросам документально оформляются.

Движение персонала представляет собой одну из основных категорий руководства штатами. Она состоит из приема на работу, перевода на другую должность, предоставления различных видов отпуска, увольнения. Оформить документально кадровые процедуры обязан любой работодатель, невзирая на масштабы своей деятельности и организационно-правовую форму.

Проблемы документооборота возникли, как только появился сам документ. А в настоящее время данная проблема становится актуальной благодаря стремительному развитию информационного общества.

Технологии, когда-то считавшиеся высокими, ускоренными темпами проникают в нашу повседневную жизнь, доказывая на практике важность, необходимость и эффективность своего появления. В современной жизни информационное обеспечение любого вида деятельности является сложным, но необходимым процессом для увеличения эффективности деятельности.

«Бумажный» документооборот на сегодня малоэффективен, так как затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственно обработкой документов, и лиц, управляющих деловыми процессами, приводит к увеличению расходов и к уменьшению эффективности процессов.

Бурное развитие в последнее десятилетие информационных технологий позволяет руководству современных организаций принципиально пересмотреть подход к организации процессов управления. Практически все руководители сегодня принимают управленческие решения на основе информации, содержащейся в базах данных. Внедрение информационных систем позволяет работать в едином информационном пространстве, быстро получать достоверную информацию, оперативно планировать и контролировать основные процессы. Информационная система становится мощным инструментом создания рациональной управленческой схемы, своего рода "нервной системой", которая пронизывает все "клетки" организации, во многом определяя ее состояние. Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки большого объема информации.

Актуальность работы объясняется важностью эффективной организации кадрового делопроизводства на предприятии. Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

 

 

1. Теоретический аспект технологий кадрового делопроизводства

1.1. Понятие кадрового делопроизводства.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее - ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом делопроизводство - это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (пункт 2.1.1. ГОСТ Р 51141-98).

Соответственно, кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

В соответствии с государственным стандартом понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (подпункт 3 пункта 2.1. ГОСТ Р 51141-98).

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• предоставление отпуска;
• увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности.

Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.