Современные технологии кадрового делопроизводства

Особое внимание следует уделять ведению трудовых книжек, которые в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) являются основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника.

В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

• Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.
• Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений.
• Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.
• Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
• Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным. Поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком - организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация при приеме на работу документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации - в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

1.2 Общий состав и виды кадровой документации.

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Следует отметить, что для большинства специалистов кадровой службы и руководителей является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов? И какие из кадровых документов являются обязательными для каждого работодателя?

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного  состава работников, к которым  относятся приказы о приеме  на работу, переводе на другую  работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и  другие. Основная часть документов  по личному составу вошла в  состав унифицированных форм  первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций  по управлению персоналом и  организацией труда (Правила внутреннего  трудового распорядка, Положение  о структурном подразделении, должностные  инструкции, Структура и штатная  численность, Штатное расписание). В  «Общероссийском классификаторе  управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением  Госстандарта Российской Федерации  от 30 декабря 1993 года №299, эти документы  получили название «документация  по организационно-нормативному  регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на  работу:

• Заявление о приеме на работу;
• Контракт о назначении на должность;
• Приказ о приеме на работу;
• Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на  другую работу:

• Заявление о переводе на другую работу;
• Представление о переводе на другую работу;
• Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению  с работы:

• Заявление об увольнении;
• Приказ об увольнении;
• Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению  отпусков:

• График отпусков;
• Заявление о предоставлении отпуска;
• Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению  поощрений:

• Представление о поощрении;
• Приказ о поощрении;

·   Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению  дисциплинарных взысканий:

• Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
• Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Для регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать принять локальный нормативный акт - например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).

Также в разделе 3. 1 «Организация документооборота» «Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утвержденной Приказом Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33, предписывается закреплять порядок движения документов в организации «в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации».

При этом, необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации - это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами.

Документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

·   трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

·   прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

·   на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

·   по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

·   обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

·   прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ).

Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Анализ норм ТК РФ позволяет сделать следующие общие выводы об изменении порядка документального оформления трудовых отношений:

·   Вводится новая формальность в документообороте, связанная с трудовым договором - получить вторую подпись работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя - и подтверждающая, что работник уже получил экземпляр трудового договора (статья 67 ТК РФ).

·   Расширен перечень документов, которые работодатель обязан предоставить работнику по его письменному заявлению (статья 62 ТК РФ). Теперь в этот перечень включаются и справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.