Современные технологии кадрового делопроизводства

Таблица 2.1 - Основные показатели деятельности СООО «Бел-Эст-Мебель» за 2008-2009 гг.

По сравнению с 2008 г. в 2009 г. произошло увеличение выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг СООО «Бел-Эст-Мебель» на 8240 млн. руб. (или на 16,3 %), себестоимости реализованных товаров, работ, услуг снизилась на 5451 млн. руб. или на 14,9 %, расходов на реализацию - на 517 млн. руб. или на 29,7 %. Прибыль от реализации СООО «Бел-Эст-Мебель» увеличилась по сравнению с 2008 г. на 1257 млн. руб. или на 18,7 %, убыток от операционных доходов и расходов снизился 6 млн. руб., а убыток от внереализационных доходов и расходов по сравнению с 2008 г. сократился на 97 млн. руб.

Подводя итог в целом, следует отметить, что результатами финансовой деятельности СООО «Бел-Эст-Мебель» за 2008-2009 гг. является прибыль, по сравнению с 2008 г. она увеличилась на 1360 млн. руб. или на 34,8 %. Налоги и сборы, производимые из прибыли увеличились на 396 млн. руб., а прочие расходы и платежи из прибыли снизились на 45 млн. руб., чистая прибыль увеличилась на 1009 млн. руб. по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.

2.2 Системы автоматизации кадрового документооборота

Пожалуй, только бухгалтерские автоматизированные системы по своей популярности могут соперничать с кадровыми. С одной стороны, огромная популярность таких систем объясняется тем, что в настоящее время практически в каждой организации используется то или иное программное обеспечение, автоматизирующее указанные функции. С другой стороны, расходы на персонал обычно составляют значительную часть затрат организации, что служит побудительным мотивом для внедрения программных средств автоматизации, позволяющих снизить эти затраты.

Чтобы сохранить конкурентоспособность, управление персоналом должно быть так же динамично, как и современный мир с его постоянными изменениями законодательства, правил хозяйственной деятельности и условий работы. Многие организации подвержены постоянным изменениям: слияниям, разукрупнениям, крупномасштабным реорганизациям и т. д. Система управления персоналом должна обеспечивать быстрый отклик на объединение разнородных структур, специальностей и должностных иерархий, а также на изменение организационной структуры компании.

Подавляющее число предприятий, как подтверждает статистика, используют пока малую толику возможностей, представляемых компьютеризацией деятельности компании. Помимо замены печатной машинки на персональный компьютер в основном это – бухгалтерский учет и справочные правовые системы. Эта статистика – печальное подтверждение того факта, что пока редкая фирма заботится о создании у себя единой и долгосрочной кадровой инфраструктуры, охватывающей все процессы кадрового делопроизводства. Стратегия развития персонала и материально-техническое обеспечение кадровых служб пока не входит в число главных забот среднестатистического российского руководителя. Вполне очевидно, что при современной насыщенности рынка программными продуктами просто невозможно подробно остановиться на каждом из них, охарактеризовать их достоинства и недостатки. Поэтому авторами сделана попытка классификации наиболее распространенных систем автоматизации кадрового документооборота, а также обобщены критерии, которые можно использовать при выборе той или иной системы.

Западная практика менеджера по персоналу зиждется на трех китах: высокой технической оснащенности, наличии обширной армии специалистов в резерве и множества рекрутерских фирм по подбору сотрудников. Все чаще и чаще кадровики вынуждены при отборе будущих сотрудников увеличивать охват, рассматривая кандидатуры даже не столько специалистов, сколько “нормальных”, “хороших”, “потенциально сильных”, “с обостренным желанием работать” специалистов. Высокая динамика нормативно-правовой базы, большое количество приказов и распоряжений, существенные затраты времени на анализ документов каждого сотрудника (определение сроков аттестации, очередных отпусков, дней рождения и т. д.) определяют необходимость компьютеризации кадровой документации.

Анализ программ автоматизации кадрового делопроизводства

В своем развитии ЭВМ прошли несколько поколений, аналогично и программное обеспечение, используемое в контуре автоматизации деятельности предприятий и организаций, прошло такой же путь: от отдельных расчетных программ к комплексам программ, к АРМам, комплексам АРМов и, наконец, к интегрированным автоматизированным системам обработки информации и управления, представляющим собой вершину системной интеграции. В настоящее время комплексные системы автоматизации обеспечивают планирование всех ресурсов, но уже явно наметился переход к корпоративным системам, в которых производится реинжиниринг и перестройка бизнес-процессов предприятия.

Аналогичный путь прошли и системы автоматизации кадрового делопроизводства.

Первую группу образуют свободно распространяемые программы, написанные непрофессионалами. (“WDATEOK”, “Кадры”, “Отдел кадров и ДОУ”, “Табель”). Они обеспечивают автоматизацию отдельных функций и не сопровождаются авторами.

Во вторую группу входят программы, которые разрабатываются собственными программистами для своей организации с целью экономии средств. Можно упомянуть такие системы, как “SLS-Кадры”, “STAFF-Кадры”, “Triamant” и др. Более чем двадцатилетний опыт разработки и эксплуатации системы “Кадры” в Московском государственном автомобильно-дорожном институте показал, что сама по себе система непрерывно развивалась и совершенствовалась, а затраты на ее эксплуатацию и сопровождение превышали затраты на приобретение готового программного обеспечения. Ситуация не изменилась при переносе данной концепции в среду Windows.

Третья группа образована бухгалтерскими системами, в состав которых включен функциональный модуль “Кадры”. Основной целью программ данной группы является обеспечение бухгалтерского учета, где наличие некоторых функций кадрового модуля необходимо для их полноценной работы. Кадровые модули могут отличаться между собой полнотой учетной карточки, наличием тех или иных выборок. Причем эти кадровые модули в составе бухгалтерии не только не помогают менеджеру по персоналу, а порой и мешают, так как эти отделы имеют слишком разные задачи.

Наиболее яркими представителями систем такого класса являются “1С Зарплата и кадры”, “Platinum”, “Ultima-S”, “Scala”, “Галактика”, “БОСС-Кадровик” и др. Для систем этой группы характерна узость базовой версии, что требует достаточно большой доработки и ведет к несовместимости с новыми версиями системы. Сюда же можно отнести системы автоматизации деятельности предприятий с включенными в них модулями “Кадры”. К чести авторов системы 1С следует отнести быстрый прогресс в развитии и улучшении кадрового модуля, что вместе с возможностью использования накопленных ранее данных и стоимостью делает эту систему весьма привлекательной для вузов и организаций среднего размера.И, наконец, четвертая группа представлена комплексными системами автоматизации деятельности предприятия, основанными на использовании системы баз данных, охватывающих все сферы деятельности предприятия. Среди предлагаемых на рынке систем на первый план выдвигаются “Orakl-Кадры” и “NS2000”, представляющие собой системы четвертого поколения и достаточно полно отражающие современный уровень развития программно-аппаратного обеспечения автоматизации деятельности предприятий. Основные отличия зарубежных интегрированных систем управления предприятием от российских заключаются в следующем:

• ориентация на хорошо структурированную иерархическую систему процессов, выполняемых на предприятии;
• опора на наборы стандартов, которым процессы должны удовлетворять, например стандарт ММAS;
• поддержка полного набора управляющих функций (в рамках процесса или предприятия): планирование – контроль отклонений (учет) – регулирование;
• наличие приложений, использующих методы, позволяющие оптимизировать решение ряда частных управленческих задач.

Рекомендации по выбору системы автоматизации кадрового делопроизводства

Фирмы и люди, разрабатывающие различные программы автоматизации кадрового документооборота, ориентируются на определенные задачи, на какой-то круг пользователей со своими потребностями, предпочтениями и вкусами. С потребительской точки зрения, автоматизированные системы управления предприятием различаются своей направленностью. Например, для “Бэст” или “Парус-5” приоритетной является сфера торговли; “Инфософт” – один из лидеров в области автоматизации учета на производстве. Кроме того, существуют универсальные “системы управления предприятием”: “Парус-4”, “Инфин”, “Абакус”, БОСС”, “Галактика”, “Supermanager-6-7” и др. Однако целью настоящей статьи является оценка возможностей систем по автоматизации кадрового документооборота, причем лишь наиболее перспективных, принадлежащих к системам четвертого поколения.

Интегрированная система М-2 основана на применении современных технологий. М-2 представляет собой единый программный комплекс на основе централизованной корпоративной базы данных. В то же время открытость системы М-2 позволяет использовать уже существующие базы данных предприятия с интеграцией в единый комплекс, а также современные программные пакеты (Microsoft Office 97).

Система М-2 разработана на основе сервера баз данных Oracle 7.3, что обеспечивает высокие скоростные характеристики и высокую степень надежности и защиты данных. Клиентские места разработаны на программной системе Delphi 3.0 и могут функционировать в операционных системах Windows NT или Windows’95.

Принципиальное отличие интегрированной системы от сколь угодно сложного комплекса АРМов состоит, прежде всего, в идеологии проектирования. АРМы проектируются как автоматизация существующих рабочих мест, и в дальнейшем осуществляется их увязка между собой. При этом, естественно, подобная информационная система может реализовать только те управленческие технологии, которые имелись на предприятии на момент ее создания, поскольку само проектирование модулей осуществлялось исходя из конкретных существующих рабочих мест.

Интегрированная система проектируется сразу как единый комплекс, ориентированный на современные управленческие технологии; рабочие места создаются на втором этапе в уже созданной интегрированной среде.

Кроме того, АРМы, созданные в рамках архитектуры файл-сервер, не отвечают современным требованиям ни по скоростным характеристикам, ни с точки зрения безопасности и надежности систем. При этом следует отметить, что работа, которая была проведена по созданию АРМов, не пропадет. Во-первых, многие элементы созданных рабочих мест могут быть использованы в качестве модулей для создания рабочих мест в рамках новой системы, особенно если учесть, что проектирование рабочих мест занимает, по крайней мере, 50 % времени их создания. Во-вторых, у пользователей появились навыки работы с компьютерами, без чего невозможно внедрить никакую систему. В-третьих, в рамках этой работы сформировались кадры программистов, знающих специфику предприятия, которые также понадобятся при написании рабочих мест в среде новой интегрированной системы. Поэтому вложения в прежние разработки, безусловно, окупятся. В отличие от комплекса АРМов, при внедрении интегрированной системы происходит не просто автоматизация имеющихся рабочих мест, а осуществляется реконструкция всей системы обработки информации с проектированием новых рабочих мест применительно к новым технологиям.

Одновременно с внедрением системы М-2 производится обучение специалистов с выдачей им соответствующих сертификатов. Подготовленные таким образом специалисты получают право на создание собственных модулей в системе М-2, а также изменение существующих модулей в рамках, оговоренных сертификатом. Таким образом, предприятие не попадает в зависимость от фирмы – разработчика системы и способно поддерживать функционирование системы самостоятельно.