Понятие и сущность системного анализа орагнизации

Основные понятия и  характеристики общей теории систем: Компоненты системы (элементы, подсистемы). Любая система, независимо от открытости, определяется через её состав. Эти  компоненты и связи между ними создают свойства системы, её сущностные характеристики.

Границы системы - это разного  рода материальные и нематериальные ограничители, дистанцирующие систему  от внешней среды. С точки зрения общей теории систем, каждая система  выступает частью большей системы (которая называется сверхсистемой, суперсистемой, надсистемой). В свою очередь, каждая система состоит  из двух или более подсистем.

Синергия (от греческого - вместе действующий). Это понятие используется для описания явлений, при котором  целое всегда больше или меньше чем  сумма частей, составляющих это целое. Система функционирует до тех  пор, пока отношения между компонентами системы не приобретают антагонистического характера.

Вход - Преобразование - Выход. Организационная система в динамике представляется в качестве трёх процессов. Взаимодействие их даёт цикл событий. Любая открытая система имеет  цикл событий. При системном подходе  важное значение приобретает изучение характеристик организации как  системы, т.е. характеристик  входа, процесса (преобразования) и характеристик выхода. При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры выхода, т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами для маркетинговых исследований сначала исследуются параметры выхода, т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На выходе в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги. Затем определяют параметры входа, т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после летального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И, наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.

Цикл жизни. Любая открытая система обладает циклом жизни: возникновение => становление => функционирование => кризис => крах

Системообразующий элемент - элемент системы, от которого в  тающей степени зависит функционирование всех остальных элементов и жизнеспособность системы в целом.

Характеристики открытых организационных систем.

Наличие цикла событий.

Негативная энтропия (негоэнтропия, антиэнтропия)

а) под энтропией в общей  теории систем понимается общая тенденция  организации к смерти;

б) открытая организационная  система, благодаря способности  заимствовать необходимые ресурсы  из внешней среды, может противодействовать этой тенденции. Эта способность  и называется негативной энтропией;

в) открытая организационная  система проявляет способность  к негативной энтропии, и, благодаря  этому некоторые из них живут  столетиями;

г) для коммерческой организации  главным критерием негативной энтропии является её устойчивая прибыльность на значительном временном интервале.

Обратная связь. Под обратной связью понимается информация, которая  генерируется, собирается, используется открытой системой для мониторинга, оценки, контроля и коррекции собственной  деятельности. Обратная связь позволяет  организации получать информацию о  возможных или реальных отклонениях  от намеченной цели и вовремя вносить  изменения в процесс её развития. Отсутствие обратной связи ведёт  к патологии, кризису и краху  организации. Люди в организации, занимающиеся сбором и анализом информации, интерпретирующие её, систематизирующие потоки информации, обладают колоссальной властью.

Открытым организационным  системам присущ динамический гомеостаз. Процесс поддержания самой организацией сбалансированного состояния и  называется динамическим гомеостазом. Открытые организационные системы  характеризуются дифференциацией - тенденцией к росту, специализации  и разделению функций между различными компонентами, которые формируют  данную систему. Дифференциация - это  ответ системы на изменение внешней  среды.

Эквифинальность. Открытые организационные  системы способны, в отличие от закрытых систем, достигать поставленных целей различными путями, двигаясь к этим целям с различных стартовых  условий. Нет и быть не может единого  и наилучшего метода достижения цели. Цель всегда может быть достигнута разными способами, и двигаться  к ней можно с разными скоростями.  

 

 

  

 

1.4 Принятие управленческих  решений 

 

 

  

 

Принятие управленческих решений – это выбор одного курса действия из альтернативных вариантов. Под управленческим решением понимаются действия руководителя с целью выбора оптимального действия при наличии, по крайней мере, двух вариантов. Сложность  выбора решений повышается по мере увеличения количества вариантов. Потребность  в принятии решений определяется наличием проблем в производственной и коммерческой деятельности фирмы.

Процесс принятия управленческих решений включает следующие этапы:

? Анализ вариантов;

? Оценка достижений и  потерь по каждому варианту;

? Оценка фактических результатов  осуществляемых решений.

Принятию любого управленческого  решения предшествует экономический  анализ, направленный на изучение вариантов. Критерием принятия решения является выбор наиболее экономичного варианта.

Повышение роли экономического анализа в принятии решений привело  к использованию системного анализа, что было обусловлено коренными  изменениями в управлении производством, а именно:

? Переходом от текущего  управления процессами к стратегическому,  перспективному;

? Переходом от обособленных  частных подсистем к комплексной  системе;

? Повышением гибкости  и оперативности при освоении  новых изделий, процессов, рынков;

? Переходом от анализа  отдельных случаев к систематическому  анализу вариантов решений;

? Переходом от подсчета  отдельных элементов эффективности  к комплексной оценке всех  факторов;

? Применением текущего  контроля на основе использования  вычислительной техники и экономико-математических  методов.

Важнейшим требованием к  управлению стала подготовка и принятие рациональных решений на основе экономического анализа с использованием компьютерной техники.

Рациональное решение  – это выбор, подкрепленный результатами объективного анализа. В отличие  от основанного на суждении рациональное решение не зависит от опыта, накопленного в прошлом.

Экономический анализ – это  многочисленные методы для оценки затрат и выгод, а также относительной  прибыльности деятельности предприятия.

В процессе экономического анализа  выявляются цели, устанавливаются их приоритеты, взаимосвязи и противоречия. На основе целей ведется разработка стратегий развития фирмы, производственного  отделения, предприятия. Структура  фирмы рассматривается как производная  от целей. Главное, что было внесено  системным подходом, - это обоснование  необходимости гибкой организационной  структуры, возможности ее программной  перестройки.

Наиболее важным в этом направлении считается принцип  проектной организации, производства, который используется во многих крупнейших американских компаниях и японских компаниях.

Система производства по типу проектов – это вид производственного  процесса, в котором каждая единица  продукции уникальна по своей  конструкции, выполняемым задачам, месторасположению или по каким-либо другим важным признакам.

Проектная организация вводится на горизонтальном уровне управления фирмой, пересекая традиционные вертикальные линии подчинения. При этом образуется матричная структура, которая предполагает возможность включения одного подразделения (элемента) в сферу двух или нескольких подсистем.

В проектирование производственных систем выделяют три этапа:

? Выявление и определение  проблемы;

? Построение модели;

? Сбор и использование  данных, которые позволяют совершенствовать  проект системы.

Системный подход предполагает тесную увязку целей с программами, планами и их реализацией. При  этом решается главный вопрос о распределении  и использовании ресурсов, что  находит свое выражение в бюджете  и финансовой отчетности и обеспечивает информацию, необходимую для рационального  планирования производства.

Системный подход неразрывно связан с развитием таких дисциплин, как кибернетика, системный анализ, исследование операций, теория решений. Их объединяет единая методология, связанная  с понятием системы и объекта  не как простой суммы составляющих его элементов, а как единого  развивающегося целого.

Применительно к управлению в современных условиях получили развитие методы системного анализа  исследования операций, систематические  методы внутрифирменного управления, к которым относятся: управление по целям, проектное управление, методы развития организации (изменение структуры, систем, процедур и поведения фирмы).  

 

 

  

 

 

 

1.5 Системный анализ  

 

 

  

 

Системный анализ в управлении имеет целью дать лицам, принимающим  решения, рекомендации по выбору целей  и стратегии (с использованием математических методов), направленных на повышение  эффективности производства. Системный  анализ предполагает сравнение альтернативных курсов действий с точки зрения затрат и эффективности при достижении определенной цели. Обычно такое сравнение  осуществляется в форме отыскания  альтернативы, которая обеспечивает минимум затрат на достижение некоторых  заданных результатов или, наоборот, является попыткой привести к максимуму  некоторый натуральный показатель результатов деятельности при наличии  ограничений на затраты средств. Разработка таких оценок носит название анализа стоимости-эффективности. Различные  альтернативы проверяются посредством  моделей, которые показывают, какие  последствия можно ожидать, следуя каждой из альтернатив, а именно: каков  уровень затрат и какова степень  достижения каждой из поставленных целей. Затем используется критерий для  взвешивания затрат по отношению  к результатам, и таким образом  альтернативы могут быть расположены  в порядке их предпочтительности.

Процесс анализа включает:

? Формулирование проблемы;

? Отбор целей;

? Составление альтернатив;

? Сбор данных; построение  моделей;

? Взвешивание затрат по  отношению к результатам.

Процесс анализа разбивается  на три стадии:

? формулирование проблемы  – выясняются исходные предпосылки,  очерчивается сфера исследования, определяются элементы анализа;

? исследование – сбор  информации и разработка альтернатив;

? оценка альтернатив.

Элементами анализа являются:

? цель руководителя, принимающего  решения. Это предполагает выявление  степени фактического достижения  цели при различных вариантах  решения;

? альтернативы – это  способы достижения целей, стратегии,  при помощи которых можно качественно  и при минимальных затратах  выполнить поставленные цели;

? затраты – ресурсы,  которые могут быть использованы  для достижения конкретных целей  и не могут быть в дальнейшем  использованы для других целей.  Большинство затрат принимает  денежное выражение и истинная  мера затрат выражается в тех  возможностях, которые утрачиваются  при использовании ресурсов;

? модель – это упрощенное  отображение причинно-следственных  связей при помощи математических  уравнений, программ на ЭВМ,  словесного описания ситуации, которая  дает возможность оценить предстоящие  затраты для каждого варианта, а также степень достижения  намеченных результатов;

? критерий – это правило,  в соответствии с которым альтернативы  располагаются в порядке их  предпочтительности. Он обеспечивает  средство для взвешивания стоимости  по отношению к эффективности.

В процессе системного анализа  рассматривается проблема в целом  в тех условиях, в которых она  действительно возникает. Это предполагает:

? систематическое исследование  целей, стоящих перед людьми, принимающими  решения и отыскивание обоснованного  критерия оценки этих решений;

? сравнение (количественное) затрат, эффективности, риска и  сроков по каждому варианту  стратегии достижения целей;

? попытку составить лучшие  альтернативы и выбрать другие  цели, если после проверки прежних  целей в этом возникает необходимость.

Вследствие усложнения производственного  процесса, с одной стороны, и воздействия  внешних факторов, с другой –  возрастает значение перспективного стратегического  планирования. В связи с этим развитие методов системного анализа для  обоснования управленческих решений  приобретает особое значение. Он предполагает использование единого подхода  к выбору целей, поскольку при  решении проблем управления выявляются множественность и противоречивость целей, подлежащих уточнению, и необходимость  их ранжирования.

Системный анализ в управлении обеспечивает всестороннюю оценку целесообразности новых вложений, комплексный учет факторов, совершенствование новых  информационных потоков и гарантирует  большую устойчивость системы, оптимизации  принятых решений.