Основные пути улучшения использования рабочего времени управленческими работниками

 

 

 

3.2 Анализ затрат рабочего времени

 

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 3.3:

где

Затраты времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.

Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:

где

Общее время наблюдений, мин. Находится по формуле:

 

где

Количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час

 

В данном случае значение для всех . Тогда:

Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 3.8. При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени меньше плановых, и отрицательным, если фактические затраты больше плановых.

 

Таблица 3.8 - Анализ соответствия затрат времени поставленной цели

Формулировка цели III уровня	Плановые затраты времени (эксперт.), %	Фактические затраты времени, %
1	2	3	4
Изучить документацию	10	20	-10
Подготовить документы, справки	12	5	7
Подготовить отчет	7	7	0
Проконсультироваться по работе, проконсультировать коллег	12	12	0
Принять участие в совещаниях	3	5	-2
Встретиться с коллегами	10	14	-4
Провести телефонные переговоры	10	12	-2
Повысить квалификацию	10	3	7
Осуществить служебные командировки	5	6	-1
Выполнить общественную работу	1	3	-2
Использовать регламентированные перерывы	10	10	0
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками	9	1	8
Выполнить нерегламентированные перерывы	1	2	-1

 

 

На основании мнения экспертов, представленного в таблице 3.8, можно оценить структуру затрат рабочего времени руководителя ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ». Таким образом, данному руководителю необходимо сократить затраты времени на:

Изучение документации – на 10% от общего фонда времени;

Встречи с коллегами – на 4% от общего фонда времени;

Участие в совещаниях – на 2% от общего фонда времени;

Выполнение общественной работы – на 2% от общего фонда времени;

Телефонные переговоры – на 2% от общего фонда времени;

Служебные командировки – на 1% от общего фонда времени;

Нерегламентированные перерывы – на 1% от общего фонда времени.

Анализ затрат рабочего времени за две недели наблюдений представлен в таблице 3.9, где наглядно показано необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу:

Таблица 3.9 - Анализ затрат рабочего времени специалиста за весь период наблюдений

Наименование работы (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжительность работ, всего		В том числе
				сократить нельзя		можно сократить или исключить
		Мин	% к итогу	мин	% к продолж. данной работы	мин	% к продолж. данной работы
Изучение рабочих документов	01	1200	20	600	50	600	50
Подготовка документов, справок	02	300	5	300	100	—	—
Подготовка материалов, отчетов	03	420	7	420	100	—	—
Консультации по работе	04	720	12	720	100	—	—
Участие в совещаниях	05	300	5	120	40	180	60
Встречи с коллегами из других подразделений	06	840	14	240	29	600	71
Разговоры по телефону	07	720	12	120	17	600	83
Повышение квалификации	08	180	3	180	100	—	—
Служебные командировки	09	360	6	60	17	300	83
Выполнение общественных работ	10	180	3	120	67	60	33
Регламентированные перерывы	11	600	10	600	100	—	—
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками	12	60	1	60	100	—	—
Нерегламентированные перерывы	13	120	2	60	50	60	50
Итого		6 000	100	3 600	60	2 400	40

Таким образом, основываясь на мнении экспертов, руководителю ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ» необходимо перераспределить 40% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:

Взаимодействия с подчиненными, клиентами и заказчиками – на 8% от общего фонда времени;

Повышения квалификации – на 7% от общего фонда времени;

Подготовки исходящих документов и справок – на 7% от общего фонда времени.

Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:

где		Регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.
		Фактический фонд рабочего времени, мин.

 

Таким образом, в данном случае, из таблицы 3.4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 120 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 6 000 мин. Тогда:

 

 

Полученное значение коэффициента экстенсивности для руководителя ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ» достаточно низкое и говорит об отсутствии нарушений режима труда и отдыха, однако указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени.

Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам:

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:

где

Потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.

 

В данном случае, потери рабочего времени составили примерно 5 минут за каждый день наблюдений, таким образом за весь период наблюдений ПР=50 мин. Тогда:

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами не зависящими от исследователя рассчитывается по формуле:

где

Потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.

 

В данном случае, из таблицы 3.4 видно, что нерегламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 120 мин., из которых 50 мин. – потери рабочего времени, зависящие от исследователя. Следовательно, потери рабочего времени из-за нарушений режима работы составили 70 мин. Тогда:

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы также мало, однако указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ».

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:

где

Время на отдых и личные надобности, мин.

 

В данном случае, из таблицы 3.4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:

Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы очень велико и говорит о больших резервах лучшего использования рабочего времени. Тем более, что по принятому нормативу регламентные перерывы в работе должны составлять 6% от фонда рабочего времени.

Таким образом на основании вычисленных коэффициентов, можно говорить о том, что у руководителя ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ» не происходит нарушение режима труда и отдыха, а напротив, имеются значительные резервы лучшего использования рабочего времени.

 

 

3.3 Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени

 

В результате исследования использования рабочего времени руководителем был выявлен ряд неудовлетворительных моментов в организации его рабочего времени. Причинами к такой ситуации может послужить множество факторов. Это могут быть как факторы внутренней среды организации, так и психологические факторы личности сотрудника.

Со стороны организации мешать рациональному использованию рабочего времени может следующее:

- Не рациональное распределение должностных обязанностей внутри трудового коллектива;

- Отсутствие четкого графика проведения совместных мероприятий различными подразделениями фирмы;

- Использование практики внезапного внедрения дополнительных условий в работу персонала;

- Частые смены руководящих директив о расстановке персонала по должностям, и изменение должностных инструкций;

- Текучесть кадров;

- Отсутствие четкого вертикального разделения властных полномочий;

- Отсутствие горизонтального взаимодействия подразделений и планирования их взаимоотношений;

- Наличие дублирования выполняемых функций;

- Избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых отчетов и материалов и т.д.

Со стороны личностных и психологических характеристик сотрудника могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

- Медлительность в действиях;

- Отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

- Повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

- Распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца;

- Психологическая доброжелательность и готовность всегда прийти на помощь коллеге, что приводит к выполнению работы другого сотрудника и отставание в выполнении собственных функций;

- Психологическая скромность, которая может вызвать затруднения в выполнении обязанностей и невозможность обратиться за помощью к коллегам или начальнику, а затем и увеличение длительности выполнения работ;

- Психологическая несовместимость внутри трудового коллектива и прочие факторы.

Таблица 3.10 - Факторы помех

Виды помех, занятия	Продолжительность, мин	Возможные причины потери времени	Меры по устранению
1	2	3	4
Отсутствие планирования	1200	Ориентация на близлежащие цели и пропускание дел с долгосрочной перспективой, следовательно, возникновение авралов; Отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы	Выполнение работ пропорционально их стратегической значимости; Ведение предварительного планирования рабочего дня; Проведение работы с психологом по разрешению проблемы несобранности; плохого внимания и памяти
Работа в условиях кризиса	1450	Стремление помочь коллегам из-за психологической отзывчивости; Нерациональное распределение на отдельные виды выполняемой работы; Нерациональное распределение работ внутри трудового коллектива; Сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с контрпартнерами	Выполнение собственных профессиональных обязанностей, а затем принятие на себя чужих обязанностей; Делегирование полномочий; Согласование в графиках работы с другими структурными подразделениями своей фирмы и с фирмами-партнерами
Обычные дела и "текучка"	710	Недостаточное планирование; Перекладывание перспективных дел на более поздний срок; Отсутствие механизма выполнения ежедневных обязанностей	Отсортировывать все дела по степени важности и выполнять их в соответствии с данным реестром; Предварительная подготовка к выполнению обязанностей и работ, результат от которых требуется в перспективе; Разработать принцип выполнения ежедневных обязанностей и начинать рабочий день с выполнения рутинных заданий и поручений, в конце рабочего дня проводить ревизию выполненной работы и составлять план на следующий день