Основные пути улучшения использования рабочего времени управленческими работниками

Первым этапом планировки рабочего помещения является его размещение, как правило, кабинет генерального менеджера должен располагаться на втором или третьем этаже административного здания. При планировании рабочего помещения менеджера чаще всего используют кабинетную планировку. Прежде всего, кабинет должен быть большим, просторным и светлым. Перед кабинетом менеджера должна располагаться приемная. Наличие секретаря необходимо для того, чтобы оградить менеджера от незапланированных посетителей и звонков, а также разгрузить его от постоянно поступающих информации и документации. Рабочий кабинет менеджера должен иметь смежную комнату отдыха, где можно снять психологическую усталость и проводить непринужденные беседы с посетителями. Рядом с кабинетом менеджера должен размещаться зал заседаний, т.к. по роду своей деятельности ему часто приходится проводить различные служебные заседания, собрания и аппаратные совещания.

Особенностью труда менеджера является большой удельный вес умственных операций. Этим в значительной степени определяются требования к организации и оборудованию рабочего места. Большое влияние на выбор размера площади, отводимого сотрудникам управления, оказывают характер выполняемой ими работы, оборудования и специфические условия труда (прием посетителей, проведение совещаний и т.д.).

Письменный стол и кресло должны быть приспособлены к выполнению конкретного вида работ. Внешний вид мебели должен быть приятен, и способствовать благоприятному настроению работника. Большое значение в организации рабочего места менеджера имеет внутренний порядок его рабочего стола. Прежде всего, применимо правило: «Каждая вещь должна иметь свое место». Конструкция стола должна предусматривать ящики, соответствующие по своему размеру, характеру располагаемого в них материала.

Таким образом, научная организация труда предполагает, что рабочее место должно быть оборудовано оргтехникой, обеспечивающей выполнение определенных видов работ с минимальными физическими усилиями со стороны работника. Рабочее место должно способствовать тому, что все физические и умственные усилия работника были затрачены на работу.

На повышение производительности труда менеджера благоприятно сказывается тишина, нормальная температура и влажность воздуха, хорошее естественное освещение, оснащение современной оргтехникой. Вычислительной техникой. При отсутствии этих условий работник большую часть своего времени расходует на приспособление к неблагоприятным условиям труда. Большое внимание должны уделяться окраске помещения, она должна быть преимущественно светлых и теплых тонов[20,c.164].

Эстетическим элементом интерьера является озеленение помещений, создание зон отдыха. Помимо декоративной функции, растение улучшают состав воздуха, снижают нервное и зрительное утомление. Самочувствие работников определяется воздействием на него факторов внешней среды: световой режим, шумовой фон, воздухообмен. Для помещения необходим непрерывный приток свежего воздуха, т.е. необходимо наличие кондиционеров и калориферов.

Значение организации рабочего места и условий труда менеджера как факторов, оказывающих непосредственное влияние на эффективность труда, невозможно переоценить.

Информация в менеджменте является формой связи между субъектом и объектом управления, объективно отражающей их состояние. Для менеджера предприятия информация является предметом, средством и результатом труда. Предмет труда - это нормативно-справочная информация. Средства труда - последовательность переработки информации (проведение расчетов, анализа и пр.). Результат труда - управленческие решения о необходимости воздействия на управляемый объект для достижения поставленной цели. Поэтому для управления предприятием необходимо иметь оперативную и достоверную информацию.

Использование информации, идущей от исполнителей, коллег на работе, получаемой на совещаниях, конференциях и беседах, в процессе контроля, во время командировок, экскурсий, при осмотрах выставок и пр. Предполагает следующие этапы:

1.Получение и сбор предварительной, текущей и заключительной информации.

2.Обработка, систематизация, анализ и обобщение информации.

3.Передача информации  исполнителям.

Приступая к сбору информации, необходимой для принятия решения, руководитель сталкивается с двумя трудностями - ее избытком или недостатком. Руководитель должен выработать четкий подход к общей оценке материала, определить необходимость фактов и их содержание, сроки их сбора и обработки, эффективность предполагаемых результатов; установить методы и приемы классификации материала и т.д[42,c.65].

Наиболее простыми и часто использующимися формами передачи информации являются:

а) переноска, пересылка, перевозка документов;

б) получение по телефону, телефаксу, телетайпу, телеграфу и радио;

в) использование телекоммуникационных систем.

При сборе информации необходимо использовать такие способы, при которых может быть обеспечено выполнение следующих условий:

1 .Правильность и четкость  информации

2.Своевременность получения.

3.Мобильность.

4.Простота ее сбора  и передачи.

5.Экономичность при сборе  и передаче.

б. Доступность и применение технических средств.

Сбор предварительной информации необходим для формирования профессиональной квалификации. Текущая информация - для выполнения конкретной задачи, ознакомления с инструкциями, приказами, положениями, планами, графиками, отчетами, для проведения экспериментов, хронометражных наблюдений. Получение заключительной информации служит основанием для проведения анализа деятельности предприятия, сравнения работы предыдущего и текущего периодов, выявления сильных и слабых сторон в деятельности предприятия. Выполняемая работа предполагает также получение управленческой информации из книг, монографий, периодики. В результате личных наблюдений, при посещении рабочих мест и пр[36,c.514].

Помимо сбора информации руководитель обрабатывает, систематизирует и анализирует ее. Обработка и регистрация информации на современном предприятии осуществляется с помощью быстродействующих ПЭВМ и периферийной техники. Процесс переработки информации состоит из следующих операций: прием первичной информации, контроль правильности оформления входных документов, подготовка информации к вводу в ЭВМ, сортировка, кодирование входящей информации, ввод информации в ЭВМ, обработка информации, вывод информации, выдача информации по принадлежности для управления, хранение информации для дальнейшего использования.

Процесс обработки информации на ЭВМ осуществляется с помощью специальных прикладных программ, которые в свою очередь разрабатываются математиками-программистами. ЭВМ позволяет быстро, четко и надежно проверять различные предположения, делать правильные умозаключения, принимать оптимальные решения на основе переработанной информации. Кроме того, вести учет, классифицировать, периодически проверять ход выполнения решений, выдавать необходимую информацию в виде сводок и группировок с указанием сроков по каждому из них, контролировать и т.д.

Выходная информация передается исполнителям для принятия решений. Внутренняя информация предприятия характеризует различные стороны промышленно-хозяйственной деятельности. Она носит оперативный характер, отражает экономические результаты работы предприятия. Передача информации исполнителям осуществляется в виде приказов, распоряжений, инструкций, программ, методик и т.д.

Работа руководителя с информацией предполагает внедрение новейших технических средств обработки информации, включая известные средства механизации, регистрационную, копировальную, оптическую и микро репродукционную технику.

Определяется оптимальное количество и качество принимаемой и перерабатываемой информации. Работа с информацией характеризуется количеством инстанций, которые проходит документ в процессе оперативной работы с ним. А также временем, необходимым для прохождения документа. Порядок движения получаемой информации на предприятии представлен на рисунке 1.2.2.

 

Почта	Секретарь	Менеджер
Зам. Менеджера	Начальник Отдела	Машинистка
	Исполнитель

 

Рис. 1.2.2 Порядок движения информации на предприятии

 

Используя, передавая информацию и получая обратный сигнал, руководитель организует, руководит и мотивирует подчиненных. Передача информации от субъекта управления объекту происходит при помощи процесса коммуникации, который является элементом работы с информацией. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или другой форме (письмо, жесты, позы, тон и тембр голоса и т.д.) с целью получения в ответ желаемой реакции[53,c.180].

Коммуникации включают и то, что передается, и то, как передается. Для того, чтобы процесс коммуникации состоялся необходимо наличие как минимум двух людей. Каждый из участников должен обладать способностью, видеть, слышать, ощущать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.

Руководитель постоянно общается с людьми, что позволяет ему получать информацию о работе предприятия и подведомственных объектов управления. Информация характеризует состояние хозяйственной деятельности предприятия в данный момент и ее преобразование в соответствии с решением как в форме документов (планов, распоряжений и пр.), так и в устной форме для изменения состояния этого объекта по достижению поставленных перед ним целей и задач.

 

 

 

 

 

2.Организационно-экономическая  характеристика ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ»

 

2.1 Общие сведения  о предприятии

 

Дочернее коммунальное унитарное производственное предприятие «Оршанский завод железобетонных изделий» зарегистрирован решением Витебского исполнительного комитета от 30.12.1996г. № 605. Прежнее наименование предприятия – Производственное республиканское унитарное предприятие «Оршанский завод ЖБИ № 1». В 1998 году приказом Министерства Архитектуры и строительства Республики Беларусь № 287 от 07.08.1998 г. произошла реорганизация завода ЖБИ № 2 путем присоединения  к заводу ЖБИ № 1.

Учредителем дочернего коммунального унитарного производственного предприятия «Оршанский завод железобетонных изделий» является коммунальное унитарное производственное проектно-строительное предприятие «Витебскоблсельстрой» (КУП ПСП «Витебскоблсельстрой»).

Форма собственности – коммунальная, собственником имущества является Витебский исполнительный комитет (Комитет по строительству и архитектуре Витебского Облисполкома). Деятельность предприятия осуществляется на основании Устава с соблюдением законодательства Республики Беларусь. Отношения предприятия с учредителем регулируются Уставом предприятия и Уставом Учредителя.

Оршанский завод железобетонных изделий введен в эксплуатацию в  1979 году мощностью 24 тыс. м3 железобетона в год. Основной номенклатурой выпуска были сборные здания и сооружения: полурамы, трехслойные стеновые панели, решетки пола и другие изделия, используемые для строительства в сельском хозяйстве.

 В настоящее время  осуществляется выпуск продукции  для жилищного и сельского  строительства, для строительства  молочно-товарных ферм (плиты пустотного  настила, перемычки, фундаментные блоки, панели забора). В 2004 году запущены  в производство цокольные панели  для одноквартирных сельских  домиков. В марте 2005 года приобретено  оборудование по производству  тротуарной плитки и бордюров. В 2010 году запущено в производство  перемычки 8ПБ,9ПБ,10ПБ. В мае 2012 года  освоено производство аэродромных  и дорожных плит типа ПАГ-14, ПДН.

ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ» производит следующие виды продукции: сборный железобетон и  сборный бетон, товарный бетон, товарный раствор. Предприятие изготавливает до 30 видов изделий 180 типоразмеров – это плиты пустотного настила; плиты ребристые; фундаментные блоки, панели заборов и башмаки к ним, лестничные марши, перемычки. Предприятие изготавливает основные железобетонные конструкции для строительства молочно-товарных ферм: полурамы, колонны, балки, фундаменты под колонны, панели стеновые.

Анализ данных таблицы 2.1 показывает, что за последние пять лет объем производства по видам продукции изменился следующим образом: сборный железобетон увеличился на 53,8% , сборный бетон уменьшился  на 62,9%, товарный бетон - на 46,9%, раствор - на 11,9%, а объем теплоэнергии увеличился на 9%. 

 

 

 

 

 

2.2 Ресурсы ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ» и их использование

   

Таблица 2.1 – Основные технико-экономические показатели

 

№ п/п	Наименование показателей	Ед.	2012	2013	2014
		изм.	год	год	год
1.	Объем производства продукции (работ, услуг) в отпускных ценах за вычетом начисленных налогов и сборов из выручки	Млн.руб.	33037	41432	46507
2.	Темп роста объема производства продукции (работ, услуг) в отпускных ценах за вычетом начисленных налогов и сборов из выручки	%	171,0	125,4	112,2
3.	Объем производства промышленной продукции (работ, услуг) в фактических отпускных ценах без налога на добавленную стоимость, акцизов и других налогов и платежей из выручки	Млн.руб.	33037	41432	46507
4.	Стоимость перерабатываемого давальческого сырья	Млн.руб.	120	22
5.	Выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг	Млн.руб.	33966	44471	49076
6.	Темп роста выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг	%	154,0	130,9	110,4
7.	Себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг	Млн.руб.	29709	41177	43457
8.	Темп роста себестоимости реализованной продукции, товаров, работ, услуг	%	168,0	138,6	105,5
9.	Прибыль, убыток (-) от реализации продукции, товаров, работ, услуг	Млн.руб.	1496	250	2454
10.	Чистая прибыль, убыток (-)	Млн.руб.	79	11	48
11.	Рентабельность реализованной продукции, товаров, работ, услуг	%	5,0	0,6	5,6
12.	Рентабельность продаж	%	4,4	0,6	5,0
13.	Объем отгруженной продукции	Млн.руб.	31075	40232	45911
13.1	Объем отгруженной инновационной продукции	Млн.руб.	9540	10051
13.2	Удельный вес отгруженной инновационной продукции	%	30,7	25,0
14.	Соотношение запасов готовой продукции и среднемесячного объему производства промышленной продукции	%	2,9	29,6	25
15.	Удельный вес материальных затрат в затратах на производство продукции (работ, услуг)	%	69,5	67,9	68,2
16.	Снижение уровня материалоемкости произведенной продукции	%	6,9	1,6	-0,1
17.	Показатель по энергосбережению	%	-12,5	-12,2	-8
	Показатель по снижению уровня затрат	%	3,7	4,1	-0,5
18.	Среднесписочная численность работников	Чел.	150	152	150
19.	Среднемесячная  заработная плата	Тыс.руб.	3031	4360	4758
20.	Выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг на одного среднесписочного работника	Млн.руб.	226,4	292,6	327,2
21.	Соотношение темпов роста производительности труда по добавленной стоимости и заработной платы	коэф	0,85	0,83	1,04
22.	Темп роста выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг на одного среднесписочного работника	%	174,6	129,2	111,8
23.	Добавленная стоимость	Млн.руб.	9816	11871	13287
24.	Добавленная стоимость на одного среднесписочного работника	Млн.руб.	65,4	78,1	88,6
25.	Темп роста добавленной стоимости на одного среднесписочного работника	%	149,3	119,3	113,4
26.	Использование инвестиций в основной капитал	Млн.руб.	1687	672	2100
27.	Прямые иностранные инвестиции	тыс. долларов США
28.	Объем экспорта	тыс.дол. США	1728	2242	2328
28.1	Удельный вес экспорта в выручке от реализации продукции, товаров, работ, услуг за вычетом налогов и сборов, исчисляемых из выручки	%	58,5	60,8	65,7
29.	Соотношение экспорта товаров и объема промышленного производства	%	55,1	60,8	64,6
30.	Объем импорта	тыс.дол. США	278	138	202
30.1	Удельный вес использованных импортных сырья, материалов, покупных комплектующих изделий и полуфабрикатов, топлива в затратах на производство продукции (работ, услуг)	%	8,3	16,5	13,3
31.	Сальдо внешней торговли товарами и услугами	тыс. долларов США	1450	2104	2126
32.	Сумма просроченной кредиторской задолженности на конец отчетного периода	Млн.руб.	0	1970	1380
33.	Удельный вес просроченной кредиторской задолженности в общей сумме кредиторской задолженности	%	-	22,2	17,0
34.	Сумма просроченной дебиторской задолженности на конец отчетного периода	Млн.руб.	0	124	87
35.	Удельный вес просроченной дебиторской задолженности в общей сумме дебиторской задолженности	%	-	7,9	6,0
36.	Соотношение кредиторской и дебиторской задолженности		4,1	5,7	5,6
37.	Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами		0,07	-0,27	0,05
38.	Коэффициент текущей ликвидности		1,08	0,79	1,04
39.	Коэффициент обеспеченности финансовых обязательств активами		0,29	0,39	0,41