Организация работы с поставщиками и пути её улучшения

Из всех вышеперечисленных поставщиков изготовителями товаров являются 5 из них:

• ОАО "Стеклозавод "Неман";
• ПРУП Борисовский хрустальный завод;
• Могилевское ОАО "Красный металлист";
• ОАО «Борисовский завод «Металлист»;
• Производственное ЧУП «Виктория».

ЗАО «Никис» - и изготовитель, и посредник одновременно. То есть, в магазине № 18 «Ромашка» налажено сотрудничество с поставщиками-изготовителями товаров и поставщиками-посредниками почти в равной степени (55% и 45% соответственно). Контакты с изготовителем повышают эффективность взаимоотношений, снижают расходы по доведению товаров до потребителя, позволяют лучше и оперативнее реагировать на изменения, происходящие на рынке. Отсюда следует, что более рентабельна работа с прямым изготовителем товара, однако такое взаимодействие может осложняться вопросами транспортировки (например, с холодильниками и стиральными машинами «Атлант», которые УП «Бакалея» доставляет в «Ромашку» самостоятельно) и нередко работой с таможенными органами (например, посуда китайского, турецкого, испанского производства, которая попадает в магазин «Ромашка» через посредников). Поэтому не во всех ситуациях работа с поставщиками-изготовителями целесообразна, особенно при небольшой партии заказа.

Если сгруппировать поставщиком по территориальному размещению, получиться:

• Гродненская область – УП "Бакалея", ОАО "Стеклозавод "Неман";
• Могилёвская область – ОАО "Красный металлист";
• Минская область - ПРУП Борисовский хрустальный завод, ОАО «Борисовский завод «Металлист», ЗАО «Никис», ООО «Белгласдекор», ИООО «Белбогемия», производственное ЧУП «Виктория», ОАО «Белхозторг».

Из этого следует, что в магазине № 18 «Ромашка» Волковысского ОАО «Контакт» налажены отношения с 2 внутриобластными, с 8 внеобластными поставщиками, то есть 20% - местные, а 80% - республиканские поставщики. С иностранными организациями (внереспубликанскими поставщиками) магазин не сотрудничает. Можно сделать вывод: так как, местный товарный рынок не может обеспечить предприятие всеми, необходимыми для его работы товарами, то основная часть поставок товаров, для обеспечения хозяйственной деятельности магазина «Ромашка», приходится на иногородних поставщиков.

По объёму поставок первое место занимает Гродненское УП «Бакалея». У других поставщиков объёмы поставок значительно ниже, и примерно на одном уровне.

Большое количество поставщиков позволяет предприятию выстраивать свою стратегию работы с каждым из них, исходя из специфики товара и условий работы поставщика. Так, в магазине № 18 «Ромашка» представлен самый широкий ассортимент добрушской фарфоровой посуды по сравнению с другими хозяйственными магазинами и отделами города Волковыска. В сознании покупателей ещё с советских времён закрепилась: хочешь купить белорусскую посуду – ступай в «Ромашку». То есть, добрушская посуда в какой-то мере создаёт имидж и престиж, оригинальность магазина «Ромашка». Поэтому с поставщиком данного товара (УП «Бакалея») установлены партнёрские отношения с долгосрочной перспективой и взаимовыгодным сотрудничеством.

Также партнёрские отношения практикуются с такими поставщиками как: ОАО "Стеклозавод "Неман", Могилевское ОАО "Красный металлист", ИООО «Белбогемия», ООО «Белгласдекор» и другими. Данные поставщики зарекомендовали себя как благонадёжные благодаря своевременной поставке качественного товара в нужном объёме и по приемлемой цене.

Перед тем как вступать в договорные отношения с потенциальным поставщиком в ОАО «Контакт» (в том числе в магазине «Ромашка») происходит его оценка. Во-первых, учитывается зависимость организационной формы и объёма ответственности. Чаще всего магазин «Ромашка» сотрудничает с закрытыми или открытыми акционерными обществами, поскольку к ним законодательством предъявляются самые высокие требования в сфере обеспечения обязательств. Рассматриваются также в качестве приоритетных партнёров индивидуальные предприниматели, так как эта форма подразумевает полную ответственность личным имуществом за результаты коммерческой деятельности. К такой форме как ООО (общество с ограниченной ответственностью) обычно внимательно присматриваются, поскольку всё, чем отвечает юридическое лицо - это уставной капитал, порой весьма небольшой. Не смотря на это, в магазине «Ромашка», как отмечалось выше, поставщиками товаров являются предприятия различных организационно-правовых форм. Во-вторых, сотрудники ОАО «Контакт» запрашивают от поставщика копии регистрационных документов. Следующим этапом проверки поставщика является поиск отзывов о нём в мировой сети, а также среди местных предпринимателей и бизнесменов. Последним этапом проверки является пробная закупка товара и его осмотр. Уже при первой поставке должны быть  переданы все сертификаты, подтверждающие качество товара и документы бухгалтерского характера. На документах обязательно должны стоять печати.

Существуют ситуации, в которых магазин «Ромашка» затрачивает относительно мало времени на поиск и выбор поставщика. Это происходит при следующих обстоятельствах:

• магазин закупает небольшую партию дешёвых товаров;
• наличие только одного реально доступного поставщика;
• уже действует соглашение с поставщиком, работа которого персонал магазина устраивает;
• нет времени для проведения расширенных переговоров.

В целом работа по оценке и выбору поставщиков обеспечивает магазину «Ромашка»:

• чёткое определение качества поставок применительно к единице продукции (партии) в договоре;
• исключение или сведение к минимуму количества конфликтных ситуаций, связанных с качеством продукции и несовершенством схемы приёмки;
• основу доверительных отношений с поставщиком;
• информационный обмен;
• основу для компенсации обоснованных потерь магазина из-за поставок некачественной продукции;
• оптимизация затрат на приёмку;
• осуществление планомерной работы между покупателем и поставщиком по повышению качества поставок без применения жестких мер.

3. Организация договорной работы с поставщиками в         магазине № 18 «Ромашка» Волковысского ОАО «Контакт»

 Основой хозяйственных  взаимоотношений между поставщиками  и покупателями товаров является договорная работа.

Единственным видом хозяйственного договора, используемого при организации договорных отношений с поставщиками в магазине № 18 «Ромашка» является договор поставки. Этот правовой документ, который регулирует взаимоотношения поставщика и покупателя по поставке товаров и является единственным юридическим фактом, на основании которого возникает обязательство по поставке. Договор поставки заключается в письменном виде.

Основными нормативно-правовыми документами, регулирующими хозяйственные связи по поставкам товаров на территории Республики Беларусь, являются Гражданский кодекс РБ, Указ Президента РБ «О государственных закупках», Положение о поставках товаров в РБ и сам договор поставки со всеми изменениями и дополнениями.

Организация договорной работы на торговом предприятии подразделяются на три этапа:

1. преддоговорная работа;
2. непосредственное заключение договоров, изменение, дополнение, расторжение;
3. учёт и контроль исполнения договорных обязательств.

Заключение договоров на поставку хозтоваров в магазин «Ромашка» начинается с подготовки, то есть с преддоговорной работы. Перед заключением договоров решаются вопросы организационного, правового, экономического и методического характера. Исходя из этого, разграничиваются обязанности по ведению преддоговорной работы между функциональными подразделениями ОАО «Контакт».

Общее руководство организацией договорной работы возлагается на директора ОАО «Контакт» и его заместителя.

Товаровед вместе с заведующей магазином определяют потребность в товарах на основе изучения спроса населения, осуществляют поиск и выбор поставщиков товаров, конкретизируют основные условия договоров, касающиеся ассортимента, порядка, сроков поставки и оплаты товаров, транспортных условий, тары и упаковки и другое. В итоге товаровед и заведующая определяют выгодность договора с точки зрения эффективной работы магазина для конечного потребителя.

Экономическая и бухгалтерская службы определяют целесообразность закупки товаров и источники их финансирования.

Юрист Волковысского ОАО «Контакт» разрабатывает форму типового договора.

Типовой договор – это примерный договор, в котором в письменном виде излагаются унифицированные условия, выработанные с учётом торговой практики и принятые договаривающимися сторонами после согласования особых условий конкретной сделки, то есть в нём заполняются те разделы, которые требуют согласования: количество, качество, цена, сроки, условия поставки и др. [7, стр.142]

Типовой договор в ОАО «Контакт» применяется в качестве образца, который может быть изменён в соответствии с договорённостью сторон по конкретным условиям.

Часто предприятия-поставщики присылают свой типовой договор в двух экземплярах, который анализируют товаровед и юрист. Если все указанные в договоре условия устраивают и поставщика и покупателя, то договор подписывается сразу. Второй экземпляр договора направляется обратно поставщику.

При получении проекта договора поставки поставщик или покупатель не всегда согласны заключить его на предложенных условиях. Изложить условия договора в иной редакции, исключить или дополнить договор новыми условиями можно с помощью протокола разногласий к договору поставки (см. приложение Ж). В протоколе разногласий обязательно указывается дата и место его составления, наименования и реквизиты сторон, а также сведения о том, к какому именно договору был составлен соответствующий протокол разногласий. Содержательная часть протокола разногласий отражает позицию несогласной стороны. Для этого обязательно приводится номер и формулировка спорного пункта в редакции проекта договора и в редакции стороны, составившей протокол разногласий. Часто содержательная часть оформляется в виде таблицы. В первой колонке указывается спорное условие договора, во второй – измененная формулировка, подлежащая согласованию. Ниже содержательной части ставятся подписи лиц, уполномоченных на подписание договора и протокола разногласий. После составления протокола разногласий он направляется контрагенту вместе с подписанным договором. В основном договоре, к которому составляется протокол разногласий, делается отметка: «Договор действителен с учётом протокола разногласий». Данная отметка обычно ставится перед подписью стороны, составившей протокол разногласий. Без соответствующей отметки в договоре протокол разногласий не несет никакой юридической нагрузки и является просто пожеланием одной из сторон договора. Сторона, получившая протокол разногласий, подписывает его в случае согласия с новой редакцией спорных условий. В результате соответствующее условие договора будет действовать в редакции протокола разногласий, а не договора. Однако вполне вероятно, что часть предложенных условий может не устроить контрагента. В этом случае на протокол разногласий составляется протокол согласования (урегулирования) разногласий. Данный документ оформляется по аналогии с протоколом разногласий с добавлением колонки «Согласованная редакция», в которой прописывается спорное условие с учётом требований обеих сторон. При этом в первоначальном протоколе разногласий делается отметка «С протоколом согласования разногласий».

С недавнего времени проект договора, протокол разногласий и протокол согласования разногласий сотрудники ОАО «Контакт» стали отправлять с сопроводительными письмами, в которых содержится предложение подписать направляемые документы. А в некоторых случаях указывается и срок для рассмотрения данного вопроса.

В своей практике ОАО «Контакт»  использует как самостоятельно разработанные договоры, так и договоры, разработанные поставщиками. Однако если поставщик является изготовителем, то сотрудники Волковысского ОАО «Контакт» редко участвуют в составлении договора, а принимают условия, предложенные поставщиком-изготовителем. Так на первоначальном этапе они лишаются возможности достижения более выгодных для себя договорённостей.

Договор поставки может быть заключён по переписке, путём обмена телеграммами, факсами и посредствам личных переговоров, на торгах. В ОАО «Контакт» договор на поставку товаров для магазина № 18 «Ромашка» заключается в основном путём личных переговоров или по переписке. При заключении договора поставки по переписке используются такие юридические нормы, как оферта (предложение заключить договор о поставке партии товара на оговорённых в ней условиях) и акцепт (согласие принять предложение со всеми условиями оферты и заключить договор). Заключение договора поставки путём личных контактов на переговорах имеет значительное преимущество перед другими способами, потому и используется сотрудниками ОАО «Контакт». Этот способ очень ответственный, требует тщательной подготовки, но шансы достижения желаемого результата весьма велики.

Существенными условиями договора поставки, отсутствие хотя бы одного из которых является недопустимым, так как договор будет считаться недействительным, являются следующие:

• наименование товара;
• количество;
• цена (способ определения цены);
• цель приобретения.

Договор поставки состоит из частей (или глав):

• вводная часть (номер договора, место и дата заключения, полные наименования сторон-участников и т. д.);
• предмет договора;
• порядок и сроки поставки;
• транспорт;
• тара и упаковка;
• цена товара и порядок расчётов;
• страхование;
• ответственность за нарушение условий договора;
• срок действия договора;
• порядок расторжения и изменения договора;
• порядок рассмотрения споров;
• юридические адреса сторон.