Организация работы с поставщиками и пути её улучшения

Признаки классификации поставщиков различны. Существует даже классификация поставщиков по психотипам. Автор данной классификации, Екатерина Бурдаева, располагает основные типы личностей поставщиков по следующей шкале (сверху вниз: от условно «слабых» к условно «сильным»):

1. жертвы,
2. подлизы,
3. «свои люди»,
4. профессионалы,
5. зануды,
6. независимые,
7. агрессивные.

Нетрудно догадаться, что в центре шкалы находятся «идеальные» поставщики. Это так называемые «профессионалы», которые общаются с закупщиками по принципу «ничего личного, только бизнес». Но таких немного, поэтому вкратце рассмотрим остальных, менее приятных представителей этой шкалы. Жертвы постоянно ноют и канючат. Они жалуются, что с ними намеренно избегают общения и вообще к ним несправедливы. Подлизы - слащавые и неискренние поставщики, которые методично осыпают комплиментами. «Свои люди» - поставщики, настойчиво набивающиеся в друзья. Свои парни, которые все понимают и знают, как трудна судьба закупщика. Зануды - чаще всего чрезмерно серьезные поставщики, которые помешаны на своем товаре и не понимают, как можно покупать товар у кого-то другого, если самый лучший - у них. Независимые - обычно это поставщики, знающие истинную цену и себе, и своему товару. Чаще всего потому, что спрос на него превышает предложение. Агрессивные - это люди, которые считают себя умнее, значимее и во всех отношениях важнее закупщика – и всячески это демонстрируют [1].

1.2 Выбор поставщика и стратегии работы с ним

Выбор поставщика является составной частью планирования оптовых закупок. Правильный выбор поставщика, в конечном счёте, определяет эффективность коммерческой деятельности по оптовым закупкам. От этого зависит, на каких условиях будет заключён договор. Но ещё более значительную роль он играет при исполнении договора, выполнении поставщиком договорных обязательств. Если партнёр окажется неисполнительным, все усилия по оптовым закупкам будут напрасными. Таким образом, от выбора поставщика зависит выгодность партнёрства. Отсюда очевидно значение, которое придаётся в коммерческой работе выбору поставщика – одного из важных и ответственных этапов оперативной деятельности при оптовых закупках [3, стр. 175].

Возможны два направления выбора поставщика:

1. Выбор поставщика из числа организаций, которые уже были поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как фирма уже располагает точными данными о деятельности этих организаций (хотя не всегда).
2. Выбор нового поставщика в результате поиска и анализа. Для проверки потенциального поставщика часто необходимы большие затраты времени и ресурсов, поэтому её следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьёзный шанс получить большой заказ.

При выборе поставщика первоначально необходимо проанализировать возможные источники информации о них. Длительная практика анализа рынка поставщиков, применяемая различными компаниями, позволяет выделить следующие основные источники информации: каталоги и прайс-листы; торговые журналы; интернет-сайты; рекламные материалы; конкурсы; банки, их филиалы и подразделения; выставки и ярмарки; торги и аукционы; торговые представительства; переписка и личные контакты с возможными поставщиками; конкуренты потенциального поставщика; специализированные информационные агентства и исследовательские организации; государственные ведомства, регистрационные палаты, налоговая инспекция, лицензионные службы и прочие, обладающие открытой для ознакомления информацией.

Коммерческие работники должны хорошо знать свой экономический район и его природные богатства, промышленность, сельское хозяйство, производственные возможности и ассортимент вырабатываемых изделий на промышленных предприятиях. Коммерческим работникам следует посещать производственные предприятия (поставщиков-изготовителей) с целью ознакомления с производственными возможностями предприятия, объемом и качеством выпускаемой продукции, а также участвовать в совещаниях с работниками промышленности, в работе оптовых ярмарок, выставок-просмотров новых образцов изделий. Коммерческим работникам необходимо постоянно следить за рекламными объявлениями в средствах массовой информации, специализированных изданиях, за биржевыми сведениями, проспектами, каталогами [7].

В любом случае выбор поставщика или группы поставщиков определяется системой критериев. Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании следующих основных критериев: цена товара, качество товара, опыт работы на рынке, качество обслуживания покупателей, надежность поставок, географическое расположение поставщика, финансовая стабильность, конкурентные преимущества, возможность длительного партнёрства, гибкость поставки, упаковка товара, имидж поставщика, дополнительные услуги и другие критерии.

Во всех случаях, когда условия позволяют в качестве поставщика выбрать изготовителя товара, этот вариант следует рассмотреть в первую очередь. Если нет возможности осуществлять оптовые закупки у изготовителя товаров, нужно решить вопрос с целесообразности использования посредника. Как правило, такая необходимость возникает в том случае, когда покупатель не в состоянии принять от изготовителя партию единовременной отгрузки, требуется накопление и преобразование производственного ассортимента в торговый или покупатель не в состоянии самостоятельно рассчитаться за товар [3, стр. 176-177].

Каждое предприятие самостоятельно решает по каким критериям оценивать поставщика, однако можно сформулировать следующие главные критерии, на которых рекомендуется строить систему выбора поставщика:

1. В современных условиях в качестве основного критерия выбора следует выдвигать качество товара, соответствие его установленным стандартам и другим нормативным документам. Если с данными поставщиками были установлены отношения, то желательно проанализировать статистику поставки бракованных товаров.
2. Надёжность поставщика – достаточно ёмкий критерий, включающий следующие параметры: честность, отзывчивость, ответственность, заинтересованность в сотрудничестве, финансовая стабильность, репутация в своей сфере, соблюдение установленных объёмов поставки. Надёжность поставщика является важным компонентом успеха и устойчивости фирмы (особенно в кризис).
3. Цена. В цене должны учитываться все затраты на закупку конкретного товара, которые включают транспортировку, административные расходы, риск изменения курсов валют, таможенные пошлины, оборачиваемость вложенных средств. Цена, которая значительно ниже, чем средняя у конкурентов, часто может являться предупреждающим знаком для того, чтобы не выбирать предлагающего её поставщика.
4. Качество обслуживания. Оценка по данному критерию требует сбора информации у достаточно широкого круга лиц. Необходимо собирать мнения о качестве технической помощи, о скорости реакции поставщика на изменяющиеся требования и условия поставок, об отношении поставщика к просьбам о технической помощи, о квалификации обслуживающего персонала и так далее.
5. Условия платежа и возможность внеплановых поставок. Нехватка оборотных средств существенно ограничивает возможности выбора поставщиков. В торговле случаются внештатные ситуации, требующие внеплановых поставок или отсрочки платежа. Поэтому сотрудничество с поставщиками, предлагающими выгодные условия платежа (например, с возможностью получения отсрочки, кредита) и гарантирующими возможность получения внеплановых поставок будет более эффективным.

Когда торговая организация изучила и оценила всех возможных поставщиков и сделала выбор в пользу конкретных фирм, пора решить, как грамотно выстроить с ними отношения, то есть выбрать верную стратегию работы. Типичная ошибка при работе с поставщиками - стремление работать со всеми одинаково. Однотипно вести себя со всеми поставщиками нелогично, так как ситуации бывают разные. Тип отношений с поставщиком, а, следовательно, и переговорную стратегию, гораздо дальновиднее выбирать сознательно, с учетом анализа целого ряда факторов как внутренней, так и внешней среды предприятия.

Существует два основных типа отношений с поставщиками. Конечно, возможны и промежуточные варианты. Самый простой, хотя и не всегда самый эффективный путь - занять жесткую позицию на переговорах о закупке и стараться получить самые лучшие условия, невзирая ни на что. Отношения, которые строятся таким образом, называют отношениями по принципу экономической целесообразности, или оппортунистическими. Такой подход в краткосрочной перспективе может дать положительные результаты, но в долгосрочной не всегда эффективен. Оппортунистические отношения подходят для работы с нестратегическими товарными группами, для закупки простых товаров с высокой степенью стандартизации. Партнёрство - это принципиально другой тип отношений с поставщиком. Торговая организация стремится к созданию партнерских отношений, если речь идет о стратегических товарных группах. Эти товары относятся к основным позициям предприятия и поэтому не могут приобретаться где попало.

В базе поставщиков предприятия должны присутствовать оба типа отношений: построенные по принципу экономической целесообразности (оппортунистические) и партнёрские. Причём, как правило, на несколько партнёрских отношений приходится множество оппортунистических. Это связано с тем, что тот и другой тип отношений имеют свои преимущества и недостатки (см. приложение А).

Таким образом, устанавливать со всеми поставщиками партнёрские отношения экономически нецелесообразно. А работать со всеми только на оппортунистических принципах - подчас недальновидно [8].

2. АНАЛИЗ РАБОТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ В МАГАЗИНЕ № 18 «РОМАШКА» ВОЛКОВЫССКОГО ОАО «КОНТАКТ»

1. Краткая организационно-экономическая характеристика    Волковысского ОАО «Контакт» и магазина № 18 «Ромашка»

Магазин № 18 «Ромашка» является собственностью открытого акционерного общества «Контакт», которое является правопреемником Волковысского Горпищепромторга.

Открытое акционерное общество «Контакт» утверждено 23 ноября 1995 года решением № 428 Волковысского городского исполнительного комитета, зарегистрировано Волковысским горисполкомом 6 декабря 1995 года под регистрационным номером 310. Открытое акционерное общество «Контакт» находится по адресу: 231900 Гродненская область, город Волковыск, улица Жолудева, 24.

Учётный номер плательщика 500042852, номер регистрации в Фонде социальной защиты населения 406010023, в РУСП «Белгосстрах» - 4030014.

Основным видом деятельности является осуществление оптово-розничной торговли продовольственными и промышленными товарами.

ОАО «Контакт» осуществляет свою деятельность через 15 торговых предприятий:

• магазин № 1 «Овощи»;
• магазин № 2 «Интерьер»;
• магазин № 7 «Западный»;
• магазин № 9 «Дорожный»;
• магазин № 11 «Продуктовый»;
• магазин № 15 «Партнер»;
• магазин № 17 «Промтовары»;
• магазин № 18 «Ромашка»;
• магазин № 23 «Обои»;
• магазин № 25 «Электротовары»;
• магазин № 34 «Мара»;
• магазин № 36 «Промтовары»;
• магазин № 38 «Продтовары»;
• магазин № 39 «Ветеран»;
• магазин № 45 «Продтовары».

Также на данный момент в ОАО «Контакт» имеется оптовая база в городе  Волковыске и кондитерский цех.

Деятельность ОАО «Контакт» регламентируется Уставом организации, утверждённым решением Волковысского районного исполнительного комитета, а также законом «О торговле», законом «О защите прав потребителей» и другими нормативно-правовыми документами и законодательными актами Республики Беларусь.

Общество «Контакт» осуществляет деятельность, подлежащую лицензированию на основании специального разрешения (лицензии) и в соответствии с законодательством Республики Беларусь, международными соглашениями, к которым присоединилась наша республика. В настоящее время акционерное общество располагает лицензией на осуществление розничной торговли алкогольными напитками и табачными изделиями № 42080/41 от 14 марта 2011 года сроком действия до 13 марта 2021 года.

ОАО «Контакт» несёт ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество не отвечает по обязательствам своих акционеров. Акционеры не отвечают по обязательствам Общества и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им акций.

Основной целью Общества является получение прибыли.

Волковысское ОАО «Контакт» самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы развития исходя из спроса на товары и услуги и необходимого обеспечения развития предприятия, роста прибыли. Общество в установленном порядке ведёт учёт своей хозяйственной деятельности, составляет и предоставляет бухгалтерскую и статистическую отчетность.