Концепция макроэкономического регулирования

1.4.1.     СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАДИОСТАНЦИИ  «АВТОРАДИО-БЕЛГОРОД»

Радиостанция «Авторадио-Белгород» входит в состав «Белгородской медиагруппы» и имеет статус общества с ограниченной ответственностью – ООО «Три А».

Успешное в экономическом смысле функционирование радиостанции зачастую напрямую зависит от правильной организации рекламной службы.

Рис. 1.5

Как показано на рис. 1.5 в структуре радиостанции «Авторадио-Белгород» представлены главные элементы важнейших частей коллектива – творческой, технической и коммерческой. Также формируется звено управления, в лице директора. Возрастает значение коммерческих структур, обеспечивающих весь доход радиостанции.

Структура организации обеспечивает полное разделение труда в коллективе, единоначалие управления на всех уровнях, высокую персональную ответственность каждого сотрудника за результаты своей работы. В противном случае кампания проваливается. Четкость и согласованность в действиях рекламной службы – залог благополучия в экономических делах компании. Упорядоченность движения денежных потоков, правильность оформления документации (счетов, платежных поручений, договоров), разумная финансовая политика (например, разработка системы скидок) – без всего этого невозможно функционирование радиостанции «Авторадио-Белгород».

Учредитель «Авторадио-Белгород» -  физическое лицо, создавшее организацию;

Коммерческий директор - одна из ключевых фигур в компании. Он в первую очередь отвечает за работу с клиентами и ответственный за все аспекты продажи рекламы:

Отдел рекламной службы возглавляет начальник рекламной службы.  Под его руководством работают  менеджеры. По мнению Б.Д.Семенова, менеджер по рекламе - это специалист по организации, координации и руководству рекламной кампании на всех стадиях ее осуществления, обладающий хорошими профессиональными навыками и умением самостоятельно принимать решения.

Каждый менеджер на радиостанции «Авторадио-Белгород» имеет свою базу данных, поддерживает отношения с рекламодателями, занимается медиапланированием и размещением рекламы. Обеспечивает производство, организацию, документооборот.

Студия продакшн и копирайтер – создатели рекламного продукта.

Бухгалтерия выполняет функции по ведению финансовой деятельности радиостанции «Авторадио-Белгород».

Технический отдел подразделяется на системного администратора и специалиста по техническому оборудованию, в их ведении материально-техническая база, а также ее обновления в соответствии с требованиями фирмы и новыми тенденциями рекламного рынка.

Траффик-менеджер – специалист, отвечающий за размещение рекламного материала на радиостанции «Авторадио-Белгород». В его обязанности входит определение последовательности выходов рекламного ролика, контроль над их своевременным выходом. Также он должен обладать навыками бухгалтерского учета.

Эфирная служба состоит из пяти человек – программного директора и четырех  ведущих эфира.

Программный директор - ключевая лицо, контролирующее и обеспечивающее соответствие эфира формату радиостанции. Лицо, ответственное за организацию, координацию работы сотрудников программного отдела радиостанции и соответствия эфира формату вещания.

1.4.2.     ДОКУМЕНТООБОРОТ РАДИОСТАНЦИИ «АВТОРАДИО-БЕЛГОРОД»

В рекламном бизнесе на радио число участников и взаимоотношений выглядит следующим образом:

Производственная или коммерческая организация (рекламодатель) → рекламопроизводитель→потребитель товара.

В этой цепочке отношений рекламодатель играет инициирующую роль, то есть выступает заказчиком рекламы. По мнению многих исследователей, именно рекламодатель является центром рекламной деятельности. Рекламодатель обеспечивает организационное руководство и финансовую поддержку разработки рекламы и закупки времени.

Рекламопроизводитель (радиостанция) выполняет функцию разработчика рекламы и донесения ее до потребителя.

Потребители рекламы, товаров и услуг. Обратимся к закону «О рекламе»: «потребители рекламы – юридические или физические лица, до сведения которых доводится или может быть доведена реклама, следствием чего является или может являться соответствующее воздействие рекламы на них» /26/.

Реклама – очень сложное, многоаспектовое явление. Рекламу изучают и как часть процесса продажи товара, и как коммуникацию, и как часть маркетинга, и как искусство, и как продукт профессиональной деятельности, и как процесс передачи рекламной информации потребителю, и как индустрию, и как организационную структуру. Реклама – это и динамично развивающаяся сфера человеческой деятельности /16/.

Рекламная деятельность – это особый вид деятельности, процесс взаимодействия ее участников, результатом которого является производство, продвижение и исследование рекламного продукта с целью стимулирования потребительской деятельности или создания имиджа, общественного мнения. Специфика этого вида деятельности предопределяется многими факторами – целями, средствами, участниками, местом в структуре экономической деятельности субъектов рынка /16/.

На радиостанции «Авторадио-Белгород» в обязанности менеджера по рекламе входит  документальное оформление любых операций в сфере рекламной деятельности, которое способствует решению задач упорядочения, контроля, учета материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Начнем с презентационных пакетов документов. Они играют важную роль. Обычно такие документы складываются в папку и предоставляются потенциальным клиентам для подробного ознакомления.  Такая папка хранится  на сетевом диске,  доступ к которому есть у каждого менеджера.  В презентационной папке «Авторадио» лежит презентация «Авторадио-Белгород», список планируемых мероприятий на год, спецпроекты, коммерческое предложение, форма договора и медиаплана, логотип и брендбук  «Авторадио-Белгород», прайс-листы и примеры роликов. Со временем эта папка  обновляется. По сути, такой пакет документов выполняет, кроме информационной, и рекламную функцию.

Медиаплан одна из главных частей рекламной кампании на радиостанции «Авторадио-Белгород». Он в значительной степени влияет на бюджет рекламной кампании и наоборот. Медиапланированием называют составление медиаплана (плана размещения рекламы на «Авторадио-Белгород») на основе имеющихся данных /16/.  В медиаплан - это экселевский документ, построенный в виде сетки, где сопоставляется время  выхода спота и его цена (приложение 1).

Прайс-лист - это один из самых важных документов радиостанции «Авторадио-Белгород». Здесь изображена вся ценовая политика радиостанции. Он включает в себя логотип, наименование станции, частоту вещания, адрес и телефон рекламной службы, а также ФИО менеджера по рекламе. (приложение 2)

Установление договорных отношений на «Авторадио-Белгород» - закрепляется Договором. Он определяет права и обязанности двух сторон в процессе разработки, создания и распространения рекламы. Чем больше конкретных пунктов будет содержаться в договоре, тем более действенным он будет и тем меньше станет риск возможных конфликтов /16/. Договор «Авторадио-Белгород» имеет учетный номер, на который в дальнейшем ссылаются в переписке и банковских документах.

Договор состоит из 13 пунктов:

1. Основные понятия. Обязательным является перечень предметов рекламы и их характеристик;

2. Предмет договора;

3.  Требования, предъявляемые к рекламе;

4. Порядок оплаты;

5. Права и обязанности рекламораспространителя;

6. Права и обязанности рекламодателя;

7. Ответственность сторон;

8. Срок действия договора;

9. Порядок расторжения и изменения договора;

10. Форс мажор;

11. Порядок разрешения споров. Договор может быть изменен или расторгнут, о чем имеется также специальный пункт о контракте, по соглашению сторон;

12. Общие положения;

13. Адреса и реквизиты сторон;

Реквизиты двух сторон (номер ИНН, ОГРН, расчетный счет, корреспонденский счет, юридическое название, юридический адрес). Юридическое название «Авторади-Белгород»  ООО «Три А».  Договор подписывает директор «Авторади-Белгород» (приложение 3).

Следующий документ, без которого не возможно ведение рекламной деятельности на радиостанции «Авторади-Белгород» - это счет. Счет выписывают после подписания договора и утверждения медиа-плана. Оплатить счет можно как наличными, так и безналичными средствами /16/. Наличные деньги поступают непосредственно в кассу «Авторадио-Белгород». Подтверждением их поступления является  приходный кассовый ордер (приложение 4).

После того, как рекламная кампания прошла, услуги с двух сторон оказаны, наступает последний этап сотрудничества с рекламодателя и радиостанции «Авторадио-Белгород». Завершающим документом, свидетельствующем о том, что обе стороны исполнили свои обязательства по Договору является акт выполненных работ. Он фиксирует, что радиостанция «Авторадио-Белгород»  выполнила свою работу, а рекламодатель ее оплатил (приложение 5).

   Все вышеперечисленные документы хранятся у рекламодателя и в рекламной службе «Авторадио-Белгород».  То есть, договор,  графики размещения рекламных материалов (подписанный медиа-план), по требованию клиента эфирная справка, подтверждающая размещения рекламы на радиостанции «Авторадио- Белгород», счет,  акт выполненных работ. На всех документах стоит печать и подпись директора.

Структура организации «Авторадио-Белгород» обеспечивает полное разделение труда в коллективе, единоначалие управления на всех уровнях, высокую персональную ответственность каждого сотрудника за результаты своей работы. Четкость и согласованность в действиях рекламной службы – залог благополучия в экономических делах компании.