Совершенствования организации документационного обеспечения управления ООО «ЭТАЖИ»

Справки служебного характера, составляемые в Обществе, отражают основную деятельность учреждения и предоставляются по запросу вышестоящих органов, а также сторонних учреждений.

В деятельности Общества используются справки, например, об оказанных услугах, о заработной плате, о занимаемой должности и другие.

Чаще в деятельности Общества применяются справки личного характера по требованиям работников.

Анализ справки (Приложение № ) показал, что:

 

Анализ других справок, составленных и оформленных в Обществе, показал, что во всех справках – служебного и личного характера неправильно оформлен реквизит «подпись». Все справки оформлены на бланке письма.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу учреждения, предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему, например, о приеме на работу или на учебу, об освобождении от занимаемой должности, о предоставлении очередного отпуска, о предоставлении какой-нибудь услуги.

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат, данные об авторе заявления, наименование вида документа, дата, текст, отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы), подпись.

Заявления в Обществе составляются, в основном, по кадровым вопросам (при приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска и т. д.), адресуются директору Общества.

Проанализированные нами заявления, составленные и оформленные в Обществе, составлены в произвольной форме рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Для помощи работникам в составлении и оформлении данного документа инспектором по кадрам используются образцы заявлений, поэтому заявления составлены и оформлены правильно.

Документом, который также применяется в документировании управленческой деятельности Общества, является служебное письмо.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста.86 Служебные письма– обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомление о чем-либо. Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста.87

Письма направляются в случаях, когда невозможен или затруднен бездокументарный способ обмена информацией. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть информационные, гарантийные письма, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и другие.

В ООО «Этажи» среди писем выделяется большое количество гарантийных писем, а также писем-извещений.

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение88.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. 

Акт  (Приложение №)  – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного фата, события, действия.

Протокол – управленческий документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений несколькими лицами.89

 

Телеграмма – краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи90.

Такие документы, как акт, протокол, телеграмма, телефонограмма в управленческой деятельности Общества не используются.

Итак, проанализировав управленческую документацию ООО «ЭТАЖИ», можно сделать вывод, что документирование управленческой деятельности Общества  ведется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 и Инструкцией по делопроизводству91.

Тем не менее, анализ документирования управленческой деятельности Общества позволил выявить недостатки в содержании и оформлении документов.

 

3.2. Направления совершенствования  организации документационного  обеспечения управления ООО «ЭТАЖИ»

 

Проведя анализ документирования управленческой деятельности ООО  «Этажи», мы можем сделать некоторые выводы:

делопроизводство в Обществе ведется секретарем. Обязанности, указанные в должностной инструкции секретаря, в основном соответствуют реально выполняемым им;

 

 

-систему организации делопроизводства в Обществе определяет Инструкция по делопроизводству, в которой даны образцы практически всех используемых документов;

• были проанализированы следующие виды документации: организационная, распорядительная, информационно-справочная;
• все документы в Обществе изготавливаются на компьютере;
• регистрация документов производят в специальных журналах;

документы, как правило, оформляются на бланках;

• документирование управленческой деятельности Общества  ведется в соответствии с ГОСТ Р. 6.30 – 2003 и Инструкцией по делопроизводству.

Однако, выявленные недостатки в оформлении документов позволили предложить следующие направления их совершенствования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Результатами анализа организации документационного обеспечения управленческой деятельности общества с ограниченной ответственностью «Этажи » стало решение поставленных задач и достижение поставленной цели, а именно проанализировано документирование управленческой деятельности коммерческого предприятия и предложены направления его совершенствования.

Полученные в первой главе результаты можно отнести к теоретической значимости дипломной работы. В ней были определены организационно-правовая регламентация деятельности общества с ограниченной ответственностью, рассмотрены организационные документы коммерческой организации, изучены особенности документирования управленческой деятельности в коммерческих организациях.

Во второй главе был проведен подробный анализ документирования управленческой деятельности в обществе с ограниченной ответственностью «Этажи», выявлены  особенности и недостатки в оформлении реквизитов управленческих документов.

Рассмотренные нами различные виды управленческих документов, в том числе, организационные, распорядительные, информационно-справочные, их подготовка и оформление в целом соответствуют существующим нормативным требованиям.

При исследовании существующих в обществе с ограниченной ответственностью «Этажи» систем документации, обеспечивающих управленческую деятельность коммерческого предприятия,  были сделаны выводы об ошибках в оформлении некоторых реквизитов в документах, о неправильном составе содержания должностной инструкции работников.

 

 

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

 

ГК – гражданский кодекс

ГОСТ – государственный стандарт

ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

ДОУ – документационное обеспечение управления

ООО – общество с ограниченной ответственностью

РФ – Российская Федерация

СЭД – система электронного документооборота

УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации

ФЗ – Федеральный закон

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

I ИСТОЧНИКИ

 

Опубликованные

 

1.1 «Конституция Российской  Федерации» (принята всенародным  голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) [Текст]// Российская газета, № 7, 21.01.2009

1.2 «Гражданский кодекс  Российской Федерации (часть первая)»  от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 06.04.2011) и «Гражданский  кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 19.10.2011) [Текст]// Собрание законодательства РФ, 05.12.1994, № 32, ст. 3301, Российская газета, № 23, 06.02.1996, № 24, 07.02.1996, № 25, 08.02.1996, № 27, 10.02.1996

1.3 «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.11.2011) [Текст]// Парламентская газета, № 2-5, 05.01.2002

1.4 «Уголовный кодекс Российской  Федерации» от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 21.07.2011) (с изм. и доп., вступающими  в силу с 07.08.2011) [Текст]// Собрание законодательства РФ, 17.06.1996, № 25, ст. 2954

1.5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной  подписи» [Текст]// Российская газета, № 75, 08.04.2011

1.6 Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) «О персональных  данных» [Текст]// Российская газета, № 165, 29.07.2006

1.7 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) «Об архивном  деле в Российской Федерации» [Текст]// Парламентская газета», № 201, 27.10.2004

1.8 Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 (ред. от 11.12.2002) «О языках народов Российской Федерации» [Текст]// Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12.12.1991, № 50, ст. 1740

1.9 Федеральный закон «О  коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ (с изменениями от 18 июля 2011 года).

1.10 Федеральный закон  от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» с изм.,  от 27.10.2008 № 175-ФЗ

1.11 Федеральный закон  от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной  регистрации юридических лиц  и индивидуальных предпринимателей»  «Российская газета» от 10.08.2001 № 153. В ред. ФЗ от 03.12.2011 № 383-ФЗ

 

Неопубликованные

 

1.12 Устав общества с ограниченной ответственностью  «Этажи» г.Кирова ;

1.13 Инструкция по делопроизводству ;

1.14 Должностная инструкция секретаря ООО «Этажи».

 

II НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ИЗДАНИЯ

 

2.14 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28. – М.: Госстандарт России, 1998.

2.15 ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - М.: ИПК Изд-во Стандартов. – 2003.

2.16 ГОСТ Р. ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст. –  М.: Стандартинформ, 2007.

2.17 «Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и  службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) [Текст]// М., Главархив СССР, 1991

2.18 Постановление Правительства  РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.09.2011) «Об  утверждении Правил делопроизводства  в федеральных органах исполнительной власти» [Текст]// Российская газета, № 113, 24.06.2009

2.19 «Методические рекомендации  по разработке инструкций по  делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) [Текст]// Гарант. Информационно-правовой портал

2.20 «Основные Правила  работы архивов организаций» (одобрены  решением Коллегии Росархива  от 06.02.2002) [Текст]// Консультант Плюс 

2.21 Приказ Минкультуры  РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении  «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 № 18380) [Текст]// Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 38, 19.09.2011

2.22 Постановление Госкомстата  России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты». – Режим  доступа: КонсультантПлюс.

2.23 Правила оказания услуг  почтовой связи, утв. постановлением  Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»

2.24 Правила оказания услуг  телеграфной связи, утв. постановлением  Правительства РФ от 15.04.2005 № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи».

2.25 Основные правила работы  архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. – М., 2004.

2.26 Квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих, утв. постановлением  Минтруда России от 21.08.1998 № 37

 

III   ЛИТЕРАТУРА

 

3.27 Андреева В.А. Делопроизводство. Организация и ведение: Учебно-практическое  пособие. М.: КноРус,  2008. 256 с.

3.28 Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Учеб, пособие.  М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005. – 336с.