Совершенствования организации документационного обеспечения управления ООО «ЭТАЖИ»

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ПРАВОВАЯ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В  ОБЩЕСТВАХ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1. Общество с ограниченной  ответственностью – организационно-правовая  форма коммерческой  организации……………………………………………….

1.2. Государственное регулирование  документационного обеспечения  управления в обществах с ограниченной  ответственностью……………………

ГЛАВА 2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЭТАЖИ» И МЕСТО СЛУЖБЫ ДОУ В  НЕМ…….

2.1.Характеристика  ООО «ЭТАЖИ», его организационная структура и место службы ДОУ в ней…………………………………………………………………

2.2.Документационное  обеспечение деятельности органов  управления общества с ограниченной  ответственностью…………………………………..

ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ЭТАЖИ» И НАПРАВЛЕНИЯ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

3.1.Анализ организации документационного  обеспечения управления ООО «ЭТАЖИ»

3.2.Направления совершенствования  организации документационного  обеспечения управления ООО «ЭТАЖИ»………………………………………..

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………….

 

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ………………………………………………….

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документационное обеспечения управления (делопроизводство) является специализированным видом деятельности. Делопроизводство ведется в организациях всех организационно-правовых форм и всех уровней – от государственных органов управления до небольших учреждений, организаций, предприятий.1

Делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• организацию работы с документами, направленную на создание  в рамках отдельной организации системы норм и правил, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях.
• выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка учета, регистрация, контроль);
• хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Эффективное документационное обеспечение управления (ДОУ) возможно при плановой работе по организации, координации и контролю состояния работы с документами.

Создание системы работы с документами предполагает решение многих проблем, в том числе:

• выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
• создание специализированной службы ДОУ, определение ее должностного и численного состава;
• регламентация задач и функций службы ДОУ, каждого ее структурного подразделения, а также работников этой службы;
• разработка порядка документирования и оптимальной технологии работы с документами

Эффективность деятельности делопроизводственной службы зависит от множества факторов: квалификация работников делопроизводства, степень оснащенности современной организационной, компьютерной техникой, средствами связи, условия труда. Помимо этого при создании делопроизводственной службы должны быть решены и правовые вопросы ее деятельности; статус, права, функции, ответственность делопроизводственной службы. Эти вопросы решаются в соответствии с действующими законодательными актами,  нормативно-методическими документами и с учетом специфики работы данной организации.2

 Тема дипломной работы «Анализ организации документационного обеспечения управленческой  деятельности коммерческой структуры и его совершенствование (на примере ООО «Этажи » г.Киров).

Актуальность выбранной темы заключается в том, что, основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области документационного обеспечение управления  необходимы всем. Хотя тема и вопросы, поставленные в работе, изучены подробно в литературе, но анализ документирования управленческой деятельности ООО «ЭТАЖИ» проводится впервые.

Объект исследования: служба документационного обеспечение управления общества с ограниченной ответственностью «Этажи»

Предмет исследования: организация документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Этажи» г. Кирова.

Цель дипломной работы: провести анализ организации документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Этажи» выявить недостатки и предложения пути совершенствования.

Задачи дипломной работы:

1.Рассмотреть нормативно-правовые  документы, регламентирующие документационное  обеспечение управления коммерческой  организации.

2.Изучить организацию документационного обеспечения управления ООО «Этажи».

3.Оценить состояние документирования  управленческой деятельности.

4.Определить направления  совершенствования документирования управленческой деятельности.

При написании работы были проанализированы и использованы различные источники и литературы. Необходимо отметить Конституцию Российской Федерации3. Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на территории Российской Федерации. В данном законодательном акте описываются наиболее подробно права, свободы человека и гражданина. Она определяет юридическую силу иных правовых актов, в том числе и локальных нормативных правовых актов организации.

Гражданский кодекс Российской Федерации4 устанавливает обязательность документирования, а также требования к форме и составу документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»5. Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Так же нужно отметить Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»6 Настоящий закон регулирует отношения при осуществлении права на поиск, передачу, производство и распространение информации; применении информации, а так же обеспечении защиты информации.

При работе над дипломным проектом также использовался ряд нормативно-методических изданий.

ГОСТ Р51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»7. Государственные стандарт устанавливает понятия нескольких групп:

• общие понятия (текстовый документ, документ личного происхождения и т.д.);
• делопроизводство (документирование, правила документирования, наименование документа и т. д.);
• архивное дело (архив, архивохранилище, архивный документ и т.д.).

Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным развития данной отрасли. Термины, установленные стандартом, используются во всех видах документации.

ГОСТ Р. 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»8. Настоящий стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно -распорядительной документации (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и т.д.). Стандарт регламентирует основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания утверждения документов, а так же требования как к составу и расположению реквизитов, так и к порядку разработки, хранения и учета бланков документов.

ГОСТ Р. ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».9 Стандарт необходим службам документационного обеспечения управления при создании системы документационного обслуживания, организации работы службы, и, прежде всего при разработке важнейших организационных документов: положения о службе ДОУ и инструкции по делопроизводству.10 Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, четко прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций.

«Основные правила работы архивов организаций»11 – это документ, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. В состав Основных правил включены формы ряда документов, которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется учет и передача в архив. Также правила содержат методику работы с документами в архиве организации.

Ко второй категории изданий относится научная литература.

Огромное значение имеют многочисленные работы документоведов, отражающих различные аспекты истории становления и развития органов управления, делопроизводства, систем документации и документирования, унификации и стандартизации документов, научной организации управленческого труда и создания предпосылок для автоматизации информационных процессов.

В издании Т.В.Кузнецовой «Документационное обеспечение управления»12 освещаются вопросы документирования управленческой деятельности. Проанализирована нормативно-методическая база делопроизводства, описаны основы организации документооборота и технологии работы с документами на всех этапах с учетом внедрения в сферу управления компьютерных технологий.

С.Л. Кузнецов в статье «Новое в Правилах делопроизводства: переход к электронным технологиям»13 подробно говорит об изменениях, которые добавлены в Правила делопроизводства с выходом  7 сентября 2011 г. постановления Правительства Российской Федерации № 751. Постановление внесло целый ряд изменений в «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Эти изменения призваны обеспечить переход федеральных органов исполнительной власти к ведению делопроизводства в электронном виде и повсеместному использованию СЭД.

В работах М. Ю. Рогожина14, Басакова М.И.15 рассмотрены вопросы эффективной организации документационного обеспечения управления деятельностью предприятия, рассмотрены документы и организация документооборота коммерческой организации, приводятся формы и реквизиты основных видов документов.

В книге М. В. Кирсановой «Современное делопроизводство»16 подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу, приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области.

В учебнике В.А. Кудряева «Организация работы с документами»17 рассмотрены история развития системы государственного делопроизводства, нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов.

В работах В.Ф. Янковой18 подробно рассмотрены «системы документации» Автор выделяет большее число систем в зависимости от функций документов, что существенно помогло в анализе систем документации в коммерческой структуре.

В работе В. А. Андреевой «Делопроизводство. Организация и ведение»19 дается системное представление о составе управленческой документации, сформулированы требования к общей и специальным системам делопроизводства, освещается практика ведения делопроизводства в российских организациях.

Деятельность предприятия основывается на законодательной, нормативной базе и методических документах. Делопроизводство предприятия – не исключение, оно имеет свою законодательную и нормативно-правовую основу, позволяющую грамотно, своевременно и без негативных последствий организовать создание и работу с управленческими документами.

Основу нормативно-правовой базы Общества с ограниченной ответственностью «Этажи» составили правовые акты, регламентирующие основы документационного обеспечения управления: