Совершенствования организации документационного обеспечения управления ООО «ЭТАЖИ»

• Устав ООО «Этажи» г.Кирова;
• Должностная инструкция делопроизводителя

Структура дипломной работы определяется ее целью и задачами. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ПРАВОВАЯ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В  ОБЩЕСТВАХ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

1. Общество с ограниченной ответственностью

организационно-правовая форма коммерческой  организации

 

Общество с ограниченной ответственностью является одной из наиболее популярных во всем мире и в России организационно-правовых форм предпринимательства.

Современное правовое положение российских  обществ с ограниченной ответственностью определено нормами Гражданского кодекса РФ и Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (действующая редакция от 02.01.2013).

Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (действующая редакция от 02.01.2013) определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества20.

В нем сказано, что обществом с ограниченной ответственностью  признается созданное одним или несколькими лицами хозяйственное

общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества. Участники общества, не полностью оплатившие доли, несут солидарную ответственность по обязательствам общества в пределах стоимости неоплаченной части принадлежащих им долей в уставном капитале общества.21

Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, быть истцом и ответчиком в суде. Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, если это не противоречит предмету и целям деятельности, определенно ограниченным уставом общества. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральным законом, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществлять такую деятельность как исключительную, общество в течение срока действия специального разрешения (лицензии) вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие виды деятельности.22

 

Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации в порядке, установленном федеральным законом о государственной регистрации юридических лиц. Общество создается без ограничения срока, если иное не установлено его уставом.23

Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами.24

Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.25

Участниками общества могут быть граждане и юридические лица.

Федеральным законом может быть запрещено или ограничено участие отдельных категорий граждан в обществах.26

Государственные органы и органы местного самоуправления не вправе выступать участниками обществ, если иное не установлено федеральным законом.

Общество может быть учреждено одним лицом, которое становится его единственным участником. Общество может впоследствии стать обществом с одним участником.

Общество не может иметь в качестве единственного участника другое хозяйственное общество, состоящее из одного лица. 
Положения настоящего Федерального закона распространяются на общества с одним участником постольку, поскольку настоящим Федеральным законом не предусмотрено иное и поскольку это не противоречит существу соответствующих отношений.27

Число участников общества не должно быть более пятидесяти.

В случае, если число участников общества превысит установленный настоящим пунктом предел, общество в течение года должно преобразоваться в открытое акционерное общество или в производственный кооператив. Если в течение указанного срока общество не будет преобразовано и число участников общества не уменьшится до установленного настоящим пунктом предела, оно подлежит ликвидации в судебном порядке по требованию органа, осуществляющего государственную регистрацию юридических лиц, либо иных государственных органов или органов местного самоуправления, которым право на предъявление такого требования предоставлено федеральным законом.28

Учреждение общества осуществляется по решению его учредителей или учредителя. Решение об учреждении общества принимается собранием учредителей общества. В случае учреждения общества одним лицом решение о его учреждении принимается этим лицом единолично.29

Решения об учреждении общества, утверждении его устава, утверждении денежной оценки ценных бумаг, других вещей или имущественных прав либо иных имеющих денежную оценку прав, вносимых учредителями общества для оплаты долей в уставном капитале общества, принимаются учредителями общества единогласно.30

Учредители общества заключают в письменной форме договор об учреждении общества, определяющий порядок осуществления ими совместной деятельности по учреждению общества, размер уставного капитала общества, размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей общества, а также размер, порядок и сроки оплаты таких долей в уставном капитале общества. Договор об учреждении общества не является учредительным документом общества.31

Высшим органом общества является общее собрание участников общества. Общее собрание участников общества может быть очередным или внеочередным. Все участники общества имеют право присутствовать на общем собрании участников общества, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений.32

Уставом общества может быть предусмотрено образование совета директоров (наблюдательного совета) общества.33

Руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества или единоличным исполнительным органом общества и коллегиальным исполнительным органом общества. Исполнительные органы общества подотчетны общему собранию участников общества и совету директоров (наблюдательному совету) общества.34

Передача права голоса членом совета директоров (наблюдательного совета) общества, членом коллегиального исполнительного органа общества иным лицам, в том числе другим членам совета директоров (наблюдательного совета) общества, другим членам коллегиального исполнительного органа общества, не допускается35.

Единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, президент и другие) избирается общим собранием участников общества на срок, определенный уставом общества, если уставом общества решение этих вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества. Единоличный исполнительный орган общества может быть избран также не из числа его участников. 
Договор между обществом и лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества, подписывается от имени общества лицом, председательствовавшим на общем собрании участников общества, на котором избрано лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества, или участником общества, уполномоченным решением общего собрания участников общества, либо, если решение этих вопросов отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества, председателем совета директоров (наблюдательного совета) общества или лицом, уполномоченным решением совета директоров (наблюдательного совета) общества36.

Единоличный исполнительный орган общества:

1) без доверенности действует  от имени общества, в том числе  представляет его интересы и  совершает сделки;

2) выдает доверенности на право  представительства от имени общества, в том числе доверенности с  правом передоверия;

3) издает приказы о назначении  на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и  налагает дисциплинарные взыскания;

4) осуществляет иные полномочия, не отнесенные настоящим Федеральным  законом или уставом общества к компетенции общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества.

Порядок деятельности единоличного исполнительного органа общества и принятия им решений устанавливается уставом общества, внутренними документами общества, а также договором, заключенным между обществом и лицом, осуществляющим функции его единоличного исполнительного органа37.

Законодательством Российской Федерации определены порядок деятельности органа управления, требования к соответствующим процедурам и документам. Соблюдение установленных процедур напрямую связано с необходимостью работы с определенной документацией. Поэтому правовыми актами не только регулируется состав документов, которые образуются в деятельности органов управления в  обществах с ограниченной ответственностью, но и порядок их составления и оформления, устанавливаются требования к их содержанию, срокам подготовки, хранению и т.д.38

Являясь носителем информации, документация  является обязательным элементом внутренней организации  обществ  с ограниченной ответственностью. Она тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность. С другой стороны, именно документы используются аппаратом управления для реализации возложенных на него функций. В целом ряде случаев обязательность документирования устанавливается законами и актами государственного управления.39

 

 

1.2. Государственное регулирование документационного обеспечения управления в обществах с ограниченной ответственностью.

 

Организация и документационное обеспечение деятельности негосударственных коммерческих предприятий регулируется  соответствующими законодательными и нормативно правовыми актами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы межотраслевого действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы с документной информацией. Работники негосударственных предприятий, прежде всего те, чья деятельность связана с организацией документационных процессов, должны хорошо ориентироваться в современных правовых требованиях, которые определяют состав документов, особенности их содержания и формы, порядок работы с ними в тех или иных управленческих ситуациях.

Правовая культура – это не только показатель профессионализма, но и залог юридической силы принимаемых в акционерных обществах управленческих решений.

Законодательные и нормативные правовые акты, лежащие в основе организации документационных процессов в акционерных обществах, можно разделить на две группы.

В первую группу входят законы, определяющие правовое положение, порядок организации, деятельности и т.д. обществ. Они оказывают опосредованное влияние на решение вопросов, связанное с документацией.

Вторую группу составляют законодательные и нормативные акты, напрямую регулирующие требования к информации, в том числе документируемой, и к документационному обеспечению управления в организациях и на предприятиях независимо от их формы собственности и направленности деятельности.40

Документы в любой организации создаются исключительно в основных целях: закрепление информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов. Именно здесь сказывается качество применения законодательной и нормативно-методической базы документационного обеспечения управления. В свою очередь качество этой базы подразумевает ее проработанность, т.к. именно это влияет на показатели работы всех структур управления общества, а ее знание обеспечивает всех работодателей такими документами, которые имеют юридическую силу и могут служить основным доказательством того или иного факта деятельности.

В общем, значение законодательной и нормативно-методической базы очень велико,  именно она позволяет грамотно организовать деятельность  при работе с документами, способствует повышению уровня стандартизации, который обеспечивает нормальный процесс обмена информацией.

Информация является основой управления. В системе государственного управления все структуры и должностные лица связаны между собой информационными потоками, образуя единую коммуникационную сеть. В этой сети каждый орган государственного управления представляет собой узел коммуникационной сети, в котором пересекаются потоки информации от многих источников, различающихся по содержанию, интенсивности, достоверности, временному режиму.

В основе деятельности любого органа управления лежит процесс получения, обработки информации, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, организации исполнения, контроля и подведения итогов.

Таким образом, информация, зафиксированная на материальном носителе, является основным средством деятельности органов управления и в то же время ее главным продуктом, выступая способом реализации связей между управляющей и управляемой системами.