Совершенствования организации документационного обеспечения управления ООО «ЭТАЖИ»

От оперативности, устойчивости и оптимальности информационных потоков во многом зависит качество управления, эффективность всех его звеньев.

В числе задач государственного регулирования документационного обеспечения управления выделяют следующие:

1) издание документов, обладающих  необходимой юридической силой;

2)эффективное информационное  обеспечение принимаемых управленческих  решений;

3) реализация законных прав и интересов граждан;

4)взаимодействие государственных  органов и организаций различных  отраслей, а так же контроль за деятельностью;

5) формирование качественного  архивного фонда.

Следует отметить, что к настоящему времени сложилась достаточно разветвленная система законодательных и нормативных актов, затрагивающих различные аспекты ДОУ.

Любая организация должна быть заинтересована в пакете нормативных методических документов по документационному обеспечению управления, т.к. это является непосредственной основой единого порядка при работе с документами, которым руководствуется служба документационного обеспечения управления, а в малых предприятиях  - секретарь-референт.

Именно на службу делопроизводства возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (документационного обеспечения управления) в организации. Таким образом, организация единой системы ДОУ достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов, в которых закрепляется, прежде всего, выбранная в учреждении организационная форма постановки делопроизводства, структура службы ДОУ, ее должностной состав, технология работы с документами. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу подчиненную руководителю организации, службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик, создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально назначенный для этой работы сотрудник.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации.

Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и т.п., содержащих переработанную, вторичную информацию.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.  В состав документооборота входят следующие документопотоки:

- входящие (поступающие) документы, то есть документы, поступившие  в организацию;

- исходящие (отправляемые) документы, то есть официальные документы  отправляемые из организации;

- внутренние документы, то  есть официальные документы, не  выходящие за пределы подготовившей  их организации.

Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых, прежде всего, входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения.

Целью государственного регулирования ДОУ является повышение эффективность управления и производства, создание оптимальных условий для применения информационных технологий в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций (далее — организации).

ДОУ является неотъемлемой частью как органов государственного управления, так и деятельности любой организации. В современном понимании ДОУ — это деятельность аппарата управления, обеспечивающая реализацию организациями их функций и соответствующих властных полномочий, охватывающая документирование деятельности на всех видах носителей и организацию работы с документами. ДОУ включает в себя деятельность по созданию документов, обработке, организации их прохождения, исполнению, поиску и хранению. Особое место в этих процессах занимают вопросы организации электронного документирования и электронного документооборота.

Результатом ДОУ является документальный фонд организации -совокупность упорядоченных и взаимосвязанных документов, отражающих деятельность организации и обеспечивающих ее функционирование и развитие41.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЭТАЖИ» Г.КИРОВА И МЕСТО СЛУЖБЫ ДОУ В  НЕМ

 

 

2.1. Документационное обеспечение деятельности органов управления общества с ограниченной ответственностью

 

Сейчас невозможно представить, как бы функционировала та или иная организация, будь то государственное предприятие или коммерческий банк, научно-исследовательский институт или воинская часть, неприметный частный магазинчик или престижное официальное издательство, без таких фундаментальных вещей как собственный Устав, без положений, без штатного расписания, без распорядка работы и без должностных инструкций42.

Эти документы составляют основу организационно-правовой деятельности любой коммерческой организации.

Под организационно-правовой документацией понимается: «вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц»43.

Организационно-правовые документы содержат положения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками организации и реализуют нормы гражданского и административного права, являясь правовой основой деятельности организации44.

Организационно-правовые документы в коммерческих организациях  подразделяются на учредительные документы юридического лица и организационные документы.

Юридическое лицо, созданное в соответствии с Гражданским кодексом РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем45.

Под уставом - как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности46.

Устав относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида47.

Положение об уставе общества с ограниченной ответственностью содержится в 89 статье Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая)  и статьи 11, 12 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»48.

Следующий вид организационного документа, который должен присутствовать в любой коммерческой организации – это положение.

Положение – документ, определяющий статус организации, её задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности государственных и муниципальных бюджетных организаций или регламентирующий организацию работы отдельных структурных подразделений других организаций, коллегиальных совещательных органов управления, отделов и служб и т.д.49.

Положение о структурном подразделении - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений50.

Штатное расписание  - перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов51. Т.е., это документ, который определяет структуру организации, численность должностей в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации, а также оплату труда работников в организации.

Унифицированную форму штатного расписания (№ Т-3)52 должны использовать все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

Штатное расписание составляется и утверждается руководителем организации по состоянию на первое января каждого календарного года, оформляется на стандартных листах бумаги формата А3, имеет реквизиты общего бланка организации и утверждается руководителем организации.

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан53.

Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы54.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих55.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

В должностной инструкции указывается, к какой категории специалистов относится данная должность, какую задачу выполняет специалист, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности. Приводятся квалифицированные требования к специалисту и требования к его образовательному уровню, здоровью, раскрываются основные функции, которые выполняет специалист по своей должности, конкретизируются должностные обязанности, обеспечивающие выполнение возложенных на специалиста функций. Определяются права работника, материальные и другие ресурсы для качественного выполнения возложенных на него обязанностей, указывается, какую ответственность несет специалист за неподобающее исполнение этих обязанностей.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности коммерческой организации, ее компетенции, структуры и других факторов, руководство организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы56.

Распорядительные документы - документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали57.

Основанием для издания распорядительного документа может быть либо необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации, либо необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядетельной деятельности, обусловленной

функциями и задачами организации.

Процедура издания распорядительного документа в коммерческих организациях включает следующие стадии:

• инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);
• сбор и анализ информации для принятия решения;
• подготовка проекта распорядительного документа;
• согласование проекта документа;
• доработка проекта распорядительного документа по результатам согласования;
• принятие решения (подпись распорядительного документа);
• доведение распорядительного документа до исполнителей58.

Проекты распорядительных документов в коммерческих организациях готовятся на плановой основе (в соответствии с планом или программой деятельности), по поручению руководства организации, по инициативе

руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов.

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом59.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.