Совершенствования организации документационного обеспечения управления ООО «ЭТАЖИ»

Главный бухгалтер                    личная подпись             

Следующий организационный документ, который мы проанализировали – это инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов.74

В ООО «Этажи» Инструкция составлена секретарем на основании ГСДОУ75, ГОСТ Р 6.30-200376, Правил делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти77, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»78.

Требования, установленные данной Инструкцией, распространяются на все управленческие документы предприятия, а также на организацию работы с ними независимо от вида носителя.

Работники предприятия, допущенные к работе с документами, несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них в работе документов и содержащейся в них информации.

Инструкция в Обществе имеет следующие разделы:

1. Общие положения
2. Распределение и отправка документов
3. Правила подготовки и оформления документов
4. Контроль исполнения документов
5. Подготовка и оформления отдельных видов документов
6. Печатание и размножение служебных документов
7. Подготовка и передача дел в архив общества
8. Примерный перечень документов не подлежащих регистрации

Инструкция по делопроизводству в Обществе дополнена приложениями.

В приложениях к инструкции помещены:

• образцы бланков документов;
• образцы оформления основных видов документов (приказ, протокол, справка, служебное письмо;
• перечень нерегистрируемых документов;

Инструкция оформлена на общем бланке.

Еще одним документом, из пакета организационных, который был подвергнут анализу, является должностная инструкция.

Должностная инструкция – это организационный документ, который регламентирует деятельность работника в Обществе. (Приложение № )

В должностной инструкции закрепляются обязанности, права, ответственность в целях регламентации организационно-правового положения работника и обеспечивающий условия для его эффективной работы79.

Должностные инструкции в Обществе разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Составление и оформление должностных инструкций проведено Директором.

Нами проведен подробный анализ должностной инструкции секретаря.

Утверждена должностная инструкция  директором. Составлена юристом ООО.

Должностная инструкция разработана на основании трудового договора , в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

В должностной инструкции определяются функциональные обязанности, права и ответственность секретаря.

Секретарем назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Должностная инструкция  секретаря имеет следующую структуру:

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность

В ходе исследования был проведен анализ основных обязанностей, включенных в должностную инструкцию секретаря. Обязанности, прописанные в должностной инструкции соответствуют выполняемым обязанностям данного сотрудника.

В должностной инструкции отсутствуют разделы «Взаимоотношения. Связи по должности».

В должностной инструкции также отсутствует виза ознакомления работника с данной должностной инструкцией. 

Анализ должностных инструкций других работников показал, что содержательная часть должностных инструкций содержит одинаковые разделы: 

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность

Таким образом, в ходе работы, были проанализированы основные организационные документы, выявлены особенности и недостатки.

Распорядительные документы

Распорядительная деятельность руководителя учреждения необходима для реализации принимаемых управленческих решений. Для выполнения этих решений издаются распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности Общества. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты его работы.

Система распорядительной документации в ООО «Этажи» в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, представлена приказами.

Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Общества.

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично директором, в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов деятельности предприятия.80

Приказ является одним из важнейших и широко используемых документов в Обществе. Издается директором в целях решения задач, возникающих в процессе деятельности.

В ходе изучения распорядительных документов в Обществе были выделены два вида приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказ по основной деятельности является локальным нормативным актом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, совершенствования структуры и организации работы организации.81 (Приложение №  )

  К приказам по основной деятельности относятся, например:

………………………………………………………………

Приказы по личному составу оформляются в случае приема, увольнения или перевода работников Общества.

Проекты приказов в Обществе готовятся начальником отдела документооборота или инспектором по кадрам, затем оформляются начальником документооборота на общем бланке.

Приказы в Обществе нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Реквизит «регистрационный номер документа» на приказах  по основной деятельности проставляют после подписания приказа справа от поля над реквизитом «дата документа».

Приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно. Датой приказа является дата его подписания.

Анализ приказа по основной деятельности Общества (Приложение № ) показал, что:

• приказ оформлен на бланке с продольным  расположением реквизитов. На бланке используются справочные данные предприятия;
• неправильно оформлены реквизиты «дата документа», «место составления или издания документа»;
• текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части, которые составлены и оформлены верно;
• приказ подписан директором Общества. Реквизит «подпись» оформлен верно;
• в приказе имеются визы ознакомления.

Анализ другого приказа по основной деятельности  показал, что все особенности оформления  документа аналогичны предыдущему приказу.

При анализе приказов по основной деятельности можно отметить, что, в основном, тексты приказов составлены в соответствии с требованиями к данному виду документа. В составлении приказов недочетов и ошибок не выявлено, текст имеет логическую последовательность.

 Однако, нами выявлены  недостатки в оформлении реквизитов  приказов:  

• неправильно оформлен реквизит «дата документа». «место составления или издания документа»;
• текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части, которые составлены и оформлены верно;
• приказ подписан директором Общества. Реквизит «подпись» оформлен верно;
• в приказе имеются визы ознакомления.

Все приказы по личному составу составляются и оформляются инспектором по кадрам с использованием унифицированных форм82.

Анализ приказа по личному составу показал, что:

Приказ составлен на унифицированной форме № Т-8;

Все графы и реквизиты приказа заполнены верно.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.

 

Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным документам. Информационно-справочные документы не содержат поручений как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.83

В состав информационно-справочных документов входят: справки, письма, служебные и докладные записки, телеграммы, телефонограммы, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Информационно-справочная система документации в Обществе представлена такими документами как: служебные письма, справка, докладная записка, объяснительная записка.

Докладные записки являются достаточно распространенным документом Центра.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.  Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Текст докладной записки делится на две части:

• изложение фактов, послуживших причиной её составления;
• выводы, предложения организации или должностного лица.84

Докладная записка в управленческой деятельности Общества – это документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Этот документ адресуется генеральному директору Общества и содержит изложение какого-либо вопроса, факта или события с выводами и предложениями. Докладные записки составляются, в основном, главным бухгалтером и инспектором по кадрам.

Проанализированные нами докладные записки в Обществе составлены в произвольной форме рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо события, случая, происшествия, составляемый работником учреждения. Она не содержит выводов и предложений.

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой группе относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений. Они оформляются на общем бланке организации. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций. Они оформляются на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Проанализированные нами объяснительные записки в Обществе составлены в произвольной форме рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Записки составлены и оформлены правильно. Правильность составления и оформления  объяснительных записок инспектор по кадрам объясняет тем, что в своей работе инспектор по кадрам использует образцы объяснительных записок.

Следующим документом, который часто применяется в документировании управленческой деятельности Общества, является справка.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки бывают двух видов: информационные и удостоверяющие какой-либо факт или событие, и

  

 

выдаются заинтересованным лицам и предприятиям.85Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.