Шпаргалка по "Архивоведение"

Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

38. Приемы описания  документной информации.

Под описанием документной информации Архивного фонда Российской Федерации понимается процесс аналитико-синтетической обработки информации, содержащейся в архивных документах, результатом которого являются различные типы и виды архивных справочников. Под унификацией описания архивной документной информации мы понимаем сведение методов и приемов описания к определенным правилам и распространение свода правил в виде нормативного и/или методического документа в масштабах государства.

41.Физико –  химические и биологические факторы разрушения документовПроверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.

Проверка физического  состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных; пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые); с дефектами бумаги и текста архивных документов.

Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.

Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.

48.Учет и  хранение  уникальных и особо  ценных документов

Уникальные документы  подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре  уникальных документов Архивного фонда  Российской Федерации, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.

На уникальные документы  составляются листы учета и описания уникальных документов.

 Учет особо ценных  документов ведется по:

списку фондов, содержащих особо ценные документы;

описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам).

В описях особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы  одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в  зависимости от количества особо  ценных единиц хранения/единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров.

Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо  ценными, отдельная опись особо  ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В  таком случае к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо  ценных дел, документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие  описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения/единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения/единиц учета по данной описи или номернику указывается: "Все единицы хранения/единицы учета скопированы, дата, должность, подпись".

Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в  реестре описей особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения/единиц учета проставляются отметки "ОЦ".

В других учетных документах отметка "ОЦ" проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учета.