Шпаргалка по "Архивоведение"

          Архивная коллекция поступает  в архив или формируется в  архиве из отдельных разрозненных  архивных документов, имеющих признаки  общности. Исторически сложившаяся  архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.  
       Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде  в архив (коллекция древних рукописей,  автографов,   нотных рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архиве  по  тому  же  признаку  из разрозненных  документов  или  дел  разных  учреждений.   Каждый   из   этих комплексов   учитывается   как   фонд   и   на   этом   основании   является классификационной единицей. Историческая справка,  составляемая  в  архивных коллекциях, должна освещать историю создания коллекции:

    - составитель;

    - время;

    - условия создания;

- комплектование.

Видами архивного фонда  являются: архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд (ОАФ), архивная коллекция (приравнивается к архивному фонду).

8.Общие правила  составления схемы классификации  документов в пределах архивного  фондаклассифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы

классификация документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между  классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.Классификация документов в пределах архива 
Внутри архива документы группируются: 
- по архивным фондам и архивным коллекциям; 
- степени ценности; 
- категориям доступа к документам. 
Группировка документов по архивным фондам и коллекциям — основа классификации документов в пределах архива.

9.Классификационные  признаки

 Основой научной  организации документов ГАФ СССР  является их классификация. Классификация  документов ГАФ СССР осуществляется:

- в пределах ГАФ  СССР в целом;

- в пределах государственного архива;

- в пределах архивного  фонда.

Классификационные признаки

- структурного (в соответствии  со структурными подразделениями);

- хронологического (по  периодам или датам, к которым  относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или направлений деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

- номинального (по их  делопроизводственной форме, родам  дел, по видам и разновидностям  документов);

- корреспондентского (по  учреждениям и лицам, в результате  переписки с которыми образовались  документы);

- географического (в  соответствии с определенными  территориями, населенными пунктами  и другими географическими понятиями,  с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты);

- авторского (по названиям  учреждений или фамилиям лиц,  которые являются авторами документов).

Как правило, дела группируются не по одному, а по нескольким признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

10.Порядок выдачи  дел во временное пользование

Выдача дел во временное  пользование учреждениям проводится на срок до трех месяцев по их письменным запросам в адрес райисполкома и  лишь в тех случаях, когда учреждение по какой-либо причине не может организовать изучение документов в помещении архива. В запросе указывается, какие требуются документы, для какой цели, дается гарантия их сохранности. Срок пользования при необходимости может быть продлен по письменной просьбе учреждения.

2.3.5. Описи дел во временное пользование из архива не выдаются.

2.3.6. Выдача дел во  временное пользование оформляется  актом (Приложение 7), который составляется  в двух экземплярах. Акт подписывается  заведующим районным архивом,  представителем учреждения и  скрепляется гербовыми печатями райисполкома и учреждения. Один экземпляр акта выдается представителю учреждения, другой - вместе с запросом хранится в архиве в деле "Акты выдачи дел во временное пользование". После возвращения документов акт и запрос на их выдачу подшиваются в дело фонда.

2.3.7. За пределы района  дела во временное пользование  высылаются в исключительных  случаях в порядке, определенном  п. п. 2.3.4 - 2.3.6 настоящих Правил. Упаковка  документов должна обеспечивать  их физическую сохранность. Расходы  по пересылке несет заинтересованное учреждение.

2.3.8. Заведующий районным  архивом контролирует своевременное  возвращение дел, выданных во  временное пользование.

11. Классификация   документов личных фондовОсобенности классификации документов личных фондов. В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы,характеризующие жизнь и деятельность фондообразователя: личные документы,рукописи, письма, материалы общественной, производственной или иной деятельности,изобразительные материалы и т. д.Поэтому к документам личных фондов не может быть применена единая система построения фонда, а также общие признаки группировки дел,которые распространялись бы на весь состав материалов фонда в целом, как это имеет место при классификации документов учреждений. Документы учреждений уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и системой делопроизводства. Документы личных фондов, как правило, не имеют следов какой-либо организации и отличаются большим разнообразием.Поэтому материалы личных фондов при создании наиболее крупных групп могут объединяться по нескольким классификационным признакам одновременно, чаще всего по тематическому, номинальному и авторскому признакам.

В практической деятельности архивов сложилась следующая типовая схема классификации документов личных фондов:

1. Личные документы  и другие материалы к биографии  фондообразователя (биографические  материалы).

2. Материалы служебной  и общественной деятельности.

3. Творческие материалы.

4. Материалы, собранные фондообразователем для его работ.

5. Переписка.

6. Имущественно-хозяйственные  материалы.

7. Материалы о фондообразователе.

8. Изобразительные материалы.

9. Материалы родственников.

10. Коллекция, собранная  фондообразователем.

12.Справочный  аппарат к описиСправочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).

Описи дел составляются строго по установленным формам. Все  реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.

Значение описи  определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку.

От качества подготовки описи зависит эффективность  поиска архивной документной информации.

13.Виды и  функции описи

Опись является базовым справочником в государственных  архивах

субъектов РФ. Опись  осуществляет две функции - учетную и

информационно-поисковую.

В процессе описания информация, заключенная в объекте  описания

(документе, деле, фонде), преобразуется (обобщается, уплотняется) и в

преобразованном виде выходит за пределы объекта  описания, становится

элементом системы  НСА, занимая в ней строго определенное место.

Описание, выступая средством коммуникации между объектом описания и

внешней средой, является базой создания информации о документе (или его

части), деле (группе дел), фонде (группе фондов), архиве (группе архивов),

Архивном фонде  России в целом; базой подготовки традиционных и

автоматизированных  справочных средств разных типов  и видов; базой

составления учетных  документов архива.

Описание проводится на основе дифференцированного подхода,

известного в отечественном архивоведении с 1960-х гг. Толчком к

зарождению дифференцированного  подхода послужило методическое

письмо ГАУ  СССР "О единой системе научно-справочного  аппарата

государственных архивов СССР" 1965 г., в котором  были сформулированы

принципы построения единой системы НСА, определен ее состав. Под

единой системой НСА государственного архива понимался "комплекс

взаимосвязанных архивных справочников, основанных на единых методах

классификации, описания и учета документальных материалов,

раскрывающих состав и содержание этих материалов в пределах фондов,

архивов, всего Государственного архивного фонда СССР". При  этом

развитие системы НСА  должно было идти как по пути усовершенствования

имеющихся справочников, так  и по пути создания новых.

     Было предложено "в целях правильного определения очередности

работ, формы  и степени улучшения качества описей", фонды

государственных архивов условно разделить на категории и описывать их по-

разному:

Опись является обязательным базовым справочником в системе научно-справочного аппарата архива и служит основой для разработки других видов справочников (каталогов, путеводителей, указателей) как в архивах организаций (ведомственных архивах), так и в государственных, муниципальных архивах. Опись одновременно является и учетным документом, и справочником по составу и содержанию архивных документов. Обеспечение эффективного, оперативного поиска информации по документам архива во многом зависит от качества подготовки описей.

Опись представляет собой  перечень описательных статей, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации. Описательная статья единицы хранения включает в свой состав следующие основные информационные характеристики (элементы): порядковый номер, индекс дела по номенклатуре, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов. Особая графа описи отводится для примечани

Опись дел постоянного  хранения  оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу.2 Опись может  быть оформлена как в виде выделенной, так и в виде скрытой таблицы. В последнем случае выделяется заголовочная часть таблицы, включающая наименования граф (первая строка) и их нумерацию (вторая строка). Наименования граф таблицы приводятся в соответствии с наименованиями элементов описательной статьи

14.Методика  работы по  составлени описи  дел

Преемственность правил составления описей в архивах  организаций, государственных и  муниципальных архивах основывается на единстве требований и принципов  их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и архивах всех организаций описей дел по единой методике, с необходимым справочным аппаратом к ним.

Структура и формы  описей дел и документов

Опись дел, документов - это  архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Каждая опись дел состоит из следующих элементов - описательных статей, итоговой записи, листа - заверителя, справочного аппарата к описи.

Состав элементов  описи	Содержание  элементов описи
1 Описательная статья	Порядковый номер единицы  хранения; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок  единицы хранения, крайние даты документов, количество листов в единице хранения.
2 Итоговая запись	Учетный элемент описи, в котором указывается количество находящихся на хранении единиц хранения. Не всегда совпадает с количеством  включенных в опись единиц хранения.
3 Лист - заверитель	Учетный элемент описи  для учета количества листов в описи.
4 Справочный аппарат к описи	Титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

15.Проблема  отбора на хранение массовых  документов система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг. и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государственном аппарате,общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому,что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.

Во-первых, после распада  СССР бывшие союзные республики, ставшие  независимыми государствами,приняли  собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема,связанная  с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение. Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения – «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» –было принято нелегкое решение – не перемещать материалы.

Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты  федеральной собственности и  собственности субъектов Федерации, муниципалитетов) уточняется профиль  комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации,муниципальные  архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе «принципа территориальности комплектования», т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения источников комплектования.Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждений уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений – самостоятельных источников комплектования.