Шпаргалка по "Архивоведение"

1 Понятие  классификации и ее уровни

Стандарт ISO 15489 определяет классификацию как «систематическую идентификацию и упорядочение видов  деловой деятельности и/или записей  по категориям в соответствии с логически  структурированными соглашениями, методами и процедурными правилами, представленными в системе классификации» (ISO 154891:2001, 3.5).

Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка  по архивным фондам и коллекциям.

 Часть документального  фонда учреждения или лица, имеющая  политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное, историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Архивный фонд является основной классификационной и учетной  единицей документов ГАФ СССР.

2. Признаки  классификации АФ РФ

Классификация - это сложный вид деления с  основанием, состоящим из нескольких признаков, включающий несколько уровней. В классификации каждый член деления  получает строго определенное, единственное место в получившейся системе.

2. Вспомогательные (технические) классификации - это классификации, в которых в качестве основания деления берутся признаки, которые человек сам привносит в предметы с учетом собственного удобства, например, легкой и оперативной доступности (всякого рода системы маркировки, составление каталогов по алфавиту и т.п.).

Среди естественных различают классификации на основе существенных признаков, их-то и считают  в полном смысле научными классификациями, и классификации на основе произвольных признаков, т.е. такие, относительно оснований которых неясно являются ли соответствующие признаки существенными или нет. Такие классификации были названы в свое время искусственными, хотя это слово следовало бы закрепить за вспомогательными или техническими классификациями.

Под классификацией понимается их научная группировка по наиболее существенным признакам. Классификация — это основа организации Архивного фонда РФ. Классификация документов Архивного фонда РФ включает в себя три ступени (этапа) с учетом уровней объектов классификации. Классификация осуществляется в пределах: 
- Архивного фонда РФ в целом; 
- государственного архива; 
- архивного фонда. 
Классификация документов Архивного фонда РФ строится на основе следующих признаков: 
- по формам собственности; 
- историческим периодам; 
- видам носителей информации, способам и технике закрепления информации;

- срокам хранения и  др.

3. Классификация  документов в пределах архива, фондирование документовПод классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам и коллекциям. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов (объединённых архивных фондов, коллекций.

Правила организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов в государственных  и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства  культуры и массовых  коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19

Работа по фондированию документов осуществляется:

• в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;
• в ведомственных архивах при отборе документов для передачи в государственные архивы;
• в государственных архивах при необходимости создания объединённых архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования, описании документов, переработке описей.
• Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя. Надо познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, какие задачи и функции были возложены на него. Стоит определить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.
• Необходимо ознакомиться с основными категориями документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.). В этих документах имеются основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей.

Т. Е. Шабанова. История  и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации//Отечественные архивы,

4.Определение  хронологических границ фондаХронологическими границами архивного фонда учреждения являются: официальные даты образования и ликвидации учреждения; архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда; архивной коллекции - даты самого раннего и позднего документов.

Хронологическими границами  архивного фонда являются: архивного  фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации - устанавливаемые на основе нормативных  актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования государственного органа, органа местного самоуправления, организации принимается дата наиболее раннего из них;

объединенного архивного  фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

Хронологические границы  архивного фонда могут не совпадать  с крайними датами составляющих его  архивных документов:

в фонде государственного органа, органа местного самоуправления, организации - в связи с возможным  отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

в фонде личного происхождения - за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и 
массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19

5.Определение  фондовой  принадлежностиОпределение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации.

При определении фондовой принадлежности документов организации  учитывается следующее:

входящие документы  относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов;

копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той  организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометкам, содержанию документов;

документы внутреннего  обращения относятся к фонду  той организации, которой они  составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.

Документы организации  и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях, составляют единый архивный фонд.

Архивные документы  общественных организаций (профсоюзных  и др.), существующих при учреждениях  с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с  законодательством Российской Федерации  об общественных объединениях, представляют собой самостоятельные архивные фонды. При передаче на постоянное хранение в архив они могут присоединяться к фондам соответствующих учреждений, образуя объединенные архивные фонды.

Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания производством организации-преемнику и включаются в фонд последней.

Один и тот же фонд составляют документы:

организации до и после  ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного  изменения ее деятельности;

организации до и после  изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т. п.;

предприятий, организаций  и объединений, поменявших государственную  форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;

временно прекратившей свою деятельность организации, а затем  восстановленной с теми же функциями;

предприятий, организаций  и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности.

Документы органов законодательной  и исполнительной государственной  власти, прокуратуры и судов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления составляют самостоятельные архивные фонды.

Документы российских министерств  и ведомств, созданных на базе ликвидированных  министерств и ведомств СССР, составляют новые архивные фонды.

Документы министерств  РСФСР и Российской Федерации  составляют, как правило, разные архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих законодательных актов о конкретном министерстве (ведомстве).

Документы органов государственной  власти субъектов Российской Федерации, действующих на основе конституций, уставов субъектов Российской Федерации, составляют новые архивные фонды; разграничительные даты между ними устанавливаются на основе соответствующего законодательства и нормативных актов. При этом документы предшествующих им советов народных депутатов республик, краевых, областных, автономных образований, а также районных и городских советов народных депутатов до момента их ликвидации составляют самостоятельные архивные фонды.

Расширение или сужение  прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее компетенции и функций и создание новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда.

Каждому архивному фонду, поступившему в архив организации, присваивается название и номер. Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство, 2002, № 3, с 96

6. Понятие обьединенного   архивного фонда  и его признакиАрхивный  фонд  –  учетная  или  классификационная   единица   АФ   РФ,

представляющая   собой   часть   документального    фонда    принятого    на

государственное  хранение,  либо  сформированная   в   архиве   совокупность

документов исторически  или логически связанных между собой.

    Объединенный  архивный фонд – фонд, образованный  из документов двух  или

более фондообразователей.

Объединенный архивный фонд формируется из архивных 
документов: 
организаций, однородных по целевому назначению и функциям, 
действующих на определенной территории; 
руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на 
определенной территории; 
организаций, объединенных объектом деятельности; 
последовательно сменявших друг друга организаций, если функции 
предшественников полностью или частично передавались и передаются их 
преемникам; 
двух или более архивных фондов личного происхождения, если 
граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, 
творческими, деловыми отношениями. 
Допускается формирование объединенных архивных фондов из архивных 
документов избирательных комиссий по выборам органов местного 
самоуправления; 
Объединенный   архивный   фонд   создаются   в   государственном    или

ведомственном архиве, исходя из требований целесообразности, для  облегчения

пользования  документами  и  упрощения  учета,  т.к.  при  этом  уменьшается

количество  фондов,  преимущественно  мелких.   Например:   в   объединенном

ведомственном  архиве  могут  быть  созданы  объединенные  фоны   школ   или

дошкольных  учреждений  одного  района,   поликлиник   города.   Объединение

документов следует  проводить после их  тщательного  изучения  и  на  основе

нескольких объединяющих признаков. В  первую  очередь  применяются  признаки

общности  функций,  административно-территориальной  принадлежности  (одного

района, области и т.д.), принадлежности к одной производственной отрасли.  В

исторической справке  объединенного фонда необходимо указать время  и  мотивы

его образования.

7. Архивные  коллекции : понятие, признаки, виды.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

 

В  основе  комплектования  объединенного  архивного  фонда  и  архивной

коллекции лежит признак  логической связи, т.е. они собраны  искусственно.