Шпаргалка по "Архивоведение"

В-четвертых, в1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция  к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно  сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача:

Выявить негосударственные  структуры, фонды которых относятся  к профилю комплектования данного  архива, и установить, какие из них  являются источниками комплектования;Установить«договорные отношения» с представителями этих структур.

В результате выявления  негосударственных структур составляются списки потенциальных источников комплектования госархивов.

Источниками комплектования негосударственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное,научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно  обсуждается в современном архивоведении.

Проблемы отбора массовых документов, первичных и сводных документов, документов личного происхождения. Требует исследования проблема повторяющейся документной информации в новых условиях управления и ее документирования.

16. ВЫБОРОЧНЫЙ  ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ НА  государственное   ХРАНЕНИЕ согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – прием на постоянное хранение отдельных видов документов или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

При приеме документов в  госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации(видовой выборочной прием).

Документы в ведомственный  архив передаются из структурных  подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных в государственные  архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

Особого внимания требует  отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась роль учреждений и организаций социально-культурной сферы,общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования.

17.комплектование  муниципальных архивовМуниципальный архив  структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Деятельность  муниципального архива направлена на хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов:

• относящихся к муниципальной собственности, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления и муниципальных учреждений и предприятий;
• юридических и физических лиц, переданных на архивное хранение на условиях договора.

Виды деятельности:

• отбор и прием документов на хранение;
• формирование фондов аудиовизуальных, электронных документов, а также документов личного происхождения, отражающих историю Омска;
• обеспечение сохранности принятых на хранение документов;
• организация практического использования имеющихся на хранении документов;
• предоставление муниципальных услуг в области архивного дела;
• проведение экспертизы ценности документов, поступающих на хранение;
• оказание консультативно-методической помощи по вопросам архивного дела;
• оказание платных услуг по ценам и тарифам, утвержденным учредителем

18. Комплектование  архива документамиКомплектование государственных архивов - это систематическое пополнение архивов профильными для них документами.

5.1.2. Районный архив  принимает:

- документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное, историческое значение, образовавшиеся  в деятельности районных, городских, сельских и поселковых Советов народных депутатов, их исполнительных комитетов, отделов и управлений районных, городских исполкомов, предприятий, учреждений, организаций, кооперативных и общественных организаций;

- документы личного происхождения активных участников Великой Октябрьской социалистической революции, Гражданской и Великой Отечественной войн, государственных и общественных деятелей, работников науки и культуры, известных руководителей и специалистов, передовиков и новаторов производства, деятельность которых связана с историей района;

- фотодокументы, имеющие значение  для изучения истории района.

5.1.3. Сроки хранения  и порядок передачи документов  из районного архива в соответствующий  областной архив устанавливаются  архивным органом.

5.1.4. Работа по комплектованию архива включает определение источников комплектования архива и состава документов, подлежащих государственному хранению, прием документов.

5.1.5. Список учреждений - источников комплектования районного  архива (Приложение 28) разрабатывается архивом на основе примерных списков, издаваемых Главархивом СССР, и рекомендаций архивного органа. В графе "Примечание" делается отметка о наличии в учреждении фотодокументов, подлежащих государственному хранению.

Список учреждений - источников комплектования рассматривается ЭПК архивного органа и утверждается райисполкомом один раз в пять лет, текущие изменения в список вносятся по представлению районного архива решением ЭПК архивного органа.

5.1.6. Список владельцев личных  архивов, документы которых подлежат передаче в районный архив (Приложение 29), согласовывается с райисполкомом и ЭПК архивного органа.

5.1.7. Решения райисполкома и ЭПК  архивного органа о включении  (исключении) учреждений (лиц) в списки  доводятся до сведения учреждений (лиц).

5.1.8. Состав документов, подлежащих  приему в районный архив, определяется  на основе типовых и ведомственных  перечней документов с указанием  сроков их хранения, типовых и  примерных номенклатур дел.

19. Списки источников  комплектованияСписки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм пп. 4.2 и 4.2.1 настоящих Правил, а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

Список граждан (собственников  или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется  по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов  места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

В архиве, принимающем на хранение различные виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные  списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.

 Проекты списков источников  комплектования федеральных государственных  архивов после рассмотрения их  на экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива представляется на  согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела; государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов - на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела; организаций Российской академии наук - на согласование ЭПК Архива Российской академии наук.

20. Передача  дел на государственное хранение  из архива организацииДля передачи документов на государственное хранение в архив должна быть проведена научно-техническая  
обработка дел, которая включает:  
> Проведение экспертизы научной и практической ценности документов.  
> Оформление дел.  
> Составление описей дел.  
Для организации и проведения работ по определению сроков хранения документов, отбора их для передачи  
на хранение и уничтожение, в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК),  
в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных pподразделений  
под представительством одного из руководящих работников организации.  
Документы, отобранные на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными  
требованиями.  
Описи на документы, передающие на государственное хранение, рассматриваются на заседании действующей  
экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК государственного архива и утверждаются  
руководителем организации.  
После утверждения описей организации по личному составу разрешается уничтожение документов с временными  
сроками хранения за период времени,соответствующий утвержденным описям.  
Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации.  
Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке.  
Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещен.  
Уничтожение документов без предварительного утверждения государственным архивом описей документов  
постоянного хранения и по личному составу, а также нарушение установленных ведомственным перечнем сроков  
хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской  
Федерации ответственность в установленном законом порядке.  
При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка  
на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о  
происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.  
Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи делают пометки о приеме документов в государственный  
архив. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи дел.  
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел,  
в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера соответствующих дел.  
Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение,  
причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке организации.  
Архив организации принимает меры по розыску документов.  
На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов.  
Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.  
Перед передачей документов на государственное хранение представители государственного архива проводят проверку  
правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.  
При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силам организации.  
Вместе с документами передаются описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.  
Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, выполняются  
за счет организации, сдающей документы.  
21.Комплектование архивов документами личного происхожденияПонятие "фонд личного происхождения" означает совокупность документов и материалов, отложившихся в течение жизни и деятельности фондообразователя (лица, семьи, рода). Понятие "архивная коллекция" означает совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных учреждений или лиц и объединенных по тематическому, видовому, хронологическому, географическому или другим признакам. Архивные коллекции поступают в государственные архивы от собирателей, создаются в архивном учреждении в качестве самостоятельного фонда или входят в его состав в виде отдельных частей фонда.

Каждое архивное учреждение в справочнике имеет самостоятельный подраздел, в который включены характеристики сначала на фонды личного происхождения, а затем на коллекции.

Фонды личного происхождения  расположены по алфавиту фамилий  фондообразователей.

Характеристика на фонд состоит из следующих элементов: название фонда; краткие биографические данные о фондообразователе; поисковые данные - номер фонда, количество единиц хранения, крайние даты документов; аннотация состава документов фонда.

В название фонда входят: фамилия, имя и отчество, даты жизни и специальность (профессия) фондообразователя. Псевдоним или девичья фамилия указываются в скобках. Если даты жизни фондообразователя установить не удалось, то вместо них ставится знак вопроса. В семейных фондах сообщаются сведения о степени родства фондообразователя. Краткие биографические данные о фондообразователе включают: ученую степень, должность и основное место работы, почетное звание. В биографической справке отмечается также участие в Гражданской (1918-1922), советско-финляндской (1939-1940) и Великой Отечественной (1941-1945) войнах. Принадлежность к политическим партиям и творческим союзам в биографической справке не указывается, поскольку сведения об этом не всегда имеются в личных документах фондообразователя.

22. Компьютеризация архивного дела.В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

Объектами информатизации являются:

? комплектование архива;

? экспертиза ценности  документов;

? создание и ведение  информационно-поисковых архивных  справочников;

? учет документов архива  и контроль за их сохранностью;

? создание страхового  фонда и фонда пользования  документами;

? информационно-справочная  работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

Основные цели информатизации:

? развитие рациональной  системы формирования, обеспечения  сохранности, всестороннего использования,  защиты Архивного фонда РФ;

? создание информационно-поисковых  баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

? формирование автоматизированных  учетных и научно-справочных документов  межархивного и общеотраолевого  уровня.

Основные направления  информатизации:

? организация учета  документов Архивного фонда РФ;

? учет фондообразователей, информационная поддержка определения  состава документов, подлежащих  хранению в госархивах;

? совершенствование использования  документов путем организации  запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;