Шпаргалка по "Архивоведение"

? формирование страхового  фонда и фонда пользования;

? проведение в архивах  научно-исследовательских и методических  работ, создание путем использования  информационных технологий баз  данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные  издания;

? автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

23.Проблема  создания архива электронных  документов.Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано со всеобщей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях.Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Все работы в электронном  архиве соответствуют работам в  архивах традиционных документов. Специфика  работ определяется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Создание электронных  архивов оправданно при условии  их включения в документальное обеспечение  управления для оперативного поиска и использования необходимых  в реальной работе документов. Длительное хранение электронных документов параллельно идентичным им бумажным документам требует частых проверок и перезаписи файлов. Необходимость перезаписи возникает в связи с тем, что компьютерные технологии постоянно совершенствуются, а также в связи с опасностью возможных компьютерных вирусов и сбоев электронной техники, что может отразиться на сохранности электронного документа.

Проблема неуклонного  увеличения бумажных документов актуальна  для всех предприятий, организаций и учреждений. Самым эффективным решением данной проблемы является перевод основной документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. В настоящее время электронные архивы становятся необходимым условием эффективной работы современного предприятия.

Появляется оперативность  в работе с документами: электронный  архив позволяет принципиально  решить проблему оперативного доступа  к документам – поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды. Эффективность использования документов многократно повышается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому или иному заданному признаку, создание тематических отчетов, сортировка документов по хронологии и т. д.

Преимуществами  работы с электронными архивами являются:

• длительное хранение без потери качества документов, цифровые документы временем не разрушаются могут храниться определенный срок отведенный носителю информации ( диск , флешкарта т.п)
• быстрый поиск и доступ к документам, с одним и тем же документом может работать несколько пользователей;
• упрощённое внесение изменений;
• работа с документами, учитывающими все последние обновления;
• быстрый вывод на печать.

Создание электронного архива документов состоит из трех этапов работы:

• Сканирование документов. В результате создаются точные копии документов со всеми подписями, резолюциями, печатями и т.д.
• Индексация документов. Электронные документы индексируются по различным информационным полям: номер документа, дата создания, название и т.д.
• Наполнение электронного архива. Главное требование к электронному архиву – обеспечение сохранности документов. Электронный архив имеет средства восстановления после сбоев.

Создать можно  различные электронные архивы: архивы бухгалтерской документации, электронные картотеки персональных данных кадровых служб, электронные архивы конструкторской и технологической документации и т. д. Учитывая массу достоинств электронного архива: удобно, выгодно, экономично, необходимо на каждом предприятии создавать электронные архивы и поручать это дело надо специалистам, которые занимаются созданием электронных архивов профессионально

24. Цели и  принципы учетаУчет документов - это определение их количества в установленных единицах учета и отражение этого количества в учетных документах.

Учет документов является средством обеспечения сохранности  и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, обеспечивает возможность поиска дел.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе  неописанные и непрофильные для  архива.

Основными единицами  учета являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (дело).

25.Основные  документы по учетуОсновой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средство учета –  присвоение архивных шифров единицам хранения.

Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

К учетным документам архива относятся:

- книга учета поступлений;

-  книга учета поступлений  страхового фонда и фонда пользования;

-  список фондов;

- список фондов с  особо ценными документами;

- лист фонда;

- архивная опись;

- опись особо ценных документов;

-  опись страхового  фонда;

- реестр описей;

-  реестр описей  особо ценных документов;

- инвентарная книга  учета дел с материальными  ценностями;

-паспорт архива;

- паспорт архивохранилища;

-  сведения об изменениях  в составе и объеме фондов на 1 января;

-  карточка фонда;

- дело фонда;

- внутриделовые описи  и листы-заверители дел.

Основными учетными документами  ведомственных архивов являются:? --   книга учета поступления  и выбытия документов;

- список фондов;

- лист фонда;

- опись дел;

- реестр описей;

- паспорт архива;

- паспорт архивохранилища,  если архив состоит из ряда  хранилищ;

- опись особо ценных  дел;

- книга учета поступления  и выбытия страхового фонда  и фонда пользования;

-опись страхового  фонда;

- дело фонда.

26. Проверка  наличия архивных документовПроверка наличия и состояния дел проводится в целях установления фактического наличия дел, дел, числящихся по описям, и выявления дел, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки.

 Проверка  наличия и состояния дел является постоянной плановой работой каждого государственного архива.

Плановые проверки наличия и состояния дел проводятся:

• по фондам первой категории – один раз в 10 лет;
• по фондам второй и третьей категорий – один раз в 15 лет;
• особо ценных документов – один раз в 5 лет.

Периодически, в  сроки, установленные в каждом государственном  архиве, исходя из конкретных условий (раз в квартал, раз в год) рекомендуется  проведение проверок наличия и состояния  дел, выдававшихся в течение предыдущего  периода из хранилищ.

В случае стихийных  бедствий, массовых перемещений и  других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния  дел всех или части фондов архива.

. Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2-х человек.  .

При проверке наличия  и состояния архивных документов необходимо:

сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и  в первичных средствах хранения;

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю  неправильно подложенные единицы  хранения других архивных фондов;

изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими  биологическими вредителями, для немедленной  их изоляции;

изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и  помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных  документах.

Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе  проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

27.Размещение  и обеспечение сохранности архивных  документовАрхивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем  архива. План (схема) предусматривает  распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в архивохранилище.

28.Порядок выдачи  дел из архиваДела выдаются из хранилищ:  
Для использования работниками организации;  
Для использования гражданами для научных и иных исследований;  
Во временное пользование для других организаций;  
Для проведения архивных работ с документами;  
Для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.  
Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:  
1 месяц для использования работниками организации;  
1 месяц для использования документов для научных и иных исследований;  
3 месяца во временное пользование для других организаций;  
6 месяцев для экспонирования документов.  
Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.  
Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.  
Выдача дел из хранилищ оформляется следующими документами:  
Заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации;  
Актами выдачи дел во временное пользование другими организациями, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов;  
Заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов.  
Выдача документов и хранилищ регистрируется в книгах выдачи документов:  
Выдачи дел работникам организации;  
Выдачи дел во временное пользование другим организациям.  
Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования. При выдачи дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель.  
Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.  
При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

29. Значение  и функции НСА

Научно-справочный аппарат архива призван раскрывать состав и содержание документов и  сообщать о месте их хранения. Он представляет собой комплекс взаимосвязанных  архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, созданный на единой научно-методической основе, которая установлена Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Государственного  архивного фонда и других документов ведомственными и частными архивами.

Система НСА выполняет две важнейшие функции: учет документов и информирование о содержании документов и месте их хранения.

Для обеспечения доступа  к архивным документам архив предоставляет  пользователю справочно-поисковые  средства к ним (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации).

. Комплекс взаимосвязанных  и взаимодополняемых, создаваемых  на единой научно-методической  основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система научно-справочного аппарата (НСА) архива) включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).

В архиве ведется анализ и учет состояния системы НСА  архива на бумажном носителе (журнал по учету состояния НСА, картотека) и/или в автоматизированном режиме.

При создании НСА архив  учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки их каждого типа и вида.

Автоматизированные НСА

Архивные справочники  могут вестись в архиве в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности  оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).

Информационное наполнение автоматизированного НСА составляет содержание описательных статьей архивных справочников на уровне архивного фонда (см. п. 5.4.1.), единицы хранения/единицы учета (см. п. 5.4.2.), архивного документа (см. п. 5.4.3.), а также ключевые слова и рубрикаторы.

Обязательными видами ключевых слов (терминов, характеризующих в  обобщенном и сжатом виде содержание описательных статьей архивных справочников) при ведении автоматизированного НСА являются: "тематика", "персоналии", "география". В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.

Рубрикаторы - систематические  и тематические схемы понятий  с индексами для структурирования и поиска документной информации в автоматизированном НСА.